SMARTCRM punktet bei Werkzeughersteller mit großem abas-Schnittstellen-Know-how

Die Vargus Deutschland GmbH:

• Herstellung und Vertrieb von Gewindedreh-, Fräs-, Stech- und Miniaturwerkzeugen sowie Handentgratern

SMARTCRM bei Vargus:

• CRM-Ersteinführung
• Bidirektionale Anbindung an abas-ERP
• Einsatz im Vertriebsaußen- und -innendienst
• 18 Lizenzen

Anforderungen und Projektziele:

• Zentrale Bündelung der Vertriebsinformationen
• 360-Grad-Sicht
• Standardschnittstelle zu abas-ERP
• BI-Auswertungsmöglichkeiten im CRM-System
• Analyse der Endkunden-Umsätze
• Überblick über Musterversand
• Optimierte interne Kommunikation
• Verbesserte Außendienstanbindung

Unser Kundenkreis aus dem abas-Umfeld wächst stetig. Neuester Zuwachs ist die Vargus Deutschland GmbH, ein Tochterunternehmen der NEUMO Ehrenberg Gruppe. Das Unternehmen aus Knittlingen ist einer der weltweit führenden Hersteller hochwertiger Schneid-, Einstech- und Entgratwerkzeuge für die Metall- und Kunststoffindustrie.

Bisher hatte Vargus noch kein CRM-System im Einsatz, entschied sich nun jedoch zur Einführung, um die interne Kommunikation im Vertrieb sowie die Außendienstanbindung zu verbessern. Bei der CRM-Auswahl punkteten wir mit Schnittstellen-Know-how und unserem großen Wissen rund um abas-ERP, dem von Vargus genutzten ERP-System. Unsere bidirektionale Standardschnittstelle zu abas überzeugte den Werkzeughersteller. Über diese Anbindung importiert SMARTCRM dann zukünftig beispielsweise Kunden, Ansprechpartner, Warengruppen, Artikel sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz-, Auftragseingangs-, Auftragsbestands-, Deckungsbeitragspositionen und offene Posten aus der ERP-Lösung. In umgekehrte Richtung wird SMARTCRM Interessenten an abas übergeben. Dank der umfangreichen BI-Funktionen von SMARTCRM stehen Vertrieb und Geschäftsführung vielfältige aktuelle Auswertungen des Zahlenmaterials sowie Vorjahresvergleiche auf Knopfdruck im CRM-System zur Verfügung, beispielsweise zu Kundenumsätzen oder den meistverkauften Artikeln innerhalb eines Vertriebsgebiets. So lassen sich Trends frühzeitig erkennen und die Vertriebsarbeit zielgerichtet ausrichten.

Als vorkonfigurierte Standardanbindung konnten wir die Schnittstelle schnell und unkompliziert einrichten, erfüllten dabei aber auch alle individuellen Anforderungen von Vargus. Ein Beispiel hierfür ist die Verbuchung der Umsatzpositionen auf Lieferadressen. Vargus verkauft einen Großteil seiner Werkzeuge über Zwischenhändler, möchte aber auch die Endkunden im Blick behalten. Darum werden Händler und Kunden als jeweils eigene Adressen in SMARTCRM gepflegt. Mit der Umsatz-Verbuchung auf die Lieferadressen ist das Unternehmen jederzeit über den aktuellen Umsatz mit Endkunden sowie dessen Entwicklung informiert.
Ein weiteres Beispiel für die individuelle Anpassung der Schnittstelle zu abas-ERP ist die Übernahme der dort gepflegten Aktionscodes in den Auftrags- bzw. Rechnungspositionen. In SMARTCRM lassen sich die verschiedenen Aktionscodes komfortabel selektieren, sodass immer nachvollziehbar bleibt, welche Kunden an welchen Aktionen teilgenommen haben und wie hoch der durch eine Aktion generierte Umsatz ist.

Eine weitere Anforderung des Werkzeugherstellers war die Übersicht über Musterlieferungen direkt in der CRM-Lösung. Dies ermöglicht SMARTCRM mithilfe einer entsprechenden Liste direkt auf dem Startbildschirm, dem SMART Board. Diese zeigt aktuell, welche Muster wann an welche Kunden versendet wurden und wo eine Rücksendung fällig ist. Die Nachverfolgung des Musterversands bleibt damit immer gewährleistet.

Die Außendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeiter begleiten die von ihnen betreuten Händler zu den Endkunden. SMARTCRM sorgt in Zukunft vor einem solchen Besuch für die optimale Vorbereitung. Denn dank der vollständigen Aktivitätenhistorie und den Auswertungen wissen sie mit einem Blick ins CRM-System sofort darüber Bescheid, was mit Händler und Kunde besprochen wurde, welche Artikel der Kunde bereits gekauft hat und wo es gegebenenfalls Cross- oder Up-Selling-Potenziale gibt. Eine lückenlose Kommunikationshistorie gewährleistet SMARTCRM.Exchange.Sync, denn hierüber werden alle E-Mails aus den lokalen Microsoft-Outlook-Ordnern der Vertriebsmitarbeitenden in die jeweilige CRM-Akte importiert.

Unterwegs hat der Außendienst das mobile CRM per App auf den Smartphones immer dabei. Und ist bei einem Besuch ein neuer Ansprechpartner anwesend, wird rasch dessen Visitenkarte über die SMARTCRM.App fotografiert, und im Handumdrehen sind alle Ansprechpartnerdaten im CRM-System hinterlegt.

Bliebe dann noch Zeit für einen spontanen Besuch bei einem weiteren Kunden, hilft ebenfalls die App weiter. Denn die dort integrierte Umkreissuche zeigt alle Adressen, die definierbaren Kriterien entsprechen und in einem bestimmten Umkreis liegen. Noch auf dem Rückweg lässt sich der Besuchsbericht per Spracherkennung direkt in der App dokumentieren, und entstandene Aufgaben können an sich selbst oder den Innendienst versendet werden.