Unser Schnittstellen-Know-how zu proALPHA und Inxmail überzeugt

Die KÖHL GmbH:

• Entwicklung und Herstellung von Bürositzmöbeln

SMARTCRM bei KÖHL:

• CRM-Ablöse
• 36 Lizenzen
• Schnittstellen zu proALPHA-ERP und proALPHA-DMS
• Anbindung an Inxmail Professional
• Einsatz im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie im Marketing

Anforderungen und Projektziele:

• Zentraler Zugriff der Mitarbeiter auf alle kundenbezogenen Informationen in einem System
• Standardschnittstellen an proALPHA-ERP, proALPHA-DMS sowie Inxmail Professional
• Vielfältige BI-Auswertungen im CRM-System
• Optimierte Außendienstanbindung
• Verwaltung von Marketing-Merkmalen und komfortable Zielgruppen-Selektion

Die KÖHL GmbH setzt von nun an in Vertrieb und Marketing auf unsere CRM-Lösung SMARTCRM. Das Unternehmen mit Sitz in Rödermark entwickelt und produziert seit 1976 ergonomisch hochwertige Bürodrehstühle, Konferenzstühle und Beistellstühle.

KÖHL hatte bereits eine CRM-Eigenlösung im Einsatz. Diese diente jedoch hauptsächlich der Erfassung von Besuchsberichten durch den Außendienst und konnte den Anforderungen an ein modernes und aussagekräftiges CRM nicht mehr gerecht werden. Aus diesem Grund entschied man sich zur Einführung eines neuen CRM-Systems. Da das Unternehmen bereits die ERP- sowie die DMS-Lösung von proALPHA einsetzt, überzeugten wir bei der CRM-Entscheidung durch unsere Standardanbindung an beide Systeme sowie unserem langjährigen Schnittstellen-Know-how. Auch unsere mobilen Lösungen, mit denen die Außendienstanbindung optimiert werden soll, sowie die übersichtliche Darstellung aller wichtigen Informationen auf dem SMARTCRM-Startbildschirm punkteten im Entscheidungsprozess.

Ein Ziel der Einführung ist es, Insellösungen abzubauen und damit den Rundum-Zugriff auf Bewegungsdaten wie beispielsweise die Umsatzentwicklung der Kunden für die Außendienstmitarbeiter zu optimieren. Mit SMARTCRM kein Problem, denn unsere CRM-Lösung bündelt alle kundenbezogenen Informationen in einem System. So wurden einmalig die Daten aus der bisher genutzten CRM-Eigenlösung sowie einer Call-Center-Software übernommen. Über Standardschnittstellen binden wir SMARTCRM an das ERP-System sowie das DMS von proALPHA an. Mit der DMS-Schnittstelle werden dort archivierte Dokumente direkt in SMARTCRM aufrufbar sein. Umgekehrt können im CRM-System gespeicherte Dateien auch per Button an proALPHA-DMS übergeben werden.

Aus proALPHA-ERP wird SMARTCRM automatisch Kunden, Interessenten, Ansprechpartner, Angebote, Artikel(-gruppen), Marketing-Merkmale sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz- bzw. Auftragsbestandspositionen und offene Posten übernehmen. Aufbereitet in vielfältigen BI-Auswertungen und angereichert mit Vorjahreswerten steht das Zahlenmaterial so auch den Außendienstmitarbeitern zur Verfügung. Denn diese können nun per Notebook auf alle CRM-Informationen zugreifen – und das auch offline. Auf ihren Smartphones stellt ihnen wiederum die SMARTCRM.App alle relevanten Kundendaten bereit. So behalten die Außendienstmitarbeiter auch auf dem Weg zum Kunden jederzeit den Überblick über Umsatzentwicklungen sowie bereits gekaufte Produkte und können beim Besuch zielgerichtet agieren. Anschließend kann der Besuchsbericht sofort im System, beispielsweise per Spracherkennung, erfasst werden, sodass auch die Kollegen im Innendienst zeitnah informiert sind.

KÖHL arbeitet schwerpunktmäßig mit Fachhandelspartnern und Großhändlern zusammen. Darum ist eine übersichtliche Projektnachverfolgung besonders wichtig. In der SMARTCRM-Projekteakte werden sowohl alle beteiligten Ansprechpartner als auch die gesamte Kommunikation mit ihnen zusammengefasst. Auch E-Mails werden automatisiert aus Microsoft Outlook übernommen, sodass sämtliche Aktivitäten lückenlos nachvollziehbar bleiben. Stellt KÖHL einem Kunden im Rahmen eines Vertriebsprojekts mehrere Musterstühle zur Verfügung, ist auch hierüber der Überblick gewahrt, da alle Musterstühle in der CRM-Lösung verwaltet werden. Angebote werden aus proALPHA-ERP importiert und in der jeweiligen Projektakte archiviert. Übersichten auf dem SMART Board, dem Startbildschirm von SMARTCRM, zeigen den Vertriebsmitarbeitern jederzeit die nachzufassenden Angebote.

Das SMART Board bietet KÖHL darüber hinaus noch zahlreiche weitere Möglichkeiten. Denn die Informationen, die dort angezeigt werden, sind individuell definierbar. So sieht jeder Mitarbeiter die für sein Tagesgeschäft wichtigen Informationen – z. B. die aktuelle Erreichung seiner Vertriebsziele, die tagesaktuell fälligen Aufgaben oder auch Plus-Minus-Listen der von ihm betreuten Kunden.  

Die Marketingabteilung wird SMARTCRM ebenfalls nutzen. Bisher wurden die für Marketingkampagnen verwendeten Merkmale in proALPHA gepflegt. Diese werden nun in SMARTCRM übernommen und dort den Adressen und Ansprechpartnern zugewiesen. Bei Bedarf können jederzeit neue Merkmale im CRM-System angelegt und verknüpft werden. Mithilfe vielfältiger Filtermöglichkeiten selektieren die Marketingmitarbeiter künftig rasch die passende Zielgruppe, beispielsweise für ein Mailing. Die Erstellung eines personalisierten Mailingtemplates sowie der Versand erfolgen in der E-Mail-Marketing-Lösung Inxmail Professional. Diese wird über eine Standardschnittstelle mit SMARTCRM verbunden, sodass die selektierten Ansprechpartner per Klick an Inxmail übergeben werden können. Die Verwaltung und Nutzung der Empfängerinformationen entspricht selbstverständlich in beiden Systemen den Anforderungen der DSGVO.