Kinshofer GmbH

Seit 2008 unterstützt SMARTCRM die Kinshofer Gruppe im Vertriebsaußendienst und –innendienst, im Einkauf sowie in der Geschäftsführung. Ein großer Vorteil für Kinshofer ist die Mandantenfähigkeit von SMARTCRM, denn inzwischen gehören fast 30 Unternehmen der Gruppe an. Momentan werden sechs Standorte – Deutschland, Frankreich, Italien, Großbritannien, USA und Kanada – als eigene Mandanten im CRM-System abgebildet, weitere werden folgen. Die Mandanten sowie das umfangreiche Rechtesystem gewährleisten, dass den Mitarbeitenden genau die CRM-Informationen zur Verfügung stehen, die sie für ihre Arbeitsprozesse benötigen. Und der Geschäftsführung ist jederzeit der mandantenübergreifende Gesamtüberblick möglich.

Ein weiteres Plus in diesem Zusammenhang ist unser großes Schnittstellen-Know-how, denn die Tochterunternehmen bzw. Standorte setzen zum Teil eigenständige und unterschiedlich konfigurierte ERP-Systeme ein, die jedoch alle problemlos an SMARTCRM angebunden werden können. Auch der deutsche Stammsitz Kinshofer GmbH startete bei der SMARTCRM-Einführung 2008 mit einer Schnittstelle zu Baan, wechselte dann aber zu Infor LN. Dank unseres über Jahrzehnte gewachsenen ERP-Wissens war dieser Umstieg für uns kein Problem, und alle Daten konnten unproblematisch übernommen werden.

SMARTCRM importiert aus den ERP-Systemen Kunden, Artikel(-gruppen), Angebote, Sonderpreise sowie das Zahlenmaterial: Umsatz-, Auftragsbestands-, Deckungsbeitragspositionen und offene Posten. Da die CRM-Lösung über vielfältige BI-Funktionalitäten verfügt, werden die ERP-Zahlen per Drill-Down auf verschiedenen Ebenen – von der Gesamtunternehmenssicht über die Kundenebene bis hinab auf die einzelnen Artikel – unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Währungen ausgewertet und auf Knopfdruck aktuell zur Verfügung gestellt. Soll-/Ist- sowie Vorjahresvergleiche vervollständigen den Rundumblick. Damit sind Geschäfts- und Vertriebsleitung zu jedem Zeitpunkt beispielsweise über das Konsumverhalten der Kunden, die meistverkauften Artikel je Vertriebsgebiet sowie Trends informiert. Ein großer Vorteil: Umsatz- und Auftragsbestandspositionen werden auf Stücklisten gebucht. So kann im CRM-System der Umsatz für alle einzelnen Anbauteile je Kran oder Bagger angezeigt werden. Auch die für das Unternehmen wichtigen Informationen zum erwartbaren Deckungsbeitrag sowie zu Herstellkosten sind jederzeit einsehbar. Die Nutzung unserer CRM-Lösung hat die Auswertungsmöglichkeiten für Kinshofer nachhaltig vereinfacht und gewährleistet eine optimale, zielgerichtete Vertriebsarbeit.

Ergänzt werden diese wichtigen Informationen um die Zielvereinbarungen. Denn diese werden von Kinshofer ebenfalls auf Quartals- bzw. Jahresebene in SMARTCRM gepflegt. So zeigt die CRM-Lösung den Vertriebsmitarbeitenden sowohl die Soll-Zahlen als auch den aktuellen Stand ihrer Zielerreichung. Dieser Überblick sowie Listen mit den aktuellen Kunden im Plus bzw. Minus ermöglichen dem Unternehmen eine effiziente Planung und Steuerung der nächsten Vertriebsschritte und bei Bedarf das frühzeitige Einleiten von Maßnahmen.

Auch die Projektverwaltung erfolgt in SMARTCRM. Dabei wird jedes Vertriebsprojekt, untergliedert in die unterschiedlichen Vorgänge, inklusive aller Beteiligten sowie der kompletten Aktivitätenhistorie in der elektronischen Projektakte dokumentiert. Die Angebote werden als PDF-Dateien inklusive der Positionen aus dem ERP-System übernommen und automatisch in der Projektakte archiviert. Somit bleiben alle Projekte immer nachvollziehbar, und fällige Angebote können dank Übersichten sowie Erinnerungen lückenlos nachverfolgt werden.

Die Prozesse im Außendienst werden von SMARTCRM ebenfalls unterstützt. Für die Besuchsplanung nutzt das Team den SMARTCRM.Organizer, der ihnen mit Tages- und Wochenplänen, Fälligkeiten und Erinnerungen eine komfortable und übersichtliche Terminplanung ermöglicht. Die Vertriebsleitung ist mit einem Blick in den Terminplan zu jedem Zeitpunkt darüber informiert, wer in den folgenden Tagen welche Kunden besucht und was dort besprochen werden soll. Auch interne Meetings und Ressourcen können mit dem Organizer schnell und einfach geplant werden.

In Kürze wird auch die Einkaufsabteilung mit SMARTCRM arbeiten, um Kinshofer den mandantenübergreifenden Blick über sämtliche Einkäufe und damit die Entwicklung zielgerichteterer Einkaufsstrategien zu ermöglichen. Dann werden über die Schnittstelle auch Lieferanten, Bestellungen, Bestellbestand sowie (offene) Rechnungen aus Infor LN ins CRM-System übernommen. Dort kann das Einkaufs-Team dann alle Lieferanten detailliert klassifizieren und jederzeit die vollständige Aktivitätenhistorie rund um Anfragen oder Bestellungen einsehen. Das Zahlenmaterial aus dem ERP-System wird SMARTCRM unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Währungen auswerten und in vielfältigen SRM-Analysen auf Knopfdruck bereitstellen. Somit bleibt beispielsweise jederzeit nachvollziehbar, wer was mit welchem Lieferanten besprochen hat, wie der aktuelle Bestellbestand aussieht und welche Rechnungen fällig sind.

Nicht nur mit dem CRM-System ist Kinshofer sehr zufrieden, auch mit der Betreuung durch die SMARTCRM GmbH. So werden neue Anforderungen von den SMARTCRM-Projektleitern zügig in SMARTCRM umgesetzt, und bei Support-Anfragen hilft das Hotline-Team schnell und kompetent weiter.