Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co.KG

Seit 2003 setzt die Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co. KG SMARTCRM ein – und das heute praktisch unternehmensweit. Denn SMARTCRM ist bei Herrmann Ultraschall immer weitergewachsen. Inzwischen arbeiten mehr als 200 Mitarbeitende im Vertriebsaußen- und -innendienst, in der Auftragsabwicklung, der Entwicklung, im Service und im Marketing mit der CRM-Lösung. Dabei ist nicht nur der deutsche Stammsitz an SMARTCRM angebunden, sondern auch die Standorte in den USA, China und Japan. Diese werden über insgesamt vier Mandanten im CRM-System abgebildet, sodass den dortigen Mitarbeitenden jeweils nur die Daten zur Verfügung stehen, die für Sie tatsächlich relevant sind. Selbstverständlich ist jedoch auch jederzeit der standortübergreifende Gesamtblick auf alle Informationen möglich.

Anforderungen

  • Anbindung des CRM-Systems an abas-ERP
  • Umfangreiche Projektverwaltung
  • Mehrsprachige, mehrwährungsfähige Angebotsschreibung
  • Preiskalkulation für herzustellende Werkzeuge
  • Termin- und Aufgabenplanung

Wichtig ist für Herrmann Ultraschall das optimale Zusammenspiel zwischen dem eingesetzten ERP-System abas und der CRM-Lösung. Dank unseres über Jahrzehnte gewachsenen Schnittstellen-Know-hows und unserer großen Erfahrung im abas-Umfeld konnten wir diese Anforderung optimal umsetzen. So haben wir abas über eine bidirektionale Standardschnittstelle angebunden, dabei jedoch auch zahlreiche individuelle Kundenbedürfnisse umgesetzt. Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM aus der ERP-Lösung Stamm- und Bewegungsdaten wie Kunden, Artikel(-gruppen), Artikelbilder, Sonderpreise, Geräte, Wertetabellen sowie das Zahlenmaterial: Umsatz-, Auftragseingangs-, Auftragsbestandspositionen und offene Posten. In umgekehrte Richtung übergibt SMARTCRM Kunden und Auftragspositionen an abas-ERP. Ein großer Vorteil ist auch der direkte Aufruf von abas sowohl aus der SMARTCRM-Kunden- als auch der Projektakte heraus. SMARTCRM wertet das Zahlenmaterial aus abas auf verschiedenen Ebenen aus und bereitet es in vielfältigen Analysen auf. Da Herrmann Ultraschall darüber hinaus auch Power BI einsetzt, stellt SMARTCRM kundenbezogene CRM-Daten, beispielsweise zu Angeboten, automatisch für Power BI bereit.

Projektziele

  • Abbildung von internen Workflows
  • Optimale Außendienstanbindung
  • Transparenz vertrieblicher Zielerreichung
  • Professionelle zielgruppenorientierte Mailings

 

Dem Außendienst stehen alle vertriebsrelevanten Informationen direkt im CRM-System zur Verfügung – entweder offline über die Notebooks, online per App auf den Smartphones oder per RD-Zugriff auf die zentrale Datenbank. Hierzu zählt z. B. die aktuelle Erreichung der Zielvereinbarungen, die in SMARTCRM von Herrmann Ultraschall detailliert und nach Geschäftsbereichen gegliedert verwaltet werden. Die Mitarbeitenden können mit einem Klick in SMARTCRM eine Übersicht aller von ihnen zu erreichenden Ziele inklusive einer Gegenüberstellung der Ist- und Soll-Werte einsehen, bleiben damit immer aktuell informiert und können bei Bedarf entsprechend agieren. 

Ein weiterer Schwerpunkt der CRM-Nutzung bei Herrmann Ultraschall ist die Projektverwaltung. Vertriebsprojekte werden von der Erstanfrage bis zum Projektabschluss und darüber hinaus in SMARTCRM dokumentiert. Dabei unterscheidet das Unternehmen zwischen Haupt- und Folgeprojekten, wobei es sich beispielsweise um eine Machbarkeitsanalyse und die sich daraus ergebende Maschine handeln kann. Letztere wird in einer eigenen Projektakte verwaltet, ist aber mit dem Hauptprojekt verknüpft. Dies verbessert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern ermöglicht sowohl den Blick auf die einzelnen Projekte als auch den Gesamtüberblick. In der Projektakte bündelt SMARTCRM alle Beteiligten sowie die gesamte Kommunikation. Zur Vervollständigung der Aktivitätenhistorie werden die E-Mails aus den zahlreichen lokalen Microsoft-Outlook-Konten über SMARTCRM.Exchange.Sync nach SMARTCRM importiert und automatisch in der entsprechenden Kunden- und Projektakte hinterlegt. Über spezifische Pflichtfelder werden relevante Rahmenparameter zur Anwendung sowie zu den Kundenbedürfnissen abgefragt, was schlussendlich in einer detaillierten Projektbewertung mündet.

Auch die Angebotsschreibung erfolgt direkt in der CRM-Lösung. Im CRM-System hinterlegte Dokumentvorlagen, mehrsprachige, bebilderte Artikeltextbausteine sowie eine Preisfindung unter Berücksichtigung von Rabatten und Währungen ermöglichen eine schnelle, unkomplizierte Angebotserstellung. Ein großer Vorteil ist für Herrmann Ultraschall auch die dank der Schnittstelle zu abas mögliche Preiskalkulation der zu fertigenden Sonotroden im CRM-System. Die entsprechenden Basisdaten für die Kalkulation werden aus abas-ERP importiert und bei einer dortigen Änderung automatisch auch in SMARTCRM aktualisiert. Auf dieser Grundlage erfolgt dann für jedes Angebot eine individuelle Preisermittlung im CRM-System. Vor Einführung des Kalkulators wurde mit mischkalkulierten Baukasten-Artikeln gearbeitet, die ein großes Spektrum abdeckten und nur die Ableitung eines groben Richtpreises erlaubten.

Kommt es zu einem Auftrag, wird dieser ebenfalls in der CRM-Lösung vorbereitet und an abas-ERP übergeben. Nach dem Auftrag endet die CRM-Unterstützung nicht: Denn auch sämtliche Details rund um Auftragsabwicklung, Technik, Produktion und Tickets werden in der Projektakte dokumentiert und können detailliert analysiert werden. Auswertungen zu fälligen Angeboten, dem Forecast oder der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer sind nur einige Beispiele, die Herrmann Ultraschall die zielgerichtete Vertriebsarbeit und kompetente Kundenbetreuung vereinfachen. Dabei setzt das Unternehmen auch stark auf die Aufgaben- und Terminplanung im SMARTCRM.Organizer. So sorgt beispielsweise die Dokumentation sämtlicher Servicetermine im Terminplan für eine optimale Planung und Ressourcennutzung. Funktionen wie Erinnerungen und Fälligkeiten sind dabei wertvolle Unterstützer.

Die Marketingabteilung setzt ebenfalls SMARTCRM ein. Größter Vorteil ist hierbei die Standardschnittstelle zwischen der CRM-Lösung und dem E-Mail-Marketing-Tool Inxmail Professional. Darin hat Herrmann Ultraschall verschiedene Mailing-Listen und Mailingvorlagen hinterlegt. Die jeweiligen Empfänger werden in SMARTCRM über Merkmale markiert und täglich automatisch per Schnittstelle an Inxmail übertragen. Dort erfolgt dann auch der personalisierte Versand sowie die anschließende Auswertung der Mailings.

SMARTCRM wird bei Herrmann Ultraschall über alle Abteilungen hinweg intensiv genutzt. Ebenso ist der Austausch zwischen dem Unternehmen und der SMARTCRM GmbH. Wöchentliche Treffen von Key Usern und der SMARTCRM-Projektleitung gewährleisten, dass das CRM-Projekt im Fluss bleibt, Fragen schnell beantwortet und neue Anforderungen aufgenommen werden. Da verwundert es nicht, dass Herrmann Ultraschall auch nach zwanzig Jahren SMARTCRM-Nutzung sehr zufrieden ist.

Während abas sich auf die Steuerung von innerbetrieblichen Geschäftsprozessen und die Planung von Ressourcen fokussiert, ist uns mit SMARTCRM die abteilungsübergreifende Integration und Optimierung aller kundenbezogenen Prozesse in Vertrieb, Service, Forschung, Entwicklung und Marketing in exzellenter Weise gelungen. Die globale Nutzung von SMARTCRM sowie die zentrale Dokumentation von Kundenprojekten und -kontakten schaffen die höchstmögliche Transparenz und erlauben die gezielte Kundenansprache. SMARTCRM ist aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken und bildet eine wesentliche Säule des Unternehmenswachstums.

Bernd Breuninger, CRM-Projektleiter bei der Herrmann Ultraschall GmbH & Co. KG

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.LeadLabSMARTCRM.LeadLab
    SMARTCRM.LeadLab

    SMARTCRM.LeadLab

    • Wer interessiert sich für Ihre Produkte?
    • Für was genau interessiert sich das Unternehmen?
    • Passt das Unternehmen zu meiner Zielgruppe?
    • Ist die richtige Zielgruppe auf der Website? Welche Kampagne bringt mir die besten Leads?

    Mit SMARTCRM.LeadLab behalten Sie den zentralen Überblick über heiße Leads und haben jederzeit aktuell Ihre Bestandskunden auf dem Radar.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
      SMARTCRM.Web

      SMARTCRM.Web

      • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
      • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
      • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

      SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
    SMARTCRM.Offline

    SMARTCRM.Offline

    • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
    • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
    • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
    • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

    Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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Verbindung zum ERP-System

Herrmann setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP:

Verbindung zwischen SMARTCRM und Inxmail

Herrmann profitiert im Marketing von der Schnittstelle zwischen SMARTCRM und Inxmail Professional.

Inxmail Professional

Modul

SMARTCRM und Inxmail Professional gewährleisten ein effizientes E-Mail-Marketing. Minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings.

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