Steinfels Swiss Division der Coop Genossenschaft

Seit 2010 arbeitet das Schweizer Unternehmen Steinfels Swiss mit der CRM-Software SMARTCRM. Da das zuvor genutzte CRM-System nicht auf Windows 7 lauffähig war, entschied man sich für die Einführung einer neuen CRM-Software. SMARTCRM überzeugte mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis sowie einer kompetenten Beratung. So unterstützt das CRM-System heute 50 Mitarbeiter in den Abteilungen Vertrieb, Service und Marketing. Da Steinfels Swiss Produkte in unterschiedlichen Sparten anbietet – Hotelgewerbe und Industrie –, werden diese in SMARTCRM als Mandanten abgebildet. Ein Ziel der Einführung war die Anbindung der Außendienstmitarbeiter. Das offlinefähige SMARTCRM gewährleistet ihnen über ihre Notebooks den Zugriff auf sämtliche Daten.

Anforderungen

  • Schnittstelle zu Microsoft Dynamics AX (ehemals Microsoft Axapta)
  • Außendienstanbindung über Offline-Zugriff
  • Detaillierte Maschinen- und Geräteverwaltung
  • Angebotserstellung und -verfolgung im CRM-System
  • Umfangreiche Analysen und Auswertungen auch für Händler-Umsatz
  • Statistiken über Besuche sowie Soll-/ Ist-Vergleiche der Vertriebsziele
  • Besuchsplanung für Vertrieb und Service

Detaillierte Maschinen- und Geräteinformationen

Auch den Wunsch einer optimalen Maschinen- und Geräteverwaltung erfüllte SMARTCRM. So pflegt das Unternehmen im CRM-System alle Informationen bis hin zu den Füllmitteln der einzelnen Geräte. Ebenso einsehbar ist eine Historie darüber, welche Dosiereinstellungen über die Jahre bei einem Gerät vorgenommen wurden.

Projektziele

  • Anbindung der Außendienstmitarbeiter
  • Dokumentation aller Maschineninformationen
  • Tagesaktueller Überblick über die Entwicklung der eigenen Verkäufe sowie die der Händler
  • Optimale Koordinierung der Serviceeinsätze

Alle Händler im Blick

SMARTCRM unterstützt Steinfels Swiss nachhaltig bei der Vertriebssteuerung. So wertete das Unternehmen sein Zahlenmaterial vor der Einführung in Microsoft-Excel-Listen aus und sendete diese an die Außendienstmitarbeiter. Dieser Aufwand entfällt mit SMARTCRM: Über eine Schnittstelle werden Artikeldaten sowie Umsatzzahlen aus der ERP-Software Microsoft Dynamics AX importiert. Damit ermöglicht das CRM-System Steinfels Swiss nicht nur auf unterschiedlichen Ebenen einen tagesaktuellen Überblick über die eigenen Umsatzzahlen, sondern auch die seiner Händler. Vertriebsmitarbeiter und Geschäftsführung haben somit immer einen genauen Überblick über die Entwicklung der Verkäufe.

Mehrsprachige Angebote

Die Außendienstmitarbeiter von Steinfels Swiss schreiben ca. 50 Angebote im Monat. Diese erstellen sie direkt aus SMARTCRM heraus. Dazu hat das Unternehmen Vorlagen im eigenen Corporate Design in der CRM-Software hinterlegt. SMARTCRM füllt das Microsoft-Word-Dokument automatisch mit den Empfängerdaten sowie den entsprechenden Preisen. Für jedes Angebot können individuelle Rabatte für Produktgruppen oder einzelne Artikel eingegeben werden, die automatisch im Gesamtpreis berechnet werden. Ebenso fügt SMARTCRM Artikeltextbausteine ein. Da sie in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können, ist es für Steinfels Swiss einfach, auch Angebote in englischer, italienischer und französischer Sprache zu erstellen. Das Angebot wird automatisch in der elektronischen Kundenakte archiviert. Alle Vorgänge – und damit auch alle Angebote – eines Projekts werden in SMARTCRM auf einem eigenen Reiter dargestellt und können übersichtlich verfolgt werden. Mit einem Klick wechseln die Mitarbeiter in die zugehörige Adress-, Aktivitäten- oder Maschinenakte und sind damit immer rundum informiert. Nach der Erstellung eines Angebots schickt der Außendienstmitarbeiter dem Innendienst über SMARTCRM eine Aufgabe zum Versenden des Dokuments.

Besuchsplanung für Vertrieb und Monteure

Steinfels Swiss pflegt in einer Liste für alle Service- und Vertriebsmitarbeiter eine Postleitzahlen-Zuordnung. Diese wird in SMARTCRM importiert, woraufhin das CRM-System automatisch die Adresszuordnung vornimmt. Vertrieb und Service nutzen die Besuchsplanung in SMARTCRM und werden automatisch im definierten Rhythmus an die Vereinbarung von Besuchsterminen erinnert. Darüber hinaus können sie sich Besuchsstatistiken für einen bestimmten Zeitraum und pro Mitarbeiter anzeigen lassen.

Fazit

SMARTCRM optimierte bei Steinfels Swiss Prozesse in Vertrieb, Service und Marketing. Mussten die Außendienstmitarbeiter früher per E-Mail über wichtige Informationen auf dem Laufenden gehalten werden, können Sie in SMARTCRM alle Daten mit wenigen Klicks selbstständig einsehen – von Adressinformationen über den Projektverlauf bis hin zu tagesaktuellen Zahlenauswertungen und Vertriebszielen. So unterstützt SMARTCRM nachhaltig die Vertriebssteuerung – dank der Offlinefähigkeit auch außerhalb des Büros. Auch die Servicemitarbeiter können ihre Einsätze besser koordinieren. Die Besuchsplanung in SMARTCRM hilft ihnen bei der Terminvereinbarung. Und dank der lückenlosen Aktivitätenhistorie sowie der umfangreichen Gerätedatenkbank wissen sie jederzeit, welche Kontakte es mit einem Kunden gab und welche Maschinen/Geräte einsetzt. SMARTCRM optimierte auch Marketingprozesse und vereinfachte die  Verkaufsplanung und das Controlling. Darüber hinaus nutzen die Mitarbeiter die umfangreichen Selektionsmöglichkeiten zur Definition und Ansprache von Zielgruppen.

Die Akzeptanz für SMARTCRM ist bei den Mitarbeitern sehr hoch. Sie sehen die Vorteile, die das CRM-System ihnen im Arbeitsalltag bietet, z. B. bei der Pflege unserer Maschinen- und Gerätedaten. Deren Verwaltung in SMARTCRM ist für uns eine große und wichtige Verbesserung.

Jordanis Katsakis, Vertriebsleiter bei Steinfels Swiss

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

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    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
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    SMARTCRM.DMS

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    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

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      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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      SMARTCRM.Planung

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      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

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    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
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      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

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      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
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    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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    SMARTCRM.Tourenplanung

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    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
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    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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