Geislinger GmbH

Die Geislinger GmbH hat SMARTCRM seit 2020 im Einsatz und nutzt das CRM-System im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie im Service. Zur Einführung einer CRM-Lösung entschied sich das österreichische Maschinenbauunternehmen, um die Transparenz seiner Daten zu erhöhen und einen 360°-Blick auf seine Kunden zu gewinnen. Auch die Kontaktdatenpflege sollte optimiert werden. Die Entscheidung fiel schließlich auf SMARTCRM. „Wir hatten von Anfang an den Eindruck, dass SMARTCRM sehr gut zu unserem Unternehmen und unseren Anforderungen passt,“ erläutert Uwe Merl, Vertriebsleiter bei Geislinger.

Mehrere Standorte, mehrere Mandanten

Im Auswahlprozess überzeugte SMARTCRM so auch unter anderem mit seiner Mandantenfähigkeit, dank der die Niederlassung in den USA als eigener Mandant auf das CRM-System zugreifen kann. Damit sehen die Mitarbeiter in der Salzburger Zentrale und in den USA jeweils nur die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Aber selbstverständlich ist, die entsprechenden Rechte vorausgesetzt, auch ein mandantenübergreifender Blick auf die Daten möglich. An beiden Standorten ist SMARTCRM mit englischer Oberfläche im Einsatz.

Schnittstelle zu SAP R3 und SAP Hana

Darüber hinaus punkteten wir mit unserem Schnittstellen-Know-how rund um SAP. Zum Zeitpunkt der CRM-Einführung setzte Geislinger SAP R3 ein, das per Schnittstelle an SMARTCRM angebunden wurde. Auch der spätere Umstieg auf das System SAP Hana und dessen Anbindung an die CRM-Lösung konnte erfolgreich umgesetzt werden. Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM Kunden, Ansprechpartner, Artikel(-gruppen) sowie Umsatz- bzw. Auftragsbestandspositionen, den Auftragseingang je Mandant auf Monatsebene und offene Posten. Das Zahlenmaterial bereitet SMARTCRM auf und stellt es per Knopfdruck in vielfältigen Auswertungen jederzeit aktuell bereit. Einige dieser Übersichten standen vor der CRM-Einführung nicht zu Verfügung oder waren kompliziert zu erstellen, beispielsweise die Analyse der Entwicklung von Kundenumsätzen. Die Informationen zum Auftragseingang wurden darüber hinaus wie andere Daten auch aufwändig in Microsoft-Excel-Tabellen gepflegt und mussten manuell aktualisiert werden. Heute wird er über die Schnittstelle automatisch aus SAP in SMARTCRM übernommen und für die Vertriebsmitarbeiter direkt auf dem Startbildschirm, dem SMART Board, in einer Übersicht aufbereitet.

Optimale Verwaltung der Opportunities

Ein besonderer Vorteil für das Vertriebsteam ist die Übersicht über die Projekte – bei Geislinger Opportunities genannt – in SMARTCRM. Das Unternehmen verwaltet alle Opportunities von der Anfrage bis zum Auftrag im CRM-System. Sämtliche beteiligten Adressen und Ansprechpartner werden ebenso wie zugehörige Dokumente, beispielsweise Kalkulationen, zentral in der Opportunity-Akte gebündelt. Dabei können den Beteiligten ihre entsprechenden Rollen im Projekt zugewiesen und die Dokumente bestimmten Kategorien zugeordnet werden.

Direkt auf dem SMART Board analysieren zwei Sales Funnel Leads und Opportunities. Vertriebsleiter Uwe Merl ist vom SMART Board angetan: „Die offenen Opportunities und die eigenen Kunden auf dem Startbildschirm zu sehen ist für jeden Verkäufer sehr hilfreich. Auch für Abteilungsleiter und Geschäftsführung gibt es einige Übersichten, die die Transparenz deutlich verbessern.“
Angebote werden direkt in SMARTCRM geschrieben, automatisch in der Akte hinterlegt und aus der CRM-Lösung heraus per E-Mail versendet. Die Anbindung von Microsoft Office macht es möglich. Aufgaben und Erinnerungen im SMARTCRM.Organizer gewährleisten eine optimale Angebotsnachverfolgung. Eingehende E-Mails werden automatisch über Microsoft Exchange aus den lokalen Outlook-Konten heraus in die entsprechende Kunden- bzw. Opportunity-Akte importiert und vervollständigen dort die Aktivitätenhistorie. Forecastauswertungen ergänzen den Rundumblick, sodass für Geislinger jederzeit sowohl die Historie der Opportunities, deren aktueller Stand als auch die Prognose für die Zukunft in SMARTCRM nachvollziehbar bleiben.

Auch im Außendienst immer informiert

All diese kundenbezogenen Informationen und Auswertungen stehen auch den Außendienstmitarbeitern immer zur Verfügung. Denn sind sie außerhalb ihres Büros unterwegs, greifen Sie per SMARTCRM.App über ihre Smartphones auf alle wichtigen CRM-Daten zu und tragen neue Informationen direkt in der App ein. Ist einmal keine Internetverbindung vorhanden, ermöglicht es die Offlinefähigkeit von SMARTCRM, per Notebook den gesamten CRM-Datenbestand einzusehen. Sobald wieder eine Verbindung besteht, wird die Notebook-Version automatisch mit der SMARTCRM-Zentralinstallation synchronisiert, sodass Außen- und Innendienst auf dem aktuellen Stand sind.

Service profitiert ebenfalls vom CRM

Auch das Service-Team arbeitet intensiv mit SMARTCRM. Vor der CRM-Einführung nutzte das Unternehmen im Service ein Dokumenten-Management-System, das von unserer CRM-Software abgelöst wurde. So verwaltet Geislinger heute sämtliche Tickets und Serviceangebote in der CRM-Lösung. Hierfür wird für jede Anfrage eine eigene Akte im CRM-System angelegt. Die Serviceangebote werden in SAP erstellt und zusammen mit dem Angebotsvolumen an SMARTCRM übergeben. Kommt es zu einem Auftrag oder wurde eine Anfrage gelöst, wird der Status der Akte auf „beendet“ gesetzt. Welche Serviceangebote und Tickets zum aktuellen Zeitpunkt noch offen bzw. fällig sind, zeigen Übersichten auf dem SMART Board.

Ausblick

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit SMARTCRM in Vertrieb und Service ist hoch, denn die Pflege der Aktivitäten und Opportunities ist deutlich einfacher, effizienter und übersichtlicher geworden. Gleichzeitig sieht Vertriebsleiter Uwe Merl bei der Nutzung der CRM-Lösung noch Potenzial: „Es gibt noch viele Funktionalitäten, die wir noch nicht nutzen, daran müssen wir arbeiten.“ Und auch die Anbindung weiterer Filialen in Asien ist geplant. Ebenfalls sehr zufrieden ist der Maschinenbauer mit der schnellen und kompetenten Betreuung durch die SMARTCRM GmbH – sei es durch die Projektleitung oder das Hotline-Team.