iNOEX GmbH

Drei Tochterunternehmen der CiTEX GmbH, darunter die iNOEX GmbH, unterstützt SMARTCRM in Vertrieb, Marketing und Service. Die Unternehmen werden über Mandanten abgebildet, sodass alle auf ein zentrales System zugreifen.

Schnittstellen zu ERP und DMS

Die ständige Aktualität ihrer Daten war das oberste Ziel der CRM-Einführung bei der iNOEX GmbH. Dabei war dem Unternehmen eine Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und der von iNOEX eingesetzten abas Business Suite besonders wichtig. Der regelmäßige Austausch der Bewegungsdaten verhindert eine doppelte Datenpflege und sichert die Aktualität beider Systeme. Ein umfangreiches Dokumentenmanagement ermöglicht die Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und dem DMS-System HABEL. Auf Knopfdruck übergibt iNOEX Angebote, Auftragsbestätigungen und weitere Dokumente an HABEL, inklusive einer automatischen Verschlagwortung der Dateien. Ebenfalls mit einem Klick sind alle zu einem Auftrag oder einer Adresse in SMARTCRM gehöriger Dokumente in HABEL einsehbar.

Flexible Angebotserstellung – jederzeit und überall

Die umfangreiche Erstellung und -verfolgung der Angebote und Auftragsbestätigungen war iNOEX ebenso wichtig wie der Einsatz mehrerer Sprachen und Währungen. Heute nutzt das Unternehmen Deutsch, Englisch und Französisch sowie Euro und US-Dollar. Dank der Offlinefähigkeit von SMARTCRM sind auch die Außendienstmitarbeiter auf ihren Notebooks immer über die versendeten Angebote und Aufträge informiert. SMARTCRM gibt den Prozessen den Feinschliff und sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild. Angebote werden automatisch mit Beschreibungen und Bildern der Artikel gefüllt und Blocksummen sowie Gesamtpreise unter Berücksichtigung von Sonderpreisen bzw. Rabatten einfach berechnet. Im Anschluss werden die Dokumente mit elektronischen Unterschriften versehen.
Die Angebotsverfolgung ist in SMARTCRM besonders übersichtlich. Werden in einem Projekt mehrere Angebote erstellt, ist der Projektverlauf für die Mitarbeiter auf einen Blick ersichtlich. Angebote werden von der iNOEX GmbH erst nach Freigabe durch den Vertrieb und die Technik-Abteilung versendet. Diese wird über SMARTCRM erteilt. Bearbeitet ein Mitarbeiter nachträglich Angebotspositionen, setzt das CRM-System die Freigabe automatisch zurück.

Vertriebsziele immer im Blick

Als zentrales Instrument der Vertriebssteuerung zeigt SMARTCRM den Vertriebsmitarbeitern der iNOEX GmbH den tagesaktuellen Stand ihrer Vertriebsziele, z. B. die Anzahl ihrer Besuche oder der verkauften Artikel, und ermöglicht es ihnen, gezielt zu agieren. Vertriebsleitung und Geschäftsführung können mit diesem Wissen langfristig planen oder frühzeitig gegensteuern.

Umfangreiche Auswertungen

SMARTCRM bietet iNOEX einen tagesaktuellen Überblick über ihre Absatzzahlen. Das über die Schnittstelle importierte Zahlenmaterial – darunter Umsatz, Auftragseingang und -bestand, offene Posten usw. – wird u. a. auf Kunden oder Artikelebene aufbereitet. Darüber hinaus stellt die CRM-Software detaillierte Analysen des Forecasts zur Verfügung. Aus diesen können die Mitarbeiter direkt in die Projekte und einzelnen Positionen verzweigen. Das ermöglicht eine optimale Angebotsverfolgung, da Angebote ohne darauffolgenden Auftragseingang mit wenigen Klicks sichtbar werden.

Unterstützung im Service

Auch im Service sind alle Mitarbeiter über SMARTCRM jederzeit aktuell informiert und wissen, welche Kollegen gerade bei einem Kunden tätig sind. Die Aufträge für Serviceeinsätze werden im CRM-System verwaltet und an abas-ERP übergeben. Serviceberichte erfassen die Mitarbeiter ebenfalls in SMARTCRM, inklusive einer Auflistung der verbauten Ersatzteile und der benötigten Arbeitszeit.

Gezielte Marketingkampagnen

SMARTCRM ermöglicht den Marketingmitarbeitern der iNOEX GmbH eine gezielte Kundenansprache. Über frei definierbare Merkmale werden die Kunden von iNOEX genau klassifiziert und können daraufhin für eine bestimmte Marketingaktion gezielt selektiert werden. So werden nur diejenigen Kunden angesprochen, zu denen die Aktion auch wirklich passt, z. B. wenn sie direkt aus SMARTCRM heraus per Serien-E-Mail über eine neue Produktgeneration informiert werden.

Fazit

45 Mitarbeiter in Außen- und Innendienst arbeiten bei der iNOEX GmbH mit SMARTCRM. Mithilfe der bidirektionalen Schnittstelle zwischen SMARTCRM und abas Business Suite wurde ein zentraler Datenbestand geschaffen. Dieser ermöglichte eine hohe Transparenz – sowohl der Daten als auch der in- und externen Kommunikation. Die umfangreichen SMARTCRM-Funktionen automatisierten und optimierten zahlreiche Prozesse, so auch das Vertriebscontrolling der iNOEX GmbH. Die Angebotserstellung und -verfolgung wurde wesentlich vereinfacht. Mit der Aktivitätenhistorie sowie den Zielvereinbarungen sind die Vertriebsmitarbeiter aktuell informiert und können effizient handeln.