Jacob GmbH

2005 führte die Jacob GmbH die CRM-Software SMARTCRM im Vertrieb und Qualitätswesen ein. Ziel war die Optimierung der Geschäftsprozesse sowie die Schaffung einer einheitlichen Datenbasis. Des Weiteren sollte eine transparente Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern geschaffen werden. Heute nutzt das Unternehmen 28 SMARTCRM-Lizenzen im Innen- und Außendienst. Aufgrund der präzisen Vorstellungen von Jacob, welche Informationen und Prozesse in SMARTCRM abgebildet werden sollen, konnte die Software inklusive aller kundenspezifischen Anpassungen nach nur zwei Monaten installiert werden.

Anforderungen

  • Besuchswesen mit Besuchsplanung und Dokumentation
  • Detaillierte Absatzanalysen mit Filtermöglichkeiten
  • Offlline-Zugriff des Außendienstes auf SMARTCRM
  • Schnittstelle zu proALPHA

Schnittstelle zu proALPHA

Damit die Mitarbeiter bestmöglich mit Kundeninformationen versorgt sind, ist SMARTCRM über eine Schnittstelle mit dem ERP-System proALPHA verbunden. Hierüber importiert SMARTCRM alle vertriebsrelevanten Informationen, u. a. Kunden- und Artikelstammdaten sowie Umsatzzahlen. Somit stehen den Mitarbeitern alle Informationen über Kunden und Interessenten in übersichtlicher und detaillierter Form in der Adressakte von SMARTCRM zur Verfügung. Für den Außendienst gibt es eine Offline-Version von SMARTCRM, so kann dieser auch unterwegs Daten abrufen und erfassen. Im Jahr 2007 entschied sich Jacob das bis dahin genutzte ERP-System durch proALPHA abzulösen – ein Systemwechsel, der Anpassungen der Schnittstelle zur Folge hatte. Aufgrund der flexiblen Schnittstelle zwischen CRM- und ERP-System konnte das Tagesgeschäft auch während der Umstellung ungehindert fortgesetzt werden. In SMARTCRM verwalten die Mitarbeiter alle stattgefundenen und geplanten Aktivitäten. Dabei legt das Unternehmen besonderen Wert auf zusätzliche Informationen des Kunden oder Interessenten. So erfassen die Mitarbeiter u. a. die Branche des Kunden, dessen Potenzial sowie geeignete Produkte. Mit wenigen Klicks gelangen die Mitarbeiter zu Hintergrundinformationen, z. B. kürzlich gekaufte Produkte, Zahlungsbedingungen, wann der letzte Besuch stattfand oder welche Produktunterlagen der Kunde erhalten hat.

Projektziele

  • CRM als zentrales Informations- und Kommunikationsmedium
  • Optimierung der Geschäftsprozesse
  • Schaffung einer einheitlichen Datenbasis
  • Transparente Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern

Adressschnellerfassung

Jacob nutzt die Schnellerfassung von SMARTCRM – eine Funktion, über die in einem Arbeitsschritt die wichtigsten Informationen dokumentiert und Folgeaktionen angestoßen werden. Damit bringt das CRM-System den Mitarbeitern besonders auf Messen eine große Erleichterung. Sie erfassen Adressen, Aktivitäten und den Bedarf, z. B. dass ein Katalog gewünscht wird. Der Innendienst kann schnell reagieren und die erforderlichen Unterlagen am Folgetag versenden.

Optimale Besuchsplanung

Für die Besuchsplanung bietet SMARTCRM eine effektive Workflowsteuerung über die Aufgaben- und Terminplanung. So ermittelt die CRM-Software anhand der Kundenklassifikation die Besuchshäufigkeit und versendet Aufgaben zur Terminvereinbarung an die Außendienstmitarbeiter. Damit wird sichergestellt, dass Kunden regelmäßig besucht werden. Den Besuch dokumentiert der Außendienst im Besuchsbericht, über den sich auch Folgeaktionen steuern lassen. Möchte ein Kunde z. B. einen speziellen Produktkatalog, setzt der Außendienstmitarbeiter nur einen Haken im Besuchsbericht. SMARTCRM versendet daraufhin automatisch eine Aufgabe an den Innendienst, dass dieser Katalog an den Kunden geschickt werden soll. Wichtige Informationen kann der Außendienst über ähnliche Automatismen an das Qualitätswesen, die Vertriebsleitung oder die Geschäftsführung senden. Auf diese Weise erfolgt eine klare und reibungslose Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst ohne zeitraubende Rückfragen und Missverständnisse.

Umfangreiche Auswertungen

Dank der vielen Analysemöglichkeiten ist Jacob in der Lage, individuelle Abfragen und Auswertungen über Kunden oder Verkaufsgebiete auf Knopfdruck zu erstellen. Per ERP-Schnittstelle importiert SMARTCRM Umsatzzahlen und bereitet die Zahlen für taggenaue Auswertungen auf. Mit der Drill-Down-Funktion können die Mitarbeiter die Zahlen bis auf Artikel- bzw. Rechnungspositionsebene analysieren. SMARTCRM bietet bereits im Standard zahlreiche Analysen der Umsatzdaten, z. B. Jahresumsatz pro Mandant über beliebig viele Jahre, Artikelgruppenumsatz pro Verkaufsgebiet oder offene Posten pro Kunde. Die SMARTCRM GmbH ergänzte für Jacob die Auswertungen um Sonderpreise und Rahmenverträge sowie verschiedene Filtermöglichkeiten. Damit wissen die Mitarbeiter z. B., welche Menge ein Kunde aus seinem Rahmenvertrag bereits abgerufen hat bzw. welche noch offen ist.

Fazit

Die Jacob GmbH hinterlegt alle Daten unabhängig von der Art und des Kommunikationskanals in SMARTCRM, u. a. Telefonate, E-Mails, Besuche und Reklamationen. So können die Mitarbeiter alle Vorgänge beim Kunden verfolgen, sich auf Besuche und Auskünfte besser vorbereiten und kompetent auf Kundenwünsche reagieren. Mit dieser Informationsbasis erreicht das Unternehmen eine optimale Kundenbetreuung. Durch die geschaffene Transparenz verläuft auch die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst schnell und reibungslos. Mit SMARTCRM ist Jacob außerdem in der Lage, Wettbewerbsinformationen, die Kundenzufriedenheit und das Kundenpotenzial auszuwerten. Die Ergebnisse helfen dem Unternehmen dabei, seine Geschäftsprozesse weiter zu optimieren.

Seit der Installation von SMARTCRM konnten wir die Kundenbetreuung stetig verbessern. Dank der gesammelten Informationen und der guten Analysemöglichkeiten erkennen wir bestehendes Verbesserungspotenzial und können umgehend darauf reagieren. Durch die große Akzeptanz seitens unserer Mitarbeiter ist SMARTCRM aus unserem Tagesgeschäft nicht mehr wegzudenken.

Bernd Bohl, Kaufmännischer Leiter der Jacob GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

Jacob setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und proALPHA: