CRM-Unterstützung und Schnittstellen-Know-how für alle Geschäftsbereiche

WILKA Schließtechnik setzt auf SMARTCRM mit proALPHA- und Inxmail-Anbindung

Die WILKA Schließtechnik GmbH:

  • Schloss- und Beschlagindustrie

SMARTCRM bei WILKA:

  • CRM-Ersteinführung
  • Anbindung an proALPHA-ERP
  • Schnittstelle zu Inxmail
  • Einsatz im Vertrieb, Marketing, Service
  • 63 Lizenzen

Anforderungen und Projektziele:

  • Zentraler Informationspool für sämtliche kundenbezogenen Daten
  • Standardschnittstellen zu proALPHA-ERP und zur E-Mail-Marketing-Lösung Inxmail
  • Anbindung an eine QS-Software
  • Abbildung der unterschiedlichen Anforderungen je Geschäftsbereich
  • Bündelung aller Beteiligten sowie der Kommunikation innerhalb eines Projekts
  • Verbesserte Außendienstanbindung
  • Unterstützung bei Marketingaktionen

Die WILKA Schließtechnik GmbH setzt von nun an im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie im Service und Marketing auf unsere CRM-Lösung. Das Familienunternehmen mit Sitz in Velbert produziert und vertreibt seit mehr als 150 Jahren Lösungen für die Schließtechnik.

WILKA entschied sich zur Einführung eines CRM-Systems, da die Anforderungen des Vertriebs mit den bisherigen Prozessen nicht mehr erfüllt werden konnten. So wurden Informationen hauptsächlich in Microsoft-Excel-Listen und lokalen Microsoft-Outlook-Konten verwaltet. Auf die im ERP-System proALPHA hinterlegten Daten hatte der Außendienst darüber hinaus keinen direkten Zugriff. Ein zentrales System mit sämtlichen kundenbezogenen Informationen, das für alle Mitarbeiter einsehbar ist, fehlte. Dies wird sich mit SMARTCRM ändern.

Der Vertrieb gliedert sich bei WILKA in drei Geschäftsbereiche: die Betreuung von Fachhandel und Industriekunden sowie die Unterstützung und Beratung der Händler im Rahmen von Groß- und Kundenprojekten. Jeder dieser Geschäftsbereiche hat spezielle Anforderungen an das CRM-System. Diese können alle von SMARTCRM abgebildet werden, wodurch wir bei der CRM-Entscheidung punkteten. Auch unser Schnittstellen-Know-how und die Standardanbindung an proALPHA überzeugten.

Über die vorkonfigurierte Standardschnittstelle werden zukünftig Kunden, Ansprechpartner, Artikel sowie Umsatzpositionen, Auftragseingangspositionen und offene Posten aus proALPHA ins CRM-System übernommen. Das Zahlenmaterial wertet SMARTCRM in vielfältigen BI-Auswertungen aus und stellt es auf Knopfdruck aktuell bereit. Vorjahresvergleiche und aktuelle Entwicklungen sind damit jederzeit einsehbar und ermöglichen eine zielgerichtete Vertriebsarbeit. Ergänzt wird der Rundumblick durch die vollständige Aktivitätenhistorie. Für einen lückenlosen Überblick darüber, wer was mit wem besprochen hat, werden die E-Mails aus Microsoft Outlook mittels Microsoft Exchange automatisiert ins CRM-System importiert.

Der Aufruf der Kommunikationshistorie ist für WILKA sowohl kunden- als auch projektbezogen möglich. Denn sein Projektgeschäft wird das Unternehmen ebenfalls in SMARTCRM verwalten. Der große Vorteil: Im Rahmen eines Großprojekts sind zahlreiche Ansprechpartner wie beispielsweise Händler, Planer und Architekten beteiligt. Diese Beteiligten sowie die gesamte Kommunikation mit ihnen werden in der elektronischen Projektakte gebündelt und bleiben damit jederzeit nachvollziehbar.

In Zukunft möchte WILKA auch die Angebotsschreibung in unserer CRM-Lösung nutzen. Mithilfe der bereits im Standard integrierten Microsoft-Office-Anbindung, hinterlegten Vorlagen und bebilderten Artikeltextbausteinen können Angebote komfortabel und zeitsparend erstellt, dokumentiert und sofort versendet werden. Die optimale Angebotsnachverfolgung gewährleistet SMARTCRM mithilfe von Erinnerungen, Forecast-Auswertungen sowie Übersichten über fällige Angebote.

Auch die Außendienstanbindung wird mit SMARTCRM optimiert. Denn den Mitarbeitern stehen im Homeoffice oder unterwegs alle wichtigen Kundeninformationen per Offline-Zugriff über ihre Notebooks oder per Online-Zugriff über ihre Smartphones zur Verfügung.  Damit müssen Informationen nicht mehr aufwendig beim Innendienst erfragt werden. Eine umfassende Besuchsvorbereitung oder ein Blick ins CRM-System während eines Kundenbesuchs sind zukünftig ebenso möglich wie die anschließende – auch sprachgesteuerte – Erfassung der Besuchsberichte. Darüber hinaus wird SMARTCRM den Außendienst bei der Routenplanung unterstützen. Mittels Umkreissuche können vor einem Besuch weitere umliegende Kunden bzw. Interessenten ermittelt und zur Visualisierung sowie Routenplanung an Bing Maps übergeben werden.

Im Marketing gewährleisten frei definierbare Merkmale für Adressen und Ansprechpartner sowie umfangreichen Filtermöglichkeiten die Selektion der passenden Zielgruppe – beispielsweise im Rahmen einer Marketingaktion für Architekten und Planer. Für den personalisierten und datenschutzkonformen Versand der Mailings ist die Anbindung von SMARTCRM an das E-Mail-Marketing-Tool Inxmail geplant – dank unserer Standardschnittstelle kein Problem.

Im Service beabsichtigt WILKA die Einrichtung einer Qualitätssicherungs-Software. Diese wird ebenfalls an SMARTCRM angebunden werden, sodass auch die Vertriebsmitarbeiter jederzeit über Reklamationen informiert sind.

Der Kunde

Seit über 150 Jahren bietet WILKA am Standort Velbert Lösungen für die Schließtechnik an. Das Portfolio beinhaltet Zylinder, Schließanlagen, Schlösser und elektronischen Zutrittskontrollen. Am Standort Velbert sind rund 300 Mitarbeiter beschäftigt. 2001 wurde die Tochtergesellschaft WILKA Polska in Leszno gegründet. Dort sind 55 Mitarbeiter beschäftigt und bedienen vorwiegend den osteuropäischen Markt. WILKA hat seit jeher mehrere Patente im Bereich der Schließtechnik. Das Familienunternehmen ist auf Wachstum ausgerichtet, aber nicht um jeden Preis. Denn den Weg bestimmt WILKA selbst.

Die eingesetzten Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Die ERP-Schnittstelle

WILKA setzt auf die Schnittstelle zu proALPHA-ERP:

Das E-Mail-Marketing-Tool

Eine weitere Schnittstelle verbindet SMARTCRM mit Inxmail:

Inxmail Professional

Modul

SMARTCRM und Inxmail Professional gewährleisten ein effizientes E-Mail-Marketing. Minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings.

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