Seit 2020 arbeitet die Rudolf Storz GmbH im Vertrieb und Einkauf mit SMARTCRM. Das Unternehmen hatte zuvor bereits ein CRM-System im Einsatz, das jedoch keine optimale Anbindung an die genutzte ERP-Lösung Majesty bot. Darum entschied man sich zu einer Ablöse der CRM-Software. Als langjähriger Kooperationspartner der majesty GmbH überzeugten wir im Auswahlprozess mit unserer Standardschnittstelle an das ERP-System und unserem damit verbundenen Know-how. Darüber hinaus punktete unsere CRM-Lösung mit ihrer großen Anwenderfreundlichkeit und intuitiven Bedienung.
Anforderungen
- Ein innovatives, anwenderfreundliches CRM-System
- Schnittstelle zum ERP-System Majesty
- SRM-Funktionalitäten für den Einkauf
Standardanbindung an Majesty
Über die Schnittstelle übernimmt SMARTCRM aus Majesty Kunden, Angebote inklusive der Positionen, Artikel(-gruppen) sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz-, Auftragsbestandspositionen und offene Posten. Letzteres wertet SMARTCRM aus und stellt es den Mitarbeitern in Controlling, Vertrieb und Einkauf in zahlreichen BI-Analysen zur Verfügung. Somit konnte eine weitere wichtige Anforderung des Medizintechnik-Herstellers an die CRM-Lösung erfüllt werden. Vor der CRM-Einführung waren Auswertungen nur im ERP-System möglich oder wurden von den Mitarbeitern manuell in Microsoft Excel erstellt. Heute stehen sie per Knopfdruck aktuell auf dem Bildschirm bereit – und das auf ganz unterschiedlichen Ebenen. So stellt SMARTCRM beispielsweise Auftrags- und Lieferübersichten bereit. Auch die aktuellen Kundenumsätze sind jederzeit einsehbar und können mit den entsprechenden Vorjahreswerten verglichen werden. Dies ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Trends und eine gezielte Vertriebsarbeit. Hierfür stehen den Mitarbeitern die wichtigsten Auswertungen und Diagramme bereits auf ihrem Startbildschirm, dem SMART Board, zur Verfügung.
Projektziele
- Umfangreiche BI-Analysen wie bspw. Auftrags- und Lieferübersichten
- Selektion der Empfänger und Versand von Serien-E-Mails
Kundenbezogene Analysen sind direkt in der Kundenakte aufrufbar. Diese bündelt darüber hinaus die gesamte Kommunikation mit dem Kunden. Hierzu werden E-Mails automatisch über Microsoft Exchange aus den lokalen Outlook-Konten der Mitarbeiter in die jeweilige SMARTCRM-Kundenakte importiert. Somit bleibt der Gesamtüberblick jederzeit für alle gewährleistet, und die Mitarbeiter sind immer darüber informiert, wer was mit wem besprochen hat. Vervollständigt wird der 360°-Blick durch die aus Majesty importierten und in der Kundenakte archivierten Angebote inklusive der jeweiligen Positionen. Dies ermöglicht den Vertriebsmitarbeitern eine optimale Nachverfolgung.
SRM mit CRM
Die Einkaufsabteilung arbeitet ebenfalls mit SMARTCRM. So wird das entsprechende Zahlenmaterial – Bestellbestandspositionen und (offene) Rechnungen – über die Schnittstelle aus Majesty übernommen und analog zu den Verkaufszahlen in vielfältigen Auswertungen aufbereitet zur Verfügung gestellt. Auch die Lieferanten werden aus dem ERP-System importiert und können in SMARTCRM detailliert klassifiziert werden. Ergänzt um die gesamte Kommunikationshistorie bietet die Lieferantenakte in SMARTCRM somit jederzeit den aktuellen Gesamtüberblick über alle Lieferantenbeziehungen.
Abbildung von Mandanten
Schwesterfirma der Rudolf Storz GmbH ist die medical bees GmbH, die ebenfalls SMARTCRM einsetzt. Damit die Mitarbeiter jeweils nur mit den von Ihnen benötigten Informationen arbeiten, werden die beiden Firmen als eigene Mandanten abgebildet. Bei Bedarf ist natürlich auch der mandantenübergreifende Blick auf die CRM-Daten möglich, um beispielsweise BI-Auswertungen kumuliert betrachten zu können.
Serien-E-Mails aus dem CRM
In naher Zukunft ist die Nutzung von SMARTCRM in der Marketing-Abteilung geplant. Denn die CRM-Lösung bietet mit der Vergabe frei definierbarer Merkmale zu Adressen und Ansprechpartnern sowie umfangreichen Selektionsmöglichkeiten die optimalen Werkzeuge für eine genaue Zielgruppendefinition im Rahmen einer Marketingaktion. Darüber hinaus möchte der Medizintechnik-Hersteller auch die Serien-E-Mails direkt aus SMARTCRM heraus versenden – mit der Anbindung an Microsoft Office sowie hinterlegten Textbausteinen ist dies komfortabel möglich.
Optimale Betreuung
Die Rudolf Storz GmbH ist mit dem Support durch die SMARTCRM GmbH sehr zufrieden und lobt die schnelle Unterstützung durch das Hotline-Team. Auch die SMARTCRM-Projektleitung überzeugt mit kompetenter Betreuung.
Mit SMARTCRM konnten wir unsere Vertriebsprozesse übersichtlicher und transparenter gestalten. Im Einkauf erleichtern uns beispielsweise Listen im CRM-System die Arbeit. Und haben wir einmal eine Anfrage rund um SMARTCRM, hilft uns das dortige Hotline-Team schnell und unkompliziert weiter.
Birgit Humm, Sales Manager bei der Rudolf Storz GmbH
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