Stark in der Medizintechnik: SMARTCRM mit Majesty-Anbindung

Die Kohdent Roland Kohler Medizintechnik GmbH & Co. KG:

• Herstellung von Dentalinstrumenten

SMARTCRM bei Kohler:

• CRM-Ersteinführung
• Anbindung an das ERP-System Majesty
• Einsatz im Vertrieb, Customer Service, Regulatory Affairs, Einkauf, Technik, Projektmanagment, Marketing

Anforderungen und Projektziele:

• Transparente Prozesse über die Abteilungen hinweg
• 360-Grad-Rundumblick über die Kunden
• Standardschnittstelle zu Majesty
• Umfangreiche BI-Auswertungen
• Klassifizierung der Fachhändler und Lieferanten
• Lückenlose Kommunikationshistorie
• Übersichtliche Verwaltung der Vertriebsprojekte

Wir freuen uns, dass wir unsere Expertise als CRM-Spezialist in der Medizintechnik erneut erfolgreich unter Beweis stellen konnten und heißen die Kohdent Roland Kohler Medizintechnik GmbH & Co. KG in unserem Kundenkreis herzlich willkommen.

Kohler ist einer der führenden Hersteller von Instrumenten für die Zahnmedizin und exportiert die von ca. 80 Mitarbeitern in Stockach produzierte Ware weltweit in über 75 Länder.

SMARTCRM wird zukünftig die Teams in den Abteilungen Vertrieb, Customer Service, Regulatory Affairs, Einkauf, Technik, Projektmanagement und Marketing unterstützen. Das Unternehmen entschied sich zur CRM-Einführung, um die Prozesse sowie die interne und externe Kommunikation transparenter zu gestalten. So wurden bisher E-Mails nur in den jeweiligen Outlook-Konten archiviert und auch Dokumente oder Berichte überwiegend lokal gespeichert. Kundenbezogene Informationen oder Dateien standen somit nicht zentral zur Verfügung und mussten aufwändig im Kollegenkreis beschafft werden. Dies soll mithilfe unseres CRM-Systems und des damit geschaffenen zentralen Informationspools der Vergangenheit angehören. Denn der von nun an jederzeit verfügbare Zugriff auf sämtliche Daten ermöglicht eine zügige Informationsbeschaffung, die 360-Grad-Sicht auf die Kunden und zielgerichtete vertriebsorientierte Auswertungen.

Ein entscheidender Faktor zugunsten von SMARTCRM war unsere Standardanbindung an das von Kohler eingesetzte ERP-System Majesty. Mit unserem großen Know-how als langjähriger Kooperationspartner der majesty GmbH bieten wir eine vorkonfigurierte Standardschnittstelle zwischen den Systemen an, die schnell eingerichtet ist, dabei jedoch auch ganz an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. Dies überzeugte Kohler ebenso wie die SMARTCRM-Empfehlung der majesty GmbH und das positive Referenzgespräch mit einem unserer Kunden aus dem Medizintechnikbereich.

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM zukünftig Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Artikel(-gruppen) sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz- und Auftragsbestandspositionen. Letzteres wertet unsere CRM-Lösung aus und stellt auf Knopfdruck zahlreiche BI-Analysen bereit. Damit hat der Vertrieb beispielsweise jederzeit Top-Selling-Produkte oder die Umsatzentwicklungen der Kunden im Blick und ist aktuell über die Trends in den Vertriebsgebieten bzw. auf den Märkten informiert. Auch Cross- und Up-Selling-Auswertungen stellen wertvolle Informationen für die Vertriebsarbeit bereit. Diese sind bei Bedarf auch direkt auf dem Startbildschirm, dem SMART Board, einsehbar.

Kohler produziert Dentalinstrumente der Eigenmarke und weitere Produkte als OEM-Partner. All diese verkauft das Unternehmen an Fachhändler, die in SMARTCRM angelegt werden. Sehr wichtig ist Kohler in diesem Zusammenhang sowohl deren Klassifizierung als auch die Zuordnung der richtigen Ansprechpartner. Auch die gesamte Kommunikationshistorie wird von nun an in SMARTCRM zur Verfügung stehen. Hierfür werden die E-Mails aus Microsoft Outlook über Microsoft Exchange in die entsprechende CRM-Akte importiert.

Kohler ist häufig als Aussteller auf Messen und Fachveranstaltungen. Auch dort unterstützt SMARTCRM den Vertrieb, indem die Visitenkarten der Standbesucher ganz einfach abfotografiert und die Informationen anschließend in der SMARTCRM.App – der mobilen CRM-Lösung – automatisch in die entsprechenden Felder der Ansprechpartnerakte übernommen werden. Gleichzeitig können das Gespräch in einer Aktivität dokumentiert und daraus resultierende Aufgaben versendet werden. Dank der Synchronisation der App mit der SMARTCRM-Zentralinstallation ist auch der Innendienst zeitnah über die neuen Leads informiert. Darüber hinaus ist der Import von Kontakten aus Microsoft Outlook ins CRM-System ebenfalls ist mit wenigen Klicks möglich.

Um den vollen Überblick über die Vertriebsprojekte zu gewährleisten, wird Kohler diese in Zukunft ebenfalls in SMARTCRM verwalten. Dafür werden die Projekte über alle Phasen hinweg inklusive der Beteiligten sowie der lückenlosen Aktivitätenhistorie in einer eigenen Projektakte dokumentiert werden. Die in Majesty erstellten Angebote werden über die Schnittstelle in die Akte übernommen. Eine optimale Angebotsverfolgung ist damit gewährleistet. Ein weiterer wichtiger Punkt, der von SMARTCRM problemlos umgesetzt werden kann, ist die individuelle Definition zusammen mit dem zu jedem Zeitpunkt möglichen Überblick über das Buying Center.
Auch interne Projekte, beispielsweise im Rahmen der Produktentwicklung, bleiben in der CRM-Lösung nachvollziehbar.

Die Abteilungen Customer Service und Regulatory Affairs wird SMARTCRM mit dem Modul SMARTCRM.Ticket unterstützen. Dank diesem können im CRM-System alle Anfragen vom Erstkontakt bis zum Abschluss dokumentiert werden, sodass auch hier ein vollständiger Überblick über aktuelle und vergangene Anfragen und darüber hinaus auch deren Auswertungen zu jedem Zeitpunkt möglich sind.

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM die Lieferanten aus Majesty und bündelt die dortigen Ansprechpartner sowie die entsprechende Kommunikation in der Lieferantenakte. Auch hier ist eine detaillierte Klassifizierung möglich. Sind Lieferanten an Projekten oder Tickets beteiligt, lassen sie sich für eine optimale Übersichtlichkeit per Klick mit der Projekt- bzw. Ticketakte verknüpfen. Somit steigert SMARTCRM maßgeblich die Transparenz der Prozesse.