H+K Härte- und Oberflächentechnik GmbH + Co. KG

Seit 2014 setzt die H+K Härte- und Oberflächentechnik GmbH + Co. KG SMARTCRM in Vertrieb und Marketing ein. Vor der CRM-Einführung erfasste das Unternehmen Kundenkontakte, Besuchsberichte und ähnliche Daten in Excel-Listen. Ein anderer Teil der Daten wurde von den Mitarbeitern lokal in Microsoft Outlook gespeichert, sodass Kollegen keine Kenntnis bzw. keinen Zugriff auf die Informationen hatten. Da H+K und damit verbunden auch die Mitarbeiteranzahl sowie die Datenmenge in den vergangenen Jahren stark wuchsen, wurde diese Art der Dokumentation jedoch zu unübersichtlich, und die Suche nach bestimmten Informationen war für die Vertriebsmitarbeiter zeitaufwändig und umständlich. Aufgrund verschiedener Insellösungen mussten darüber hinaus für einen Arbeitsschritt oftmals mehrere Programme genutzt werden.

Anforderungen

  • Schnittstelle zu ams.ERP und abas ERP
  • Individuelle Anpassungen

Darum entschied sich H+K zur Einführung einer CRM-Lösung. SMARTCRM überzeugte das Unternehmen mit den Schnittstellen zu den von H+K eingesetzten ERP-Systemen ams.ERP und abas ERP. Ein weiterer Vorteil war die Flexibilität des CRM-Systems, dank der es leicht an die individuellen Unternehmensanforderungen von H+K angepasst werden konnte. Zu guter Letzt punktete SMARTCRM mit Kompetenz und guter Betreuung durch den Vertrieb.

Projektziele

  • Zentraler Informationspool und Abbau der Insellösungen
  • Umsetzung der IATF-Norm 16949:2016 im CRM-System

Die Schnittstelle zu ams.ERP wurde im Laufe der Zeit mehrmals einfach an die sich wandelnden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. SMARTCRM importiert aus der ERP-Lösung Kundendaten, Angebote inklusive Positionen sowie die Umsatzzahlen, die im CRM-System aufbereitet werden. Mit über hundert verschiedenen Auswertungen sowie vielfältigen, einem Business-Intelligence-System entsprechenden Funktionen stellt SMARTCRM auch die von H+K gewünschten Analysen bereit und bildet die Basis für ein erfolgreiches Vertriebscontrolling.

Durchgängige Angebotsnachverfolgung

Die Angebotsnachverfolgung ist für die Vertriebsmitarbeiter bei H+K von großer Wichtigkeit. SMARTCRM unterstützt sie, indem die Angebote mit den Positionen aus dem ERP-System zentral in der jeweiligen CRM Kundenakte archiviert werden. Aufgaben zum Nachfassen der Angebote inklusive Erinnerungen können ebenfalls direkt über SMARTCRM an die zuständigen Mitarbeiter versendet werden. Damit ist eine lückenlose Angebotsnachverfolgung jederzeit gewährleistet. Des Weiteren zeigt SMARTCRM dem Vertrieb wichtige Analysedaten wie beispielsweise die durchschnittliche Bearbeitungsdauer oder die Angebotsquote.

Visualisierung von Vertriebstouren in Bing Maps

Auch bei der Planung ihrer Touren unterstützt SMARTCRM die Vertriebsmitarbeiter. So lassen sich beispielsweise über eine Umkreissuche die Kunden im Umfeld einer Adresse selektieren. Zahlreiche Filtermöglichkeiten wie z. B. das Datum des letzten Besuchs oder Umsatzzahlen schränken das Ergebnis auf die gewünschten Kundenadressen ein. Anschließend werden die Adressen an Bing Maps übergeben, um in der Karte die Route zu planen. Bei der Rückübergabe nach SMARTCRM können gleichzeitig Termine im Organizer sowie Aktivitäten zur späteren Dokumentation erzeugt werden.

Umsetzung der IATF-Norm 16949:2016

2018 trat die für Zulieferer in der Automobilbranche wichtige IATF-Norm 16949:2016 in Kraft. Da H+K zur Dokumentation weder eine neue Datenbank noch unübersichtliche Excel-Listen nutzen wollte, wurden die an das Qualitätsmanagement gestellten Anforderungen einfach in SMARTCRM umgesetzt. Ein großer Vorteil für H+K ist die Auswertbarkeit, Nachweisbarkeit und Nachverfolgbarkeit der im CRM-System hinterlegten Informationen. So dokumentieren die Vertriebsmitarbeiter nach einem Kundenbesuch, ob Kundenanforderungen wie z. B. die technische Beratung oder Liefertreue erfüllt wurden. Gemäß IATF müssen Kundenanforderungen jedoch nicht nur dokumentiert werden, es müssen auch Maßnahmen zur Verbesserung erfolgen. Darum versendet die CRM-Lösung bei nicht erfüllten Anforderungen automatisch eine Aufgabe an den zuständigen Kollegen. Der jeweilige Status der Anforderungen sowie eine Übersicht über alle Aufgaben und Termine sind beim Aufruf der Kundenakte auf einen Blick ersichtlich. Nach einem weiteren Besuch schlägt SMARTCRM bei der Erstellung des Besuchsberichts automatisch die Werte des vorangegangenen Berichts vor, um Zeit und Aufwand möglichst gering zu halten.

Auch die im Rahmen der Produktbeobachtungspflicht zu dokumentierenden Informationen hinterlegen die Mitarbeiter bei H+K mühelos im CRM-System. Wenn nötig, werden automatisch Warnmeldungen an die Verantwortlichen gesendet. Auf dem Startbildschirm der CRM-Lösung, dem SMART Board, sorgen Übersichten zu Besuchsberichten, Warnmeldungen und zu bearbeitenden Maßnahmen für den Rundumblick. Mit dem SMARTCRM.Organizer sowie den neuen Maßnahmen- und Anforderungs-Funktionalitäten wurde eine für H+K sehr komfortable Lösung zur Dokumentation, Auswertung und Nachverfolgung im Rahmen des Qualitätsmanagements geschaffen.

Immer die passende Zielgruppe

Natürlich setzt H+K auch im Marketing SMARTCRM ein. Über vielfältige Selektionsmöglichkeiten können die Mitarbeiter die für eine Marketingaktion relevante Zielgruppe filtern. Anschließend erstellen sie direkt im CRM-System die zu versendenden Serienbriefe. Dort hinterlegte Vorlagen mit Seriendruckfeldern, die SMARTCRM mit den Adress- und Ansprechpartnerdaten befüllt, gewährleisten eine einfache Erzeugung der Anschreiben. Mit dem Speichervorgang werden die Briefe darüber hinaus automatisch in SMARTCRM archiviert.

Die Akzeptanz der Mitarbeiter für SMARTCRM ist sehr gut. Denn Schlüsselerlebnisse der Benutzer – beispielsweise wichtige Informationen, die dank des CRM-Systems nicht verloren gingen – ließen die Vorteile der CRM-Lösung deutlich werden und den persönlichen Nutzen erkennen. Auch die Benutzerfreundlichkeit von SMARTCRM überzeugte die Mitarbeiter.

Betrachtet man z. B. nur die Zeit, die unsere Mitarbeiter früher für die Suche und Aufbereitung von Informationen benötigten, erkennt man, dass wir mit SMARTCRM unsere Vertriebsprozesse stark optimieren konnten. Jetzt öffnet man die Kundenakte und hat alle Informationen auf einen Blick parat. Gerade für den Außendienst, der ja nicht immer vor Ort ist, ist es elementar wichtig, sich vor einem Kundenbesuch über die letzten Aktivitäten zu informieren.

Regina Volz, Kundenbetreuung/Vertrieb bei der H+K Härte- und Oberflächentechnik GmbH + Co. KG

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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VERBINDUNG ZUM ERP-SYSTEM

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