Harro Höfliger Verpackungsmaschinen GmbH

Die Harro Höfliger Verpackungsmaschinen GmbH blickt auf einen bald 25-jährigen Einsatz des CRM-Systems SMARTCRM zurück. Damals startete man mit dem Vertriebsinformationssystem ivs, aus dem die heutige CRM-Software hervorging. Eine derart lange Zeit bringt natürlich Veränderungen im Unternehmen, bei Mitarbeitern und Prozessen mit sich. In den vergangenen zwei Jahren nahm sich Harro Höfliger darum des Themas CRM noch einmal intensiv an und brachte mit einem Update der SMARTCRM-Version sowie zusätzlichen Modulen und Funktionen frischen Wind in die Nutzung der CRM-Lösung. Ziel war es, sie an die aktuellen Vertriebsprozesse anzupassen, somit besser zu integrieren und die Vertriebsarbeit letztendlich zu erleichtern. Erreicht wurde dies u. a. mithilfe einer erweiterten, an den jetzigen Bedürfnissen ausgerichteten Benutzeroberfläche und Funktionalität sowie der Vereinheitlichung von Begrifflichkeiten und deren Anpassung an die Unternehmenssprache.

Anforderungen

  • Partnerschaftliche Zusammenarbeit
  • Überblick über Forecast
  • Auftragseingangs-Prognose

Optimale Projektverwaltung und Forecast-Auswertungen

Die Projektverwaltung in SMARTCRM ist für den Vertrieb bei Harro Höfliger besonders wichtig. So werden sämtliche Projekte über alle Phasen hinweg in der elektronischen Projektakte abgebildet. Auch die Projektbeteiligten sowie die gesamte Kommunikation werden in der Akte gebündelt. E-Mails werden hierfür automatisiert aus Microsoft Outlook über Microsoft Exchange nach SMARTCRM importiert und dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Projektziele

  • Optimierte Projektverwaltung mit Projekthierarchie
  • Erleichterung der Vertriebsarbeit durch CRM-System
  • Verbesserte Außendienstanbindung

Da die Projekte rund um die Entwicklung und Fertigung kundenspezifischer Maschinen sehr umfangreich sein können, gliedert sie Harro Höfliger im CRM-System in Haupt- und Folgeprojekte. Soll beispielsweise für einen Kunden eine Verpackungsmaschine gefertigt werden, wird hierfür ein Hauptprojekt angelegt. Wird die Maschine im Laufe der Zeit umgebaut oder erweitert, werden für die Nachtragsangebote jeweils Folgeprojekte erzeugt, die mit dem Hauptprojekt verknüpft sind. In einer Übersicht zeigt SMARTCRM den Mitarbeitern auf einen Blick alle zusammengehörigen Haupt- und Teilprojekte. Eine derartige Projekthierarchie gewährleistet den Überblick über aktuelle Projekte und macht abgeschlossene Projekte im Nachhinein jederzeit nachvollziehbar.

Auch der Forecast auf Grundlage des jeweiligen Angebotsvolumens kann optimal ausgewertet werden – ein wichtiges Kriterium für das Unternehmen.

Die Maschineninformationen verwaltet Harro Höfliger ebenfalls im CRM-System. Bei der Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag wird eine entsprechende Maschinenakte angelegt, die alle relevanten technischen Daten sowie die betreffende Aktivitätenhistorie zusammenfasst.

Auftragseingangs-Prognose

Einen großen Vorteil bietet SMARTCRM den Vertriebsmitarbeitern mit der individuell für Harro Höfliger erstellten Übersicht der Auftragseingangs-Prognose. Diese steht direkt auf dem Startbildschirm der CRM-Lösung, dem sogenannten SMART Board, zur Verfügung. Wurden die Daten zuvor noch aufwändig in Excel-Tabellen gepflegt, sehen die Mitarbeiter nun jederzeit im CRM-System, in welcher Phase sich welche Projekte gerade befinden, sowie die zu erwartende Entwicklung des Auftragseingangs – die optimale Basis für eine zielgerichtete Vertriebsarbeit und eine wertvolle Information für die projektabhängige Ressourcenplanung der in der Projektabwicklung betroffenen Abteilungen.

Auch im Außendienst immer informiert

Sind die Vertriebsmitarbeiter außerhalb des Büros unterwegs, müssen sie auf SMARTCRM nicht verzichten. Denn dann stehen ihnen alle wichtigen CRM-Informationen auf ihren Smartphones in der SMARTCRM.App zur Verfügung. Damit lassen sich beispielsweise Besuchsberichte direkt per Diktierfunktion erfassen, Kundeninformationen aufrufen oder Aufgaben an den Kollegenkreis versenden. Neue Kontakte werden ebenfalls direkt in der App erfasst. So können z. B. Visitenkarteninformationen durch einfaches Abfotografieren direkt ins CRM-System übernommen werden – eine hilfreiche Funktion und wichtiger Baustein für eine optimale Datenqualität.

Datenqualität und Compliance

Das gilt auch für das Modul SMARTCM.Compliance, das den gesamten CRM-Datenbestand von Harro Höfliger automatisch mit allen vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Sperrlisten abgleicht und das Unternehmen bei möglichen Treffern warnt.

Ausblick

Für die Zukunft hat Harro Höfliger schon konkrete Pläne. So sollen beispielsweise die BI-Auswertungen deutlich ausgebaut werden, um z. B. das Forecasting weiter zu vereinfachen. SMARTCRM bietet auch eine Standardschnittstelle zu dem von Harro Höfliger eingesetzten ERP-System proALPHA an. Hierüber könnte das ERP-Zahlenmaterial ins CRM-System importiert und dort in vielfältigen BI-Analysen aufbereitet zentral zur Verfügung gestellt werden. Die Zusammenarbeit zwischen Harro Höfliger und SMARTCRM hat sich in den vergangenen Jahren noch einmal intensiviert, und die Mitarbeiter arbeiten aktiv mit unserer CRM-Lösung. Da verwundert es nicht, dass das Unternehmen mit der Betreuung sehr zufrieden ist und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern hoch ist.

Unsere Wünsche und Anforderungen hinsichtlich neuer Funktionalitäten werden sehr schnell und kompetent umgesetzt. Wir arbeiten gut und intensiv zusammen, auch weil das SMARTCRM-Team unsere Unternehmensprozesse kennt und versteht. Wir sind Partner auf Augenhöhe, da macht die Zusammenarbeit Spaß!

Christian Kollecker, Sales Director Aseptic Technologies bei der Harro Höfliger Verpackungsmaschinen GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

    mehr
  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

    mehr
  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

    mehr
  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

    mehr
  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

    mehr
  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

    mehr
    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

      mehr
    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

      mehr
  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

    mehr
    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

      mehr
    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

      mehr
  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

    mehr
  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

    mehr
  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

    mehr
  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

    mehr
  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

    mehr
  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

    mehr
x