CRM-Unterstützung und Schnittstellen-Know-how für alle Geschäftsbereiche

Die WILKA Schließtechnik GmbH:

• Schloss- und Beschlagindustrie

SMARTCRM bei WILKA:

• CRM-Ersteinführung
• Anbindung an proALPHA-ERP
• Schnittstelle zu Inxmail
• Einsatz im Vertrieb, Marketing, Service
• 63 Lizenzen

Anforderungen und Projektziele:

• Zentraler Informationspool für sämtliche kundenbezogenen Daten
• Standardschnittstellen zu proALPHA-ERP und zur E-Mail-Marketing-Lösung Inxmail
• Anbindung an eine QS-Software
• Abbildung der unterschiedlichen Anforderungen je Geschäftsbereich
• Bündelung aller Beteiligten sowie der Kommunikation innerhalb eines Projekts
• Verbesserte Außendienstanbindung
• Unterstützung bei Marketingaktionen

Die WILKA Schließtechnik GmbH setzt von nun an im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie im Service und Marketing auf unsere CRM-Lösung. Das Familienunternehmen mit Sitz in Velbert produziert und vertreibt seit mehr als 150 Jahren Lösungen für die Schließtechnik.

WILKA entschied sich zur Einführung eines CRM-Systems, da die Anforderungen des Vertriebs mit den bisherigen Prozessen nicht mehr erfüllt werden konnten. So wurden Informationen hauptsächlich in Microsoft-Excel-Listen und lokalen Microsoft-Outlook-Konten verwaltet. Auf die im ERP-System proALPHA hinterlegten Daten hatte der Außendienst darüber hinaus keinen direkten Zugriff. Ein zentrales System mit sämtlichen kundenbezogenen Informationen, das für alle Mitarbeiter einsehbar ist, fehlte. Dies wird sich mit SMARTCRM ändern.

Der Vertrieb gliedert sich bei WILKA in drei Geschäftsbereiche: die Betreuung von Fachhandel und Industriekunden sowie die Unterstützung und Beratung der Händler im Rahmen von Groß- und Kundenprojekten. Jeder dieser Geschäftsbereiche hat spezielle Anforderungen an das CRM-System. Diese können alle von SMARTCRM abgebildet werden, wodurch wir bei der CRM-Entscheidung punkteten. Auch unser Schnittstellen-Know-how und die Standardanbindung an proALPHA überzeugten.

Über die vorkonfigurierte Standardschnittstelle werden zukünftig Kunden, Ansprechpartner, Artikel sowie Umsatzpositionen, Auftragseingangspositionen und offene Posten aus proALPHA ins CRM-System übernommen. Das Zahlenmaterial wertet SMARTCRM in vielfältigen BI-Auswertungen aus und stellt es auf Knopfdruck aktuell bereit. Vorjahresvergleiche und aktuelle Entwicklungen sind damit jederzeit einsehbar und ermöglichen eine zielgerichtete Vertriebsarbeit. Ergänzt wird der Rundumblick durch die vollständige Aktivitätenhistorie. Für einen lückenlosen Überblick darüber, wer was mit wem besprochen hat, werden die E-Mails aus Microsoft Outlook mittels Microsoft Exchange automatisiert ins CRM-System importiert.

Der Aufruf der Kommunikationshistorie ist für WILKA sowohl kunden- als auch projektbezogen möglich. Denn sein Projektgeschäft wird das Unternehmen ebenfalls in SMARTCRM verwalten. Der große Vorteil: Im Rahmen eines Großprojekts sind zahlreiche Ansprechpartner wie beispielsweise Händler, Planer und Architekten beteiligt. Diese Beteiligten sowie die gesamte Kommunikation mit ihnen werden in der elektronischen Projektakte gebündelt und bleiben damit jederzeit nachvollziehbar.

In Zukunft möchte WILKA auch die Angebotsschreibung in unserer CRM-Lösung nutzen. Mithilfe der bereits im Standard integrierten Microsoft-Office-Anbindung, hinterlegten Vorlagen und bebilderten Artikeltextbausteinen können Angebote komfortabel und zeitsparend erstellt, dokumentiert und sofort versendet werden. Die optimale Angebotsnachverfolgung gewährleistet SMARTCRM mithilfe von Erinnerungen, Forecast-Auswertungen sowie Übersichten über fällige Angebote.

Auch die Außendienstanbindung wird mit SMARTCRM optimiert. Denn den Mitarbeitern stehen im Homeoffice oder unterwegs alle wichtigen Kundeninformationen per Offline-Zugriff über ihre Notebooks oder per Online-Zugriff über ihre Smartphones zur Verfügung.  Damit müssen Informationen nicht mehr aufwendig beim Innendienst erfragt werden. Eine umfassende Besuchsvorbereitung oder ein Blick ins CRM-System während eines Kundenbesuchs sind zukünftig ebenso möglich wie die anschließende – auch sprachgesteuerte – Erfassung der Besuchsberichte. Darüber hinaus wird SMARTCRM den Außendienst bei der Routenplanung unterstützen. Mittels Umkreissuche können vor einem Besuch weitere umliegende Kunden bzw. Interessenten ermittelt und zur Visualisierung sowie Routenplanung an Bing Maps übergeben werden.

Im Marketing gewährleisten frei definierbare Merkmale für Adressen und Ansprechpartner sowie umfangreichen Filtermöglichkeiten die Selektion der passenden Zielgruppe – beispielsweise im Rahmen einer Marketingaktion für Architekten und Planer. Für den personalisierten und datenschutzkonformen Versand der Mailings ist die Anbindung von SMARTCRM an das E-Mail-Marketing-Tool Inxmail geplant – dank unserer Standardschnittstelle kein Problem.

Im Service beabsichtigt WILKA die Einrichtung einer Qualitätssicherungs-Software. Diese wird ebenfalls an SMARTCRM angebunden werden, sodass auch die Vertriebsmitarbeiter jederzeit über Reklamationen informiert sind.