Kein Problem für SMARTCRM: Die Anbindung von proALPHA im Rechenzentrum

Die LENZEN Gruppe:

• Systemanbieter für Umreifungstechnik

SMARTCRM bei der LENZEN Gruppe:

• CRM-Ersteinführung
• 50 Lizenzen
• Einsatz im Vertriebsaußen- und -Innendienst, Marketing, Service, GF

Anforderungen und Projektziele:

• Standardschnittstelle zum im Rechenzentrum betriebenen proALPHA
• Aktuelle Analysen der ERP-Zahlen auf Knopfdruck
• Abbildung der internationalen Standorte als Mandanten
• Optimale Außendienstanbindung auch ohne Internet
• Touren- und Routenplanung im CRM

Die LENZEN Gruppe hat sich zur Einführung unserer CRM-Lösung entschieden. Von nun an wird SMARTCRM die Mitarbeiter unternehmensweit in Vertrieb, Service, Marketing und Geschäftsführung unterstützen.

Das Unternehmen stellt in drei Produktionsstätten in Deutschland alle für die Umreifungstechnik nötigen Komponenten her. Dazu zählen Handgeräte, Umreifungsaggregate und ganze Anlagen, Kunststoff- und Stahlbänder sowie ein umfangreiches Angebot an Zubehör. Darüber hinaus bietet die LENZEN Gruppe Serviceleistungen rund um Schulungen, Wartung und Instandhaltung.

Ein wichtiges Ziel, das die LENZEN Gruppe mit der CRM-Einführung verfolgt, ist die verbesserte Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Mit der Einführung von SMARTCRM sollen Prozesse optimiert und effizienter gestaltet werden. Denn alle kundenbezogenen Informationen stehen dort zentral gebündelt in der elektronischen Kundenakte bereit. Diese umfasst nicht nur Adress- und Ansprechpartnerdaten, sondern zudem die lückenlose Aktivitätenhistorie mit Besuchsberichten, Telefonaten sowie den automatisch aus Microsoft Outlook importierten E-Mails. Eine 360°-Sicht auf die Kunden ist somit gewährleistet.

SMARTCRM überzeugte auch bei der ERP-Anbindung. So setzt die LENZEN Gruppe die ERP-Lösung proALPHA ein. Allerdings wird diese nicht direkt im Haus, sondern in einem Rechenzentrum betrieben. Dies war für uns kein Problem. Mit einer Testinstallation konnte sich die LENZEN Gruppe davon überzeugen, dass unsere Standardschnittstelle zu proALPHA – unter Berücksichtigung individueller Unternehmensanforderungen – unkompliziert eingerichtet werden konnte. Zukünftig wird SMARTCRM aus proALPHA Adressen, Artikel, Artikelgruppen, Umsatz- und Auftragsbestandspositionen sowie offene Posten übernehmen und auf unterschiedlichen Ebenen auswerten. So können Geschäftsführung und Vertriebsleitung beispielsweise jederzeit die aktuelle Umsatzentwicklung auf Firmenebene aufrufen oder verkaufte Produkte je Kunde einsehen. Trends und Veränderungen lassen sich frühzeitig erkennen und noch nicht genutzte Potenziale einfach aufdecken.

All diese Informationen stehen zukünftig ebenso den Außendienstmitarbeitern außerhalb des Büros zur Verfügung, ganz gleich, ob gerade eine Internetverbindung zur Verfügung steht oder nicht. Denn über ihre Notebooks greifen die Mitarbeiter offline auf den gesamten CRM-Datenbestand zu. Auf Smartphones und Tablets mit Android- oder iOS-Betriebssystem ist SMARTCRM für die LENZEN Gruppe verfügbar – über einen Online-Zugriff per App bzw. den Browser.

Den Außendienst wird SMARTCRM ebenfalls bei der Planung ihrer Touren unterstützen, z. B. mit der einfachen Zuweisung von Adressen zu Touren sowie der automatischen Anlage von Terminen und Aktivitäten je Tour. Darüber hinaus lassen sich bequem Interessenten und Kunden in einem bestimmten Umkreis filtern. Alle Adressen können die Mitarbeiter per Klick an eine Bing-Maps-Karte übergeben, um sie dort zu visualisieren und Routen zu planen.

Die LENZEN Gruppe hat weltweit mehrere Vertriebsbüros, die ebenfalls auf SMARTCRM zugreifen sollen. Diese werden als Mandanten abgebildet und arbeiten mit englischer Oberfläche in SMARTCRM. Die Mandantenfähigkeit unseres CRM-Systems gewährleistet, dass den internationalen Mitarbeitern genau die Adressen und weiterführenden Informationen zur Verfügung stehen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

In einem zweiten Schritt wird die LENZEN Gruppe die Service-Abteilung an SMARTCRM anbinden. So werden zum einen alle verkauften Anlagen im CRM-System dokumentiert, inklusive ihrer technischen Daten, der jeweiligen Standorte und vielem mehr. Diese wichtigen Informationen stehen den Servicemitarbeitern dann während einer Wartung oder Reparatur beim Kunden auf ihren Notebooks oder Smartphones zur Verfügung. Des Weiteren sollten Tickets von der Anfrage bis zur Lösung in SMARTCRM dokumentiert und mit der betroffenen Anlage sowie dem Kunden verknüpft werden. So bleiben alle Tickets auch im Nachhinein nachvollziehbar und können bei Bedarf beispielsweise je Fehlerhäufigkeit oder Laufzeit ausgewertet werden.

Des Weiteren soll SMARTCRM das Projektmanagement sowie die Angebotsnachverfolgung unterstützen, indem alle wichtigen Informationen in einer Projektakte gebündelt werden: beteiligte Ansprechpartner, Aktivitätenhistorien, die aus proALPHA importierten Angebote sowie Nachfassaufgaben.

Ebenfalls im zweiten Schritt plant die LENZEN Gruppe die Anbindung von proALPHA-DMS an SMARTCRM. Mithilfe der Standardschnittstelle ließen sich dann Dokumente im CRM-System per Klick an das Dokumenten-Management-System übergeben oder dort bereits archivierte Dateien direkt in SMARTCRM öffnen.