Steinfels Swiss Division der Coop Genossenschaft

Seit 2010 arbeitet das Schweizer Unternehmen Steinfels Swiss mit der CRM-Software SMARTCRM. Da das zuvor genutzte CRM-System nicht auf Windows 7 lauffähig war, entschied man sich für die Einführung einer neuen CRM-Software. SMARTCRM überzeugte mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis sowie einer kompetenten Beratung. So unterstützt das CRM-System heute 50 Mitarbeiter in den Abteilungen Vertrieb, Service und Marketing. Da Steinfels Swiss Produkte in unterschiedlichen Sparten anbietet – Hotelgewerbe und Industrie –, werden diese in SMARTCRM als Mandanten abgebildet. Ein Ziel der Einführung war die Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Das offlinefähige SMARTCRM gewährleistet ihnen über ihre Notebooks den Zugriff auf sämtliche Daten.

Detaillierte Maschinen- und Geräteinformationen

Auch den Wunsch einer optimalen Maschinen- und Geräteverwaltung erfüllte SMARTCRM. So pflegt das Unternehmen im CRM-System alle Informationen bis hin zu den Füllmitteln der einzelnen Geräte. Ebenso einsehbar ist eine Historie darüber, welche Dosiereinstellungen über die Jahre bei einem Gerät vorgenommen wurden.

Alle Händler im Blick

SMARTCRM unterstützt Steinfels Swiss nachhaltig bei der Vertriebssteuerung. So wertete das Unternehmen sein Zahlenmaterial vor der Einführung in Microsoft-Excel-Listen aus und sendete diese an die Außendienstmitarbeiter. Dieser Aufwand entfällt mit SMARTCRM: Über eine Schnittstelle werden Artikeldaten sowie Umsatzzahlen aus der ERP-Software Microsoft Dynamics AX importiert. Damit ermöglicht das CRM-System Steinfels Swiss nicht nur auf unterschiedlichen Ebenen einen tagesaktuellen Überblick über die eigenen Umsatzzahlen, sondern auch die seiner Händler. Vertriebsmitarbeiter und Geschäftsführung haben somit immer einen genauen Überblick über die Entwicklung der Verkäufe.

Mehrsprachige Angebote

Die Außendienstmitarbeiter von Steinfels Swiss schreiben ca. 50 Angebote im Monat. Diese erstellen sie direkt aus SMARTCRM heraus. Dazu hat das Unternehmen Vorlagen im eigenen Corporate Design in der CRM-Software hinterlegt. SMARTCRM füllt das Microsoft-Word-Dokument automatisch mit den Empfängerdaten sowie den entsprechenden Preisen. Für jedes Angebot können individuelle Rabatte für Produktgruppen oder einzelne Artikel eingegeben werden, die automatisch im Gesamtpreis berechnet werden. Ebenso fügt SMARTCRM Artikeltextbausteine ein. Da sie in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können, ist es für Steinfels Swiss einfach, auch Angebote in englischer, italienischer und französischer Sprache zu erstellen. Das Angebot wird automatisch in der elektronischen Kundenakte archiviert. Alle Vorgänge – und damit auch alle Angebote – eines Projekts werden in SMARTCRM auf einem eigenen Reiter dargestellt und können übersichtlich verfolgt werden. Mit einem Klick wechseln die Mitarbeiter in die zugehörige Adress-, Aktivitäten- oder Maschinenakte und sind damit immer rundum informiert. Nach der Erstellung eines Angebots schickt der Außendienstmitarbeiter dem Innendienst über SMARTCRM eine Aufgabe zum Versenden des Dokuments.

Besuchsplanung für Vertrieb und Monteure

Steinfels Swiss pflegt in einer Liste für alle Service- und Vertriebsmitarbeiter eine Postleitzahlen-Zuordnung. Diese wird in SMARTCRM importiert, woraufhin das CRM-System automatisch die Adresszuordnung vornimmt. Vertrieb und Service nutzen die Besuchsplanung in SMARTCRM und werden automatisch im definierten Rhythmus an die Vereinbarung von Besuchsterminen erinnert. Darüber hinaus können sie sich Besuchsstatistiken für einen bestimmten Zeitraum und pro Mitarbeiter anzeigen lassen.

Fazit

SMARTCRM optimierte bei Steinfels Swiss Prozesse in Vertrieb, Service und Marketing. Mussten die Außendienstmitarbeiter früher per E-Mail über wichtige Informationen auf dem Laufenden gehalten werden, können Sie in SMARTCRM alle Daten mit wenigen Klicks selbstständig einsehen – von Adressinformationen über den Projektverlauf bis hin zu tagesaktuellen Zahlenauswertungen und Vertriebszielen. So unterstützt SMARTCRM nachhaltig die Vertriebssteuerung – dank der Offlinefähigkeit auch außerhalb des Büros. Auch die Servicemitarbeiter können ihre Einsätze besser koordinieren. Die Besuchsplanung in SMARTCRM hilft ihnen bei der Terminvereinbarung. Und dank der lückenlosen Aktivitätenhistorie sowie der umfangreichen Gerätedatenkbank wissen sie jederzeit, welche Kontakte es mit einem Kunden gab und welche Maschinen/Geräte einsetzt. SMARTCRM optimierte auch Marketingprozesse und vereinfachte die  Verkaufsplanung und das Controlling. Darüber hinaus nutzen die Mitarbeiter die umfangreichen Selektionsmöglichkeiten zur Definition und Ansprache von Zielgruppen.