Mit Altgold und neuem CRM auf der Erfolgsspur

Die KOOS Edelmetalle GmbH:

• Serviceleistungen in den Bereichen Schmuck, Edelmetalle, Scheidgut und Dental

SMARTCRM bei KOOS:

• CRM-Ablöse
• ERP-Standardschnittstelle
• Einsatz im Vertriebsaußen- und –innendienst sowie im Einkauf

Anforderungen und Projektziele:

• Mandantenfähigkeit
• Bidirektionale Schnittstelle zum ERP-System
• Zusammenführung von Kunden- und Lieferantenadresse aus dem ERP
• Übernahme der Konditionen aus dem ERP
• Vielfältige BI-Analysen mit Mengenangaben
• Verbesserte Außendienstanbindung
• SRM-Funktionalitäten und Auswertungen für den Einkauf

Mit der KOOS Edelmetalle GmbH heißen wir ein weiteres Unternehmen in unserem stetig wachsenden Kundenkreis Willkommen. Das Unternehmen mit Sitz in Renningen bietet seit 1980 Serviceleistungen in den Bereichen Schmuck, Edelmetalle, Scheidgut und Dental. Bisher setzte man im Vertrieb auf die Sales-App eines anderen Anbieters. Nach deren Abkündigung wurde jedoch ein neues Tool für die Vertriebsmitarbeiter benötigt, weshalb sich KOOS zur Einführung einer CRM-Lösung entschied. Ziele der Einführung sind ein zentraler Informationspool sowie digitalisierte, effizientere Prozesse, die handschriftliche Notizen ersetzen und den Arbeitsaufwand reduzieren sollen.

Bei der CRM-Auswahl überzeugten wir mit unserer großen Schnittstellen-Erfahrung rund um das bei KOOS eingesetzte ERP-System. Dank unseres über Jahrzehnte gewachsenen Know-hows können wir hierfür eine bidirektionale Standardschnittstelle anbieten, für die sich auch KOOS entschied.
Über diese Anbindung übernimmt SMARTCRM zukünftig Interessenten, Kunden, Lieferanten, Angebote, Lieferscheine sowie Umsatz- bzw. Auftragsbestandspositionen und offene Posten. Das Zahlenmaterial wertet SMARTCRM aus und stellt es den Mitarbeitenden im Vertrieb in vielfältigen BI-Analysen auf Knopfdruck bereit. Die Einkaufs-Abteilung ist ebenfalls dank der SRM-Funktionalitäten sowie der aus dem ERP-System übernommen Bestellungen und Rechnungen jederzeit auf dem aktuellen Stand.
Die Kunden von KOOS sind häufig gleichzeitig auch Lieferanten. Während im ERP-System hierfür zwei Adressen angelegt werden, fügt SMARTCRM die Lieferanten- und Kundenadresse zu einer Adresse zusammen, ohne dass Informationen verloren gehen. Die Umsätze und Rechnungen für einen Kunden/Lieferanten werden dabei ebenfalls einer einzigen Adresse zugeordnet. In der ERP-Lösung hinterlegte Konditionen werden über die Schnittstelle in SMARTCRM übernommen, sodass sie jederzeit in der Kundenakte einsehbar sind und über die Adresssuche gefiltert werden können. Ändern sich die Werte in der ERP-Software, werden sie auch automatisch im CRM-System aktualisiert.
In umgekehrte Richtung stellt SMARTCRM über die Schnittstelle Interessenten, aktualisierte Kunden/Lieferanten und Ansprechpartner für das ERP-System zur Verfügung, wobei die Daten wie von KOOS gewünscht zunächst zur Prüfung der Datenqualität in eine Zwischendatei importiert werden.

Eine weitere Anforderung im Auswahlprozess war die Mandantenfähigkeit, die SMARTCRM ebenfalls erfüllt. So werden die beiden Geschäftsbereiche als eigene Mandanten in der CRM-Lösung abgebildet. Damit sehen die zuständigen Mitarbeitenden jeweils nur die Informationen, die sie tatsächlich benötigen. Bei Bedarf lassen sich alle Daten mit den entsprechenden Rechten mandantenübergreifend betrachten. Auch innerhalb eines Mandanten ist die Zuweisung von Rechten möglich. Damit hat der Außendienst jeweils die Sicht auf die Kunden des eigenen Vertriebsgebiets.

SMARTCRM wird die Vertriebsprozesse nachhaltig unterstützen. So können die Mitarbeitenden im Außendienst vor einem Kundenbesuch über die Umkreissuche im CRM-System prüfen, welche interessanten Adressen in einem bestimmten Radius des anzufahrenden Ortes liegen, und diese auf einer Karte in Bing Maps visualisieren. Dort werden die Route geplant und mithilfe der Korridorsuche bei Bedarf weitere Adressen entlang der Strecke zur Tour hinzugefügt. Anschließend ermöglicht SMARTCRM mit einem Klick die Rückübergabe der Tour ins CRM-System sowie die gleichzeitige Erzeugung von Planterminen und Aktivitäten. Nach dem Besuch können der Besuchsbericht direkt in der Aktivität im CRM-System dokumentiert sowie Aufgaben und Informationen versendet werden – entweder offline über das Notebook oder in der SMARTCRM.App auf dem Smartphone. Unsere mobilen Lösungen gewährleisten unterwegs sowohl den Zugriff auf alle wichtigen CRM-Informationen als auch die Erfassung neuer Daten, Aufgaben und Termine im CRM-System. Diese werden bei verfügbarer Internetverbindung synchronisiert und stehen damit auch zeitnah dem Innendienst zur Verfügung.

Darüber hinaus sind die Mitarbeitenden im Außendienst zukünftig aktuell über Umsatzentwicklungen ihrer Kunden oder deren Ankäufe informiert – dank der Auswertungen in der Kundenakte sowie direkt auf ihrem Startbildschirm, dem sogenannten SMART Board. Dort sehen sie darüber hinaus ihre monatlichen Provisionen je Kunde inklusive der jeweiligen Mengenangaben.