Mit Altgold und neuem CRM auf der Erfolgsspur

SMARTCRM unterstützt Vertrieb und Einkauf bei der KOOS Edelmetalle GmbH

Die KOOS Edelmetalle GmbH:

  • Serviceleistungen in den Bereichen Schmuck, Edelmetalle, Scheidgut und Dental

SMARTCRM bei KOOS:

  • CRM-Ablöse
  • ERP-Standardschnittstelle
  • Einsatz im Vertriebsaußen- und –innendienst sowie im Einkauf

Anforderungen und Projektziele:

  • Mandantenfähigkeit
  • Bidirektionale Schnittstelle zum ERP-System
  • Zusammenführung von Kunden- und Lieferantenadresse aus dem ERP
  • Übernahme der Konditionen aus dem ERP
  • Vielfältige BI-Analysen mit Mengenangaben
  • Verbesserte Außendienstanbindung
  • SRM-Funktionalitäten und Auswertungen für den Einkauf

Mit der KOOS Edelmetalle GmbH heißen wir ein weiteres Unternehmen in unserem stetig wachsenden Kundenkreis Willkommen. Das Unternehmen mit Sitz in Renningen bietet seit 1980 Serviceleistungen in den Bereichen Schmuck, Edelmetalle, Scheidgut und Dental. Bisher setzte man im Vertrieb auf die Sales-App eines anderen Anbieters. Nach deren Abkündigung wurde jedoch ein neues Tool für die Vertriebsmitarbeiter benötigt, weshalb sich KOOS zur Einführung einer CRM-Lösung entschied. Ziele der Einführung sind ein zentraler Informationspool sowie digitalisierte, effizientere Prozesse, die handschriftliche Notizen ersetzen und den Arbeitsaufwand reduzieren sollen.

Bei der CRM-Auswahl überzeugten wir mit unserer großen Schnittstellen-Erfahrung rund um das bei KOOS eingesetzte ERP-System. Dank unseres über Jahrzehnte gewachsenen Know-hows können wir hierfür eine bidirektionale Standardschnittstelle anbieten, für die sich auch KOOS entschied.
Über diese Anbindung übernimmt SMARTCRM zukünftig Interessenten, Kunden, Lieferanten, Angebote, Lieferscheine sowie Umsatz- bzw. Auftragsbestandspositionen und offene Posten. Das Zahlenmaterial wertet SMARTCRM aus und stellt es den Mitarbeitenden im Vertrieb in vielfältigen BI-Analysen auf Knopfdruck bereit. Die Einkaufs-Abteilung ist ebenfalls dank der SRM-Funktionalitäten sowie der aus dem ERP-System übernommen Bestellungen und Rechnungen jederzeit auf dem aktuellen Stand.
Die Kunden von KOOS sind häufig gleichzeitig auch Lieferanten. Während im ERP-System hierfür zwei Adressen angelegt werden, fügt SMARTCRM die Lieferanten- und Kundenadresse zu einer Adresse zusammen, ohne dass Informationen verloren gehen. Die Umsätze und Rechnungen für einen Kunden/Lieferanten werden dabei ebenfalls einer einzigen Adresse zugeordnet. In der ERP-Lösung hinterlegte Konditionen werden über die Schnittstelle in SMARTCRM übernommen, sodass sie jederzeit in der Kundenakte einsehbar sind und über die Adresssuche gefiltert werden können. Ändern sich die Werte in der ERP-Software, werden sie auch automatisch im CRM-System aktualisiert.
In umgekehrte Richtung stellt SMARTCRM über die Schnittstelle Interessenten, aktualisierte Kunden/Lieferanten und Ansprechpartner für das ERP-System zur Verfügung, wobei die Daten wie von KOOS gewünscht zunächst zur Prüfung der Datenqualität in eine Zwischendatei importiert werden.

Eine weitere Anforderung im Auswahlprozess war die Mandantenfähigkeit, die SMARTCRM ebenfalls erfüllt. So werden die beiden Geschäftsbereiche als eigene Mandanten in der CRM-Lösung abgebildet. Damit sehen die zuständigen Mitarbeitenden jeweils nur die Informationen, die sie tatsächlich benötigen. Bei Bedarf lassen sich alle Daten mit den entsprechenden Rechten mandantenübergreifend betrachten. Auch innerhalb eines Mandanten ist die Zuweisung von Rechten möglich. Damit hat der Außendienst jeweils die Sicht auf die Kunden des eigenen Vertriebsgebiets.

SMARTCRM wird die Vertriebsprozesse nachhaltig unterstützen. So können die Mitarbeitenden im Außendienst vor einem Kundenbesuch über die Umkreissuche im CRM-System prüfen, welche interessanten Adressen in einem bestimmten Radius des anzufahrenden Ortes liegen, und diese auf einer Karte in Bing Maps visualisieren. Dort werden die Route geplant und mithilfe der Korridorsuche bei Bedarf weitere Adressen entlang der Strecke zur Tour hinzugefügt. Anschließend ermöglicht SMARTCRM mit einem Klick die Rückübergabe der Tour ins CRM-System sowie die gleichzeitige Erzeugung von Planterminen und Aktivitäten. Nach dem Besuch können der Besuchsbericht direkt in der Aktivität im CRM-System dokumentiert sowie Aufgaben und Informationen versendet werden – entweder offline über das Notebook oder in der SMARTCRM.App auf dem Smartphone. Unsere mobilen Lösungen gewährleisten unterwegs sowohl den Zugriff auf alle wichtigen CRM-Informationen als auch die Erfassung neuer Daten, Aufgaben und Termine im CRM-System. Diese werden bei verfügbarer Internetverbindung synchronisiert und stehen damit auch zeitnah dem Innendienst zur Verfügung.

Darüber hinaus sind die Mitarbeitenden im Außendienst zukünftig aktuell über Umsatzentwicklungen ihrer Kunden oder deren Ankäufe informiert – dank der Auswertungen in der Kundenakte sowie direkt auf ihrem Startbildschirm, dem sogenannten SMART Board. Dort sehen sie darüber hinaus ihre monatlichen Provisionen je Kunde inklusive der jeweiligen Mengenangaben.

 

 

Der Kunde

Die KOOS Edelmetalle GmbH mit Sitz in Renningen vereint die Geschäftsbereiche Edelmetalle, Scheidgut, Investment, Schmuck und Dental unter einem Dach. Gegründet 1980, hat sich das Unternehmen in der Branche über die Jahrzehnte erfolgreich etabliert. Verlässlichkeit, Geradlinigkeit, Sorgfalt und Augenmaß bilden die Grundlage für die langjährigen Partnerschaften mit den Kunden. Als inhabergeführtes Unternehmen pflegt KOOS den direkten und persönlichen Kontakt zu den Geschäftspartnern. Als mittelständisches Unternehmen weiß KOOS, worauf es seinen Kunden ankommt. Und als Familienunternehmen mit kurzen Wegen und flachen Hierarchien kann KOOS schnell und unkompliziert auf deren Wünsche eingehen.

Die eingesetzten Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.LeadLabSMARTCRM.LeadLab
    SMARTCRM.LeadLab

    SMARTCRM.LeadLab

    • Wer interessiert sich für Ihre Produkte?
    • Für was genau interessiert sich das Unternehmen?
    • Passt das Unternehmen zu meiner Zielgruppe?
    • Ist die richtige Zielgruppe auf der Website? Welche Kampagne bringt mir die besten Leads?

    Mit SMARTCRM.LeadLab behalten Sie den zentralen Überblick über heiße Leads und haben jederzeit aktuell Ihre Bestandskunden auf dem Radar.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
      SMARTCRM.Web

      SMARTCRM.Web

      • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
      • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
      • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

      SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
    SMARTCRM.Offline

    SMARTCRM.Offline

    • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
    • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
    • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
    • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

    Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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Die ERP-Schnittstelle

KOOS setzt auf die Standardschnittstelle zwischen CRM und ERP: