Harro Höfliger Verpackungsmaschinen GmbH

Die Harro Höfliger Verpackungsmaschinen GmbH blickt auf einen bald 25-jährigen Einsatz des CRM-Systems SMARTCRM zurück. Damals startete man mit dem Vertriebsinformationssystem ivs, aus dem die heutige CRM-Software hervorging. Eine derart lange Zeit bringt natürlich Veränderungen im Unternehmen, bei Mitarbeitern und Prozessen mit sich. In den vergangenen zwei Jahren nahm sich Harro Höfliger darum des Themas CRM noch einmal intensiv an und brachte mit einem Update der SMARTCRM-Version sowie zusätzlichen Modulen und Funktionen frischen Wind in die Nutzung der CRM-Lösung. Ziel war es, sie an die aktuellen Vertriebsprozesse anzupassen, somit besser zu integrieren und die Vertriebsarbeit letztendlich zu erleichtern. Erreicht wurde dies u. a. mithilfe einer erweiterten, an den jetzigen Bedürfnissen ausgerichteten Benutzeroberfläche und Funktionalität sowie der Vereinheitlichung von Begrifflichkeiten und deren Anpassung an die Unternehmenssprache.

Optimale Projektverwaltung und Forecast-Auswertungen

Die Projektverwaltung in SMARTCRM ist für den Vertrieb bei Harro Höfliger besonders wichtig. So werden sämtliche Projekte über alle Phasen hinweg in der elektronischen Projektakte abgebildet. Auch die Projektbeteiligten sowie die gesamte Kommunikation werden in der Akte gebündelt. E-Mails werden hierfür automatisiert aus Microsoft Outlook über Microsoft Exchange nach SMARTCRM importiert und dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Da die Projekte rund um die Entwicklung und Fertigung kundenspezifischer Maschinen sehr umfangreich sein können, gliedert sie Harro Höfliger im CRM-System in Haupt- und Folgeprojekte. Soll beispielsweise für einen Kunden eine Verpackungsmaschine gefertigt werden, wird hierfür ein Hauptprojekt angelegt. Wird die Maschine im Laufe der Zeit umgebaut oder erweitert, werden für die Nachtragsangebote jeweils Folgeprojekte erzeugt, die mit dem Hauptprojekt verknüpft sind. In einer Übersicht zeigt SMARTCRM den Mitarbeitern auf einen Blick alle zusammengehörigen Haupt- und Teilprojekte. Eine derartige Projekthierarchie gewährleistet den Überblick über aktuelle Projekte und macht abgeschlossene Projekte im Nachhinein jederzeit nachvollziehbar.

Auch der Forecast auf Grundlage des jeweiligen Angebotsvolumens kann optimal ausgewertet werden – ein wichtiges Kriterium für das Unternehmen.

Die Maschineninformationen verwaltet Harro Höfliger ebenfalls im CRM-System. Bei der Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag wird eine entsprechende Maschinenakte angelegt, die alle relevanten technischen Daten sowie die betreffende Aktivitätenhistorie zusammenfasst.

Auftragseingangs-Prognose

Einen großen Vorteil bietet SMARTCRM den Vertriebsmitarbeitern mit der individuell für Harro Höfliger erstellten Übersicht der Auftragseingangs-Prognose. Diese steht direkt auf dem Startbildschirm der CRM-Lösung, dem sogenannten SMART Board, zur Verfügung. Wurden die Daten zuvor noch aufwändig in Excel-Tabellen gepflegt, sehen die Mitarbeiter nun jederzeit im CRM-System, in welcher Phase sich welche Projekte gerade befinden, sowie die zu erwartende Entwicklung des Auftragseingangs – die optimale Basis für eine zielgerichtete Vertriebsarbeit und eine wertvolle Information für die projektabhängige Ressourcenplanung der in der Projektabwicklung betroffenen Abteilungen.

Auch im Außendienst immer informiert

Sind die Vertriebsmitarbeiter außerhalb des Büros unterwegs, müssen sie auf SMARTCRM nicht verzichten. Denn dann stehen ihnen alle wichtigen CRM-Informationen auf ihren Smartphones in der SMARTCRM.App zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise Besuchsberichte direkt per Diktierfunktion erfassen, Kundeninformationen aufrufen oder Aufgaben an den Kollegenkreis versenden. Neue Kontakte werden ebenfalls direkt in der App erfasst. So können z. B. Visitenkarteninformationen durch einfaches Abfotografieren direkt ins CRM-System übernommen werden – eine hilfreiche Funktion und wichtiger Baustein für eine optimale Datenqualität.

Datenqualität und Compliance

Das gilt auch für das Modul SMARTCM.Compliance, das den gesamten CRM-Datenbestand von Harro Höfliger automatisch mit allen vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Sperrlisten abgleicht und das Unternehmen bei möglichen Treffern warnt.

Ausblick

Für die Zukunft hat Harro Höfliger schon konkrete Pläne. So sollen beispielsweise die BI-Auswertungen deutlich ausgebaut werden, um z. B. das Forecasting weiter zu vereinfachen. SMARTCRM bietet auch eine Standardschnittstelle zu dem von Harro Höfliger eingesetzten ERP-System proALPHA an. Hierüber könnte das ERP-Zahlenmaterial ins CRM-System importiert und dort in vielfältigen BI-Analysen aufbereitet zentral zur Verfügung gestellt werden. Die Zusammenarbeit zwischen Harro Höfliger und SMARTCRM hat sich in den vergangenen Jahren noch einmal intensiviert, und die Mitarbeiter arbeiten aktiv mit unserer CRM-Lösung. Da verwundert es nicht, dass das Unternehmen mit der Betreuung sehr zufrieden ist und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern hoch ist.