Bremicker Verkehrstechnik GmbH & Co. KG

Seit Anfang 2014 arbeiten etwa 50 Mitarbeiter der Bremicker Verkehrstechnik GmbH & Co. KG in Vertrieb und Marketing mit SMARTCRM. Nach der CRM-Entscheidung konnten sowohl die Installation als auch die Schulungen der Key User innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen werden. Da Bremicker abas-ERP im Einsatz hat, wollte das Unternehmen für ihr CRM-Projekt mit einem erfahrenen abas-Partner zusammenarbeiten. Als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG überzeugte die SMARTCRM GmbH mit Schnittstellen-Kompetenz und einer Standardschnittstelle, die an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden konnte. So ist Bremicker rundum zufrieden mit dem Zusammenspiel von ERP- und CRM-System. Aus abas-ERP importiert SMARTCRM Adressen und Ansprechpartner, Angebote, Artikel sowie das Zahlenmaterial zu Umsätzen, Auftragsbeständen und offenen Posten.

Das vorrangige Ziel der Einführung von SMARTCRM war die Optimierung der Vertriebsprozesse. Das von Bremicker zuvor eingesetzte CRM-System konnte die Bedürfnisse des Unternehmens nicht erfüllen. Nach wie vor arbeitete man darum zusätzlich mit zahlreichen Excel-Tabellen und legte Kundeninformationen nur abteilungsintern ab. Dies erschwerte ein funktionierendes Kundenbeziehungsmanagement sowie eine professionelle Stammdatenpflege und sorgte für unnötigen Aufwand. SMARTCRM änderte dies und verbesserte nachhaltig zahlreiche Prozesse. Ein Beispiel hierfür ist das Angebotswesen. Wünscht ein Kunde ein Angebot, wird zunächst eine Kalkulation erstellt und anschließend in SMARTCRM in der jeweiligen Kundenakte dokumentiert, damit diese Information allen Mitarbeitern – z. B. bei eventuellen Rückfragen des Kunden – jederzeit zur Verfügung steht. Das Angebot selbst wird über die Schnittstelle als PDF- Datei im CRM-System hinterlegt. Eine vollständige Angebotsnachverfolgung ist somit gewährleistet, und alle in diesem Vorgang involvierten Mitarbeiter aus Außendienst, Innendienst und der Kalkulationsabteilung sind immer über den aktuellen Stand des Projekts informiert. Auch die Nachfassaufgaben werden über die SMARTCRM versendet. Mit einem Klick kann ein Angebots-Dokument direkt aus dem CRM-System in abas-ERP aufgerufen werden. Hat beispielsweise ein Kunde Fragen zu einem erhaltenen Angebot, kann ihm der zuständige Mitarbeiter damit sofort eine kompetente Auskunft geben.

Ebenfalls aus abas-ERP übernimmt SMARTCRM das aktuelle Zahlenmaterial und bietet Bremicker damit gleich mehrere große Vorteile: Benötigten die Vertriebsmitarbeiter vor der Einführung von SMARTCRM eine detaillierte Auswertung, musste die EDV-Abteilung für eine Datenbankabfrage miteinbezogen werden. Mit SMARTCRM können die Vertriebsmitarbeiter die benötigte aktuelle Auswertung auf Knopfdruck umgehend selbst erstellen. Zeit und Aufwand sowie die für die Erstellung benötigten Personalressourcen wurden somit deutlich reduziert. Ein weiterer Vorteil sind die unterschiedlichen Analyseebenen – z. B. bis auf Artikel- oder Rechnungspositionsebene. Je schneller und detaillierter der Vertrieb diese Analysen einsehen kann, desto zügiger kann er bei Bedarf auch reagieren. So können z. B. aus den Jahresvergleichen wichtige Rückschlüsse gezogen werden: Werden im aktuellen Monat beispielsweise ebenso viele Aufträge wie im Vergleichsmonat des Vorjahres erwartet, kann Bremicker daraus frühzeitig den Bedarf eines Doppelschicht-Betriebs ableiten.

Für die Marketingmitarbeiter ist SMARTCRM bei der Selektion von Zielgruppen mittels Merkmalen eine große Hilfe. Befindet sich beispielsweise ein Produkt gerade in der Planung, werden im Vorfeld im CRM-System diejenigen Kunden markiert, die bereits ihr Interesse geäußert haben. Bei Markteinführung kann dann sofort eine mehrstufige Informationskampagne an die richtige Zielgruppe versendet werden.

Auch für die Zukunft setzt Bremicker auf SMARTCRM: So sollen weitere Marketingprozesse optimiert werden, wie beispielsweise der Versand von Mailings direkt aus dem CRM-System heraus. Ebenfalls in naher Zukunft wird die Service-Abteilung für den Aufbau eines optimalen Kundenbeschwerdemanagements an SMARTCRM angebunden. So soll es dem Unternehmen z. B. möglich sein, mit geringem Aufwand allen Kunden, die mit dem Produktkatalog nicht ganz zufrieden sind, ein Give-Away zuzusenden. Reklamationen aber auch positive Reaktionen möchte Bremicker im CRM-System verwalten und automatisieren. Fehlende Informationen und Papierausdrucke sollen damit bald der Vergangenheit angehören.

Fazit

Vor der Einführung von SMARTCRM gab es bei den Mitarbeitern noch Zweifel, da das vorherige CRM-System, das es abzulösen galt, nicht ihren Anforderungen entsprochen hatte. Darum entschied sich Bremicker, frühzeitig mehrere Key User ins Boot zu holen. Diese Projektverantwortlichen brachten auch den anderen Mitarbeitern die Vorteile von SMARTCRM näher und zeigten ihnen, welche Erleichterungen im täglichen Arbeiten das neue CRM-System ermöglicht. So nahm die Akzeptanz für SMARTCRM stetig zu. Auch von der Anbindung weiterer Abteilungen an das CRM-System erwartet sich Bremicker sehr viel.