Geislinger GmbH

Die Geislinger GmbH hat SMARTCRM seit 2020 im Einsatz und nutzt das CRM-System im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie im Service. Zur Einführung einer CRM-Lösung entschied sich das österreichische Maschinenbauunternehmen, um die Transparenz seiner Daten zu erhöhen und einen 360°-Blick auf seine Kunden zu gewinnen. Auch die Kontaktdatenpflege sollte optimiert werden. Die Entscheidung fiel schließlich auf SMARTCRM. „Wir hatten von Anfang an den Eindruck, dass SMARTCRM sehr gut zu unserem Unternehmen und unseren Anforderungen passt,“ erläutert Uwe Merl, Vertriebsleiter bei Geislinger.

Anforderungen

  • Schnittstelle zu SAP R3 und SAP Hana
  • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
  • Verwaltung von Tickets und Serviceangeboten

Mehrere Standorte, mehrere Mandanten

Im Auswahlprozess überzeugte SMARTCRM so auch unter anderem mit seiner Mandantenfähigkeit, dank der die Niederlassung in den USA als eigener Mandant auf das CRM-System zugreifen kann. Damit sehen die Mitarbeiter in der Salzburger Zentrale und in den USA jeweils nur die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Aber selbstverständlich ist, die entsprechenden Rechte vorausgesetzt, auch ein mandantenübergreifender Blick auf die Daten möglich. An beiden Standorten ist SMARTCRM mit englischer Oberfläche im Einsatz.

Projektziele

  • Zentraler abteilungsübergreifender Informationspool
  • Vollständige Aktivitätenhistorie

Schnittstelle zu SAP R3 und SAP Hana

Darüber hinaus punkteten wir mit unserem Schnittstellen-Know-how rund um SAP. Zum Zeitpunkt der CRM-Einführung setzte Geislinger SAP R3 ein, das per Schnittstelle an SMARTCRM angebunden wurde. Auch der spätere Umstieg auf das System SAP Hana und dessen Anbindung an die CRM-Lösung konnte erfolgreich umgesetzt werden. Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM Kunden, Ansprechpartner, Artikel(-gruppen) sowie Umsatz- bzw. Auftragsbestandspositionen, den Auftragseingang je Mandant auf Monatsebene und offene Posten. Das Zahlenmaterial bereitet SMARTCRM auf und stellt es per Knopfdruck in vielfältigen Auswertungen jederzeit aktuell bereit. Einige dieser Übersichten standen vor der CRM-Einführung nicht zu Verfügung oder waren kompliziert zu erstellen, beispielsweise die Analyse der Entwicklung von Kundenumsätzen. Die Informationen zum Auftragseingang wurden darüber hinaus wie andere Daten auch aufwändig in Microsoft-Excel-Tabellen gepflegt und mussten manuell aktualisiert werden. Heute wird er über die Schnittstelle automatisch aus SAP in SMARTCRM übernommen und für die Vertriebsmitarbeiter direkt auf dem Startbildschirm, dem SMART Board, in einer Übersicht aufbereitet.

Optimale Verwaltung der Opportunities

Ein besonderer Vorteil für das Vertriebsteam ist die Übersicht über die Projekte – bei Geislinger Opportunities genannt – in SMARTCRM. Das Unternehmen verwaltet alle Opportunities von der Anfrage bis zum Auftrag im CRM-System. Sämtliche beteiligten Adressen und Ansprechpartner werden ebenso wie zugehörige Dokumente, beispielsweise Kalkulationen, zentral in der Opportunity-Akte gebündelt. Dabei können den Beteiligten ihre entsprechenden Rollen im Projekt zugewiesen und die Dokumente bestimmten Kategorien zugeordnet werden.

Direkt auf dem SMART Board analysieren zwei Sales Funnel Leads und Opportunities. Vertriebsleiter Uwe Merl ist vom SMART Board angetan: „Die offenen Opportunities und die eigenen Kunden auf dem Startbildschirm zu sehen ist für jeden Verkäufer sehr hilfreich. Auch für Abteilungsleiter und Geschäftsführung gibt es einige Übersichten, die die Transparenz deutlich verbessern.“
Angebote werden direkt in SMARTCRM geschrieben, automatisch in der Akte hinterlegt und aus der CRM-Lösung heraus per E-Mail versendet. Die Anbindung von Microsoft Office macht es möglich. Aufgaben und Erinnerungen im SMARTCRM.Organizer gewährleisten eine optimale Angebotsnachverfolgung. Eingehende E-Mails werden automatisch über Microsoft Exchange aus den lokalen Outlook-Konten heraus in die entsprechende Kunden- bzw. Opportunity-Akte importiert und vervollständigen dort die Aktivitätenhistorie. Forecastauswertungen ergänzen den Rundumblick, sodass für Geislinger jederzeit sowohl die Historie der Opportunities, deren aktueller Stand als auch die Prognose für die Zukunft in SMARTCRM nachvollziehbar bleiben.

Auch im Außendienst immer informiert

All diese kundenbezogenen Informationen und Auswertungen stehen auch den Außendienstmitarbeitern immer zur Verfügung. Denn sind sie außerhalb ihres Büros unterwegs, greifen Sie per SMARTCRM.App über ihre Smartphones auf alle wichtigen CRM-Daten zu und tragen neue Informationen direkt in der App ein. Ist einmal keine Internetverbindung vorhanden, ermöglicht es die Offlinefähigkeit von SMARTCRM, per Notebook den gesamten CRM-Datenbestand einzusehen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, wird die Notebook-Version automatisch mit der SMARTCRM-Zentralinstallation synchronisiert, sodass Außen- und Innendienst auf dem aktuellen Stand sind.

Service profitiert ebenfalls vom CRM

Auch das Service-Team arbeitet intensiv mit SMARTCRM. Vor der CRM-Einführung nutzte das Unternehmen im Service ein Dokumenten-Management-System, das von unserer CRM-Software abgelöst wurde. So verwaltet Geislinger heute sämtliche Tickets und Serviceangebote in der CRM-Lösung. Hierfür wird für jede Anfrage eine eigene Akte im CRM-System angelegt. Die Serviceangebote werden in SAP erstellt und zusammen mit dem Angebotsvolumen an SMARTCRM übergeben. Kommt es zu einem Auftrag oder wurde eine Anfrage gelöst, wird der Status der Akte auf „beendet“ gesetzt. Welche Serviceangebote und Tickets zum aktuellen Zeitpunkt noch offen bzw. fällig sind, zeigen Übersichten auf dem SMART Board.

Ausblick

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit SMARTCRM in Vertrieb und Service ist hoch, denn die Pflege der Aktivitäten und Opportunities ist deutlich einfacher, effizienter und übersichtlicher geworden. Gleichzeitig sieht Vertriebsleiter Uwe Merl bei der Nutzung der CRM-Lösung noch Potenzial: „Es gibt noch viele Funktionalitäten, die wir noch nicht nutzen, daran müssen wir arbeiten.“ Und auch die Anbindung weiterer Filialen in Asien ist geplant. Ebenfalls sehr zufrieden ist der Maschinenbauer mit der schnellen und kompetenten Betreuung durch die SMARTCRM GmbH – sei es durch die Projektleitung oder das Hotline-Team.

Die Bearbeitung von Projekten (Opportunities) ist dank SMARTCRM heute deutlich effizienter – und papierlos. Auch im Service haben wir seit der CRM-Einführung eine bessere Übersicht über eingehende Anfragen und können laufende Tickets ebenso wie Serviceangebote einfacher nachverfolgen.

Uwe Merl, Vertriebsleiter bei der Geislinger GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.LeadLabSMARTCRM.LeadLab
    SMARTCRM.LeadLab

    SMARTCRM.LeadLab

    • Wer interessiert sich für Ihre Produkte?
    • Für was genau interessiert sich das Unternehmen?
    • Passt das Unternehmen zu meiner Zielgruppe?
    • Ist die richtige Zielgruppe auf der Website? Welche Kampagne bringt mir die besten Leads?

    Mit SMARTCRM.LeadLab gewährleisten Sie den zentralen Überblick über heiße Leads und behalten jederzeit aktuell Ihre Bestandskunden auf dem Radar.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
      SMARTCRM.Web

      SMARTCRM.Web

      • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
      • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
      • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

      SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

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    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
    SMARTCRM.Offline

    SMARTCRM.Offline

    • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
    • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
    • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
    • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

    Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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Verbindung zum ERP-System

Geislinger setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und SAP Hana: