ALUJET GmbH

Seit 2017 arbeiten die Mitarbeiter der ALUJET GmbH in Vertrieb, Marketing und Service mit SMARTCRM. Das Unternehmen entschied sich zur Einführung eines CRM-Systems, um die lokale Speicherung kundenrelevanter Informationen abzuschaffen und stattdessen alle wichtigen Daten zentral zu pflegen. Ein weiteres Ziel war die verbesserte Anbindung des Außendienstes. Für ein umfassendes Kundenbild sollte dieser auch unterwegs auf die aktuellen Daten zugreifen sowie einfacher mit dem Innendienst kommunizieren können. Bei Tourenplanung und Spesenabrechnung setzte ALUJET ebenso auf CRM-Unterstützung.

Anforderungen

  • Mobiles CRM
  • Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV
  • Aktuelle Absatzauswertungen

Bei der Auswahl des bestmöglichen CRM-Systems, das alle kundenbezogenen Daten schnell und einfach bereitstellt, entschied sich ALUJET für SMARTCRM. Die CRM-Lösung überzeugte mit intuitiver Bedienbarkeit, benutzerfreundlicher Oberfläche sowie modularem Aufbau, dank dem es dem Unternehmen möglich war, nur die tatsächlich benötigten Module zu erwerben.

Projektziele

  • Zentrale, transparente Verwaltung der Kundeninformationen
  • Optimierte Außendienstanbindung
  • Lückenlose Verfolgung von Angeboten und Mustersendungen
  • Dokumentation und Analyse von Tickets

ERP-Anbindung an Microsoft Dynamics NAV

Darüber hinaus punktete SMARTCRM mit der Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV, die mit geringem Aufwand an die Bedürfnisse von ALUJET angepasst wurde. Über die Anbindung importiert das CRM-System Adressen, Artikelstammdaten, Angebote sowie Umsätze, Auftragsbestand, offene Posten und Bestellungen des Einkaufs. In SMARTCRM hinterlegte Ansprechpartner können per Klick an die ERP-Lösung übergeben werden.

Vielfältige Analysen per Mausklick

Die Anbindung von SMARTCRM an das ERP-System gewährleistet eine zielgerichtete Vertriebsarbeit. Vor der CRM-Einführung hatten die Außendienstmitarbeiter keinen Zugriff auf Microsoft Dynamics NAV und damit auch nicht auf die aktuellen Umsätze, Auftragsbestände etc. Diese waren für sie nur über Excel-Listen einsehbar. In SMARTCRM können nun alle Mitarbeiter jederzeit aktuelle Auswertungen aufrufen – per Drill-Down auf unterschiedlichen Ebenen wie Gesamtunternehmen, Kunde, Artikelgruppen oder Artikel. Gehören mehrere Kunden zu einem gemeinsamen Verband, kann ALUJET deren Analysen sowohl einzeln als auch kumuliert betrachten.

Umfassende Vertriebsunterstützung

SMARTCRM ermöglicht ALUJET eine deutlich transparentere Verwaltung der Kundeninformationen sowie eine wesentlich verbesserte interne Kommunikation. Auch die Kundenbetreuung wurde vereinfacht, denn mit einem Blick in die CRM-Kundenakte inklusive vollständiger Aktivitätenhistorie sind die Mitarbeiter in der Lage, ihre Kunden kompetenter und schneller zu unterstützen. So kann der Vertrieb beispielsweise die versendeten Mustersendungen jederzeit nachvollziehen oder offene Angebote gezielt beim Kunden ansprechen. Denn diese werden automatisch aus dem ERP-System importiert.

Der Versand technischer Datenblätter und anderer artikelrelevanter Dokumente wurde ebenfalls deutlich vereinfacht, da sie direkt aus SMARTCRM heraus ausgewählt und per E-Mail an den jeweiligen Ansprechpartner versendet werden können.

Die Vertriebsmitarbeiter haben somit einen kompletten Überblick über die Kundenaktivitäten.

CRM auch unterwegs immer dabei

 Mit SMARTCRM planen die Außendienstmitarbeiter bequem ihre Besuche und können auf eine schnelle und umfassende Besuchsvorbereitung zugreifen. So werden z. B. per Umkreissuche die passenden Kunden im CRM-System ermittelt und zur Routenplanung in Bing Maps visualisiert. Anschließend werden im CRM-System automatisch Termine für die Vertriebstour angelegt sowie Aktivitäten zur späteren Dokumentation der Tour erstellt. Da SMARTCRM unterwegs online per App oder offline auf Notebooks zur Verfügung steht, können die Mitarbeiter den Kundenbesuch direkt im Anschluss dokumentieren. Vorgabewerte z. B. für den Besuchsgrund sowie Gesprächsleitfäden, die als Textbausteine zur Verfügung stehen, reduzieren dabei maßgeblich den Aufwand.

Genauso komfortabel ist für die Außendienstmitarbeiter die Spesenabrechnung, die ebenfalls in SMARTCRM erfasst wird.

Servicepotenziale erkennen und nutzen

Auch der Service setzt SMARTCRM ein. So werden alle Phasen der Ticket-/Reklamationsbearbeitung sowie eventuell nötige Korrekturmaßnahmen in der CRM-Lösung erfasst. Verknüpfungen zu Bauvorhaben und Ansprechpartnern gewährleisten den vollständigen Überblick. Die Informationen bleiben auch später noch nachvollziehbar und auswertbar. Damit kann ALUJET mögliche Material-, Verarbeitungs- oder Logistikfehler identifizieren und die Kundenzufriedenheit optimieren.

Gezielte Marketingkampagnen

Die Marketingmitarbeiter profitieren von in SMARTCRM frei definierbaren Merkmalen. Für eine Marketingaktion wie beispielsweise eine Messeeinladung kann ALUJET somit seine Kunden gezielt anhand entsprechender Kriterien selektieren und damit Streuverluste vermeiden. Die Ansprechpartner werden über eine Schnittstelle an das E-Mail-Marketing-Tool Inxmail Professional übergeben, in dem der Versand personalisierter Mailings erfolgt.

Ausblick

In naher Zukunft möchte ALUJET noch weitere Möglichkeiten von SMARTCRM, wie z. B. die CTI-Integration, nutzen. Darüber hinaus plant das Unternehmen die Anbindung ihres Dokumenten-Management-Systems an SMARTCRM für eine komfortable Übergabe und den Aufruf von Dokumenten.

Da unser Außendienst bisher kein CRM-Tool einsetzte und auch keinen Zugriff auf unser ERP-System hatte, war die Umstellung nach der CRM-Einführung sehr groß. Der Nutzen von SMARTCRM für die tägliche Arbeit überzeugte jedoch alle.

Barbara Kolbenschlag, CRM-Projektleiterin bei der ALUJET GmbH

EINGESETZTE MODULE

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

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    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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VERBINDUNG ZUM ERP-SYSTEM

ALUJET setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und Microsoft Dynamics NAV: