ALUJET GmbH

Seit 2017 arbeiten die Mitarbeiter der ALUJET GmbH in Vertrieb, Marketing und Service mit SMARTCRM. Das Unternehmen entschied sich zur Einführung eines CRM-Systems, um die lokale Speicherung kundenrelevanter Informationen abzuschaffen und stattdessen alle wichtigen Daten zentral zu pflegen. Ein weiteres Ziel war die verbesserte Anbindung des Außendienstes. Für ein umfassendes Kundenbild sollte dieser auch unterwegs auf die aktuellen Daten zugreifen sowie einfacher mit dem Innendienst kommunizieren können. Bei Tourenplanung und Spesenabrechnung setzte ALUJET ebenso auf CRM-Unterstützung.

Bei der Auswahl des bestmöglichen CRM-Systems, das alle kundenbezogenen Daten schnell und einfach bereitstellt, entschied sich ALUJET für SMARTCRM. Die CRM-Lösung überzeugte mit intuitiver Bedienbarkeit, benutzerfreundlicher Oberfläche sowie modularem Aufbau, dank dem es dem Unternehmen möglich war, nur die tatsächlich benötigten Module zu erwerben.

ERP-Anbindung an Microsoft Dynamics NAV

Darüber hinaus punktete SMARTCRM mit der Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV, die mit geringem Aufwand an die Bedürfnisse von ALUJET angepasst wurde. Über die Anbindung importiert das CRM-System Adressen, Artikelstammdaten, Angebote sowie Umsätze, Auftragsbestand, offene Posten und Bestellungen des Einkaufs. In SMARTCRM hinterlegte Ansprechpartner können per Klick an die ERP-Lösung übergeben werden.

Vielfältige Analysen per Mausklick

Die Anbindung von SMARTCRM an das ERP-System gewährleistet eine zielgerichtete Vertriebsarbeit. Vor der CRM-Einführung hatten die Außendienstmitarbeiter keinen Zugriff auf Microsoft Dynamics NAV und damit auch nicht auf die aktuellen Umsätze, Auftragsbestände etc. Diese waren für sie nur über Excel-Listen einsehbar. In SMARTCRM können nun alle Mitarbeiter jederzeit aktuelle Auswertungen aufrufen – per Drill-Down auf unterschiedlichen Ebenen wie Gesamtunternehmen, Kunde, Artikelgruppen oder Artikel. Gehören mehrere Kunden zu einem gemeinsamen Verband, kann ALUJET deren Analysen sowohl einzeln als auch kumuliert betrachten.

Umfassende Vertriebsunterstützung

SMARTCRM ermöglicht ALUJET eine deutlich transparentere Verwaltung der Kundeninformationen sowie eine wesentlich verbesserte interne Kommunikation. Auch die Kundenbetreuung wurde vereinfacht, denn mit einem Blick in die CRM-Kundenakte inklusive vollständiger Aktivitätenhistorie sind die Mitarbeiter in der Lage, ihre Kunden kompetenter und schneller zu unterstützen. So kann der Vertrieb beispielsweise die versendeten Mustersendungen jederzeit nachvollziehen oder offene Angebote gezielt beim Kunden ansprechen. Denn diese werden automatisch aus dem ERP-System importiert.

Der Versand technischer Datenblätter und anderer artikelrelevanter Dokumente wurde ebenfalls deutlich vereinfacht, da sie direkt aus SMARTCRM heraus ausgewählt und per E-Mail an den jeweiligen Ansprechpartner versendet werden können.

Die Vertriebsmitarbeiter haben somit einen kompletten Überblick über die Kundenaktivitäten.

CRM auch unterwegs immer dabei

 Mit SMARTCRM planen die Außendienstmitarbeiter bequem ihre Besuche und können auf eine schnelle und umfassende Besuchsvorbereitung zugreifen. So werden z. B. per Umkreissuche die passenden Kunden im CRM-System ermittelt und zur Routenplanung in Bing Maps visualisiert. Anschließend werden im CRM-System automatisch Termine für die Vertriebstour angelegt sowie Aktivitäten zur späteren Dokumentation der Tour erstellt. Da SMARTCRM unterwegs online per App oder offline auf Notebooks zur Verfügung steht, können die Mitarbeiter den Kundenbesuch direkt im Anschluss dokumentieren. Vorgabewerte z. B. für den Besuchsgrund sowie Gesprächsleitfäden, die als Textbausteine zur Verfügung stehen, reduzieren dabei maßgeblich den Aufwand.

Genauso komfortabel ist für die Außendienstmitarbeiter die Spesenabrechnung, die ebenfalls in SMARTCRM erfasst wird.

Servicepotenziale erkennen und nutzen

Auch der Service setzt SMARTCRM ein. So werden alle Phasen der Ticket-/Reklamationsbearbeitung sowie eventuell nötige Korrekturmaßnahmen in der CRM-Lösung erfasst. Verknüpfungen zu Bauvorhaben und Ansprechpartnern gewährleisten den vollständigen Überblick. Die Informationen bleiben auch später noch nachvollziehbar und auswertbar. Damit kann ALUJET mögliche Material-, Verarbeitungs- oder Logistikfehler identifizieren und die Kundenzufriedenheit optimieren.

Gezielte Marketingkampagnen

Die Marketingmitarbeiter profitieren von in SMARTCRM frei definierbaren Merkmalen. Für eine Marketingaktion wie beispielsweise eine Messeeinladung kann ALUJET somit seine Kunden gezielt anhand entsprechender Kriterien selektieren und damit Streuverluste vermeiden. Die Ansprechpartner werden über eine Schnittstelle an das E-Mail-Marketing-Tool Inxmail Professional übergeben, in dem der Versand personalisierter Mailings erfolgt.

Ausblick

In naher Zukunft möchte ALUJET noch weitere Möglichkeiten von SMARTCRM, wie z. B. die CTI-Integration, nutzen. Darüber hinaus plant das Unternehmen die Anbindung ihres Dokumenten-Management-Systems an SMARTCRM für eine komfortable Übergabe und den Aufruf von Dokumenten.