Stark in der Medizintechnik: SMARTCRM mit Majesty-Anbindung

Unternehmensweite CRM-Unterstützung bei Kohdent Roland Kohler Medizintechnik GmbH & Co. KG

Die Kohdent Roland Kohler Medizintechnik GmbH & Co. KG:

  • Herstellung von Dentalinstrumenten

SMARTCRM bei Kohler:

  • CRM-Ersteinführung
  • Anbindung an das ERP-System Majesty
  • Einsatz im Vertrieb, Customer Service, Regulatory Affairs, Einkauf, Technik, Projektmanagment, Marketing

Anforderungen und Projektziele:

  • Transparente Prozesse über die Abteilungen hinweg
  • 360-Grad-Rundumblick über die Kunden
  • Standardschnittstelle zu Majesty
  • Umfangreiche BI-Auswertungen
  • Klassifizierung der Fachhändler und Lieferanten
  • Lückenlose Kommunikationshistorie
  • Übersichtliche Verwaltung der Vertriebsprojekte

Wir freuen uns, dass wir unsere Expertise als CRM-Spezialist in der Medizintechnik erneut erfolgreich unter Beweis stellen konnten und heißen die Kohdent Roland Kohler Medizintechnik GmbH & Co. KG in unserem Kundenkreis herzlich willkommen.

Kohler ist einer der führenden Hersteller von Instrumenten für die Zahnmedizin und exportiert die von ca. 80 Mitarbeitern in Stockach produzierte Ware weltweit in über 75 Länder.

SMARTCRM wird zukünftig die Teams in den Abteilungen Vertrieb, Customer Service, Regulatory Affairs, Einkauf, Technik, Projektmanagement und Marketing unterstützen. Das Unternehmen entschied sich zur CRM-Einführung, um die Prozesse sowie die interne und externe Kommunikation transparenter zu gestalten. So wurden bisher E-Mails nur in den jeweiligen Outlook-Konten archiviert und auch Dokumente oder Berichte überwiegend lokal gespeichert. Kundenbezogene Informationen oder Dateien standen somit nicht zentral zur Verfügung und mussten aufwändig im Kollegenkreis beschafft werden. Dies soll mithilfe unseres CRM-Systems und des damit geschaffenen zentralen Informationspools der Vergangenheit angehören. Denn der von nun an jederzeit verfügbare Zugriff auf sämtliche Daten ermöglicht eine zügige Informationsbeschaffung, die 360-Grad-Sicht auf die Kunden und zielgerichtete vertriebsorientierte Auswertungen.

Ein entscheidender Faktor zugunsten von SMARTCRM war unsere Standardanbindung an das von Kohler eingesetzte ERP-System Majesty. Mit unserem großen Know-how als langjähriger Kooperationspartner der majesty GmbH bieten wir eine vorkonfigurierte Standardschnittstelle zwischen den Systemen an, die schnell eingerichtet ist, dabei jedoch auch ganz an die individuellen Bedürfnisse des Kunden angepasst werden kann. Dies überzeugte Kohler ebenso wie die SMARTCRM-Empfehlung der majesty GmbH und das positive Referenzgespräch mit einem unserer Kunden aus dem Medizintechnikbereich.

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM zukünftig Kunden, Lieferanten, Ansprechpartner, Artikel(-gruppen) sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz- und Auftragsbestandspositionen. Letzteres wertet unsere CRM-Lösung aus und stellt auf Knopfdruck zahlreiche BI-Analysen bereit. Damit hat der Vertrieb beispielsweise jederzeit Top-Selling-Produkte oder die Umsatzentwicklungen der Kunden im Blick und ist aktuell über die Trends in den Vertriebsgebieten bzw. auf den Märkten informiert. Auch Cross- und Up-Selling-Auswertungen stellen wertvolle Informationen für die Vertriebsarbeit bereit. Diese sind bei Bedarf auch direkt auf dem Startbildschirm, dem SMART Board, einsehbar.

Kohler produziert Dentalinstrumente der Eigenmarke und weitere Produkte als OEM-Partner. All diese verkauft das Unternehmen an Fachhändler, die in SMARTCRM angelegt werden. Sehr wichtig ist Kohler in diesem Zusammenhang sowohl deren Klassifizierung als auch die Zuordnung der richtigen Ansprechpartner. Auch die gesamte Kommunikationshistorie wird von nun an in SMARTCRM zur Verfügung stehen. Hierfür werden die E-Mails aus Microsoft Outlook über Microsoft Exchange in die entsprechende CRM-Akte importiert.

Kohler ist häufig als Aussteller auf Messen und Fachveranstaltungen. Auch dort unterstützt SMARTCRM den Vertrieb, indem die Visitenkarten der Standbesucher ganz einfach abfotografiert und die Informationen anschließend in der SMARTCRM.App – der mobilen CRM-Lösung – automatisch in die entsprechenden Felder der Ansprechpartnerakte übernommen werden. Gleichzeitig können das Gespräch in einer Aktivität dokumentiert und daraus resultierende Aufgaben versendet werden. Dank der Synchronisation der App mit der SMARTCRM-Zentralinstallation ist auch der Innendienst zeitnah über die neuen Leads informiert. Darüber hinaus ist der Import von Kontakten aus Microsoft Outlook ins CRM-System ebenfalls ist mit wenigen Klicks möglich.

Um den vollen Überblick über die Vertriebsprojekte zu gewährleisten, wird Kohler diese in Zukunft ebenfalls in SMARTCRM verwalten. Dafür werden die Projekte über alle Phasen hinweg inklusive der Beteiligten sowie der lückenlosen Aktivitätenhistorie in einer eigenen Projektakte dokumentiert werden. Die in Majesty erstellten Angebote werden über die Schnittstelle in die Akte übernommen. Eine optimale Angebotsverfolgung ist damit gewährleistet. Ein weiterer wichtiger Punkt, der von SMARTCRM problemlos umgesetzt werden kann, ist die individuelle Definition zusammen mit dem zu jedem Zeitpunkt möglichen Überblick über das Buying Center.
Auch interne Projekte, beispielsweise im Rahmen der Produktentwicklung, bleiben in der CRM-Lösung nachvollziehbar.

Die Abteilungen Customer Service und Regulatory Affairs wird SMARTCRM mit dem Modul SMARTCRM.Ticket unterstützen. Dank diesem können im CRM-System alle Anfragen vom Erstkontakt bis zum Abschluss dokumentiert werden, sodass auch hier ein vollständiger Überblick über aktuelle und vergangene Anfragen und darüber hinaus auch deren Auswertungen zu jedem Zeitpunkt möglich sind.

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM die Lieferanten aus Majesty und bündelt die dortigen Ansprechpartner sowie die entsprechende Kommunikation in der Lieferantenakte. Auch hier ist eine detaillierte Klassifizierung möglich. Sind Lieferanten an Projekten oder Tickets beteiligt, lassen sie sich für eine optimale Übersichtlichkeit per Klick mit der Projekt- bzw. Ticketakte verknüpfen. Somit steigert SMARTCRM maßgeblich die Transparenz der Prozesse.

Der Kunde

Die Kohdent Roland Kohler Medizintechnik GmbH & Co. KG produziert mit etwa 80 Mitarbeitern Instrumente für alle Disziplinen der Zahnmedizin und hat sich in den letzten 40 Jahren zu einem der führenden Hersteller von Dentalinstrumenten entwickelt, die mit einer Exportquote von über 85% in mehr als 75 Ländern der Erde vertrieben werden.

Das Unternehmen produziert nicht nur für die eigene Marke KOHLER. Als OEM-Partner bietet Kohler seinen Kunden einen umfassenden Service von der Entwicklung über die Fertigung bis hin zu kundenindividueller Beschriftung, Verpackung und Etikettierung.

Das Unternehmen ist zertifiziert nach ISO 13485.

Die eingesetzten Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.LeadLabSMARTCRM.LeadLab
    SMARTCRM.LeadLab

    SMARTCRM.LeadLab

    • Wer interessiert sich für Ihre Produkte?
    • Für was genau interessiert sich das Unternehmen?
    • Passt das Unternehmen zu meiner Zielgruppe?
    • Ist die richtige Zielgruppe auf der Website? Welche Kampagne bringt mir die besten Leads?

    Mit SMARTCRM.LeadLab behalten Sie den zentralen Überblick über heiße Leads und haben jederzeit aktuell Ihre Bestandskunden auf dem Radar.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
      SMARTCRM.Web

      SMARTCRM.Web

      • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
      • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
      • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

      SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
    SMARTCRM.Offline

    SMARTCRM.Offline

    • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
    • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
    • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
    • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

    Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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Die ERP-Schnittstelle

Kohler setzt auf die Standardschnittstelle zwischen CRM und Majesty-ERP: