Abteilungsübergreifende CRM-Unterstützung bei der BRANOpac GmbH

Die BRANOpac GmbH:

• Herstellung von Korrosionsschutzlösungen, Masterbatches, Backpapieren, technischen Papieren

SMARTCRM bei BRANOpac:

• 61 Lizenzen
• Einsatz in Vertrieb, Marketing, Service, Einkauf

Anforderungen und Projektziele:

• Standardschnittstelle zum ERP-System Infor COM
• Zentrale Datenhaltung
• Optimierte interne Kommunikation
• Aufgaben- und Terminmanagement
• Vielfältige Analysemöglichkeiten
• Zugriff des Außendienstes auf alle CRM-Informationen
• Anbindung mehrerer Standorte
• Komfortable Ticketverwaltung
• Klassifizierung und Verwaltung der Lieferanten

Mit der BRANOpac GmbH hat sich aufgrund unserer Branchenkompetenz und der engagierten Betreuung erneut ein Infor-COM-Anwender für den unternehmensweiten Einsatz unserer CRM-Lösung entschieden.

Die BRANOpac GmbH mit Sitz in Lich hat sich auf die Fabrikation von Masterbatches, Korrisionsschutz-, Back- und technischen Papieren spezialisiert. Das Unternehmen beschäftigt rund 180 Mitarbeiter und ist mit Niederlassungen sowie Vertriebspartnern weltweit vertreten.  

Ein wichtiges Ziel der CRM-Einführung ist eine optimierte Ablage und Verwaltung der kundenbezogenen Informationen. Bisher wurden viele Daten, Dokumente und E-Mails nur lokal gespeichert, sodass ein schneller Austausch oder eine sofortige Verfügbarkeit für Kollegen nicht gegeben waren. Darüber hinaus interagiert BRANOpac mit zahlreichen Händlern, Partnern und Endkunden. Die Abbildung dieser komplexen Strukturen im CRM-System sowie die zentrale Datenbereitstellung sollen Transparenz und eine verbesserte Kommunikation gewährleisten.

Mit Standardschnittstellen zum ERP und DMS sowie einem automatischen E-Mail-Import aus Microsoft Outlook wird mit SMARTCRM ein zentraler Informationspool geschaffen, in dem alle Mitarbeiter jederzeit auf alle benötigten Informationen zugreifen können. So unterstützt unsere CRM-Lösung BRANOpac in hohem Maße dabei, lokale Datenspeicherung und Informationsverluste zu verhindern sowie den Aufwand zur Informationsbeschaffung deutlich zu reduzieren. 

Neben der Zentrale in Lich werden die Niederlassungen in den USA, China und Indien mit SMARTCRM arbeiten. Deren Hinterlegung als eigene Mandanten sorgt dafür, dass den dortigen Mitarbeitern im Web-Client SMARTCRM.Web genau die Daten zur Verfügung stehen, die sie für ihre Prozesse benötigen. Für einen unternehmensweiten Überblick sind alle Informationen beispielsweise für die Geschäftsführung auch mandantenübergreifend einsehbar.

Das Beziehungsgeflecht zwischen Niederlassungen und Händlern bzw. Kunden ist zum Teil sehr verzweigt. So werden unter Umständen die verschiedenen Tochterunternehmen eines Kunden von mehreren Händlern, und diese wiederum von unterschiedlichen BRANOpac-Niederlassungen betreut. Eine solche komplexe Struktur lässt sich in SMARTCRM problemlos abbilden. Damit werden sich die jeweiligen Mitarbeiter zukünftig jederzeit einen Überblick über die Kommunikation aller Beteiligten innerhalb eines Projekts oder über kumulierte Auswertungen verschaffen können.

Die Analysemöglichkeiten in SMARTCRM sind dank der BI-Funktionalitäten vielfältig. Über die Schnittstelle importiert unsere CRM-Lösung das Zahlenmaterial, wie beispielsweise Umsatz- und Auftragsbestandspositionen, aus dem ERP-System Infor COM und wertet es auf unterschiedlichen Ebenen, z. B. je Händler, Produkt oder Gebiet, aus.

Auf diese Analysen haben auch die Außendienstmitarbeiter bei BRANOpac jederzeit Zugriff. Denn unterwegs stehen ihnen ab sofort alle wichtigen CRM-Informationen auf ihrem Notebook oder in ihrer SMARTCRM.App zur Verfügung. Vor dem Außendiensteinsatz unterstützt sie SMARTCRM bei einer schnellen und komfortablen Besuchsvorbereitung sowie ihrer Routenplanung. So lassen sich beispielsweise die über eine Umkreissuche ermittelten Adressen zur Planung direkt in Bing Maps visualisieren. Nach dem Besuch ist die Dokumentation der Besuchsberichte direkt in der SMARTCRM.App möglich, wodurch diese zeitnah den Kollegen im Innendienst zur Verfügung stehen. Ergeben sich weitere Aufgaben oder Folgetermine, stellt SMARTCRM die Funktionen für ein umfangreiches Termin- und Aufgabenmanagement inklusive Fälligkeiten und Erinnerungen bereit.

Für ein optimales Zusammenspiel der Software-Lösungen wird auch die Anbindung an das Dokumenten-Management-System d3 sorgen. Hierdurch können die Mitarbeiter in SMARTCRM erstellte Dokumente komfortabel an das DMS übergeben oder d3-Dateien direkt aus dem CRM-System heraus aufrufen. 

Die Mitarbeiter im Service und Einkauf profitieren ebenfalls vom CRM-Einsatz. Dank der Ticketverwaltung in SMARTCRM bleibt deren Bearbeitung für die Servicemitarbeiter jederzeit nachvollziehbar und auswertbar. Die Mitarbeiter im Einkauf pflegen ihre Lieferanten und Einkaufsprojekte im CRM-System. Damit sind eine detaillierte Klassifikation sowie lückenlose Nachverfolgung der Anfragen und eingehenden Angebote gewährleistet. Komplettiert wird der unternehmensweite CRM-Einsatz bei BRANOpac von den umfangreichen Selektions– und Serien-E-Mail-Funktionalitäten, mit denen SMARTCRM die Marketingprozesse unterstützen wird.