Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co.KG

Seit 2003 setzt die Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co. KG SMARTCRM ein – und das heute praktisch unternehmensweit. Denn SMARTCRM ist bei Herrmann Ultraschall immer weitergewachsen. Inzwischen arbeiten mehr als 200 Mitarbeitende im Vertriebsaußen- und -innendienst, in der Auftragsabwicklung, der Entwicklung, im Service und im Marketing mit der CRM-Lösung. Dabei ist nicht nur der deutsche Stammsitz an SMARTCRM angebunden, sondern auch die Standorte in den USA, China und Japan. Diese werden über insgesamt vier Mandanten im CRM-System abgebildet, sodass den dortigen Mitarbeitenden jeweils nur die Daten zur Verfügung stehen, die für Sie tatsächlich relevant sind. Selbstverständlich ist jedoch auch jederzeit der standortübergreifende Gesamtblick auf alle Informationen möglich.

Wichtig ist für Herrmann Ultraschall das optimale Zusammenspiel zwischen dem eingesetzten ERP-System abas und der CRM-Lösung. Dank unseres über Jahrzehnte gewachsenen Schnittstellen-Know-hows und unserer großen Erfahrung im abas-Umfeld konnten wir diese Anforderung optimal umsetzen. So haben wir abas über eine bidirektionale Standardschnittstelle angebunden, dabei jedoch auch zahlreiche individuelle Kundenbedürfnisse umgesetzt. Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM aus der ERP-Lösung Stamm- und Bewegungsdaten wie Kunden, Artikel(-gruppen), Artikelbilder, Sonderpreise, Geräte, Wertetabellen sowie das Zahlenmaterial: Umsatz-, Auftragseingangs-, Auftragsbestandspositionen und offene Posten. In umgekehrte Richtung übergibt SMARTCRM Kunden und Auftragspositionen an abas-ERP. Ein großer Vorteil ist auch der direkte Aufruf von abas sowohl aus der SMARTCRM-Kunden- als auch der Projektakte heraus. SMARTCRM wertet das Zahlenmaterial aus abas auf verschiedenen Ebenen aus und bereitet es in vielfältigen Analysen auf. Da Herrmann Ultraschall darüber hinaus auch Power BI einsetzt, stellt SMARTCRM kundenbezogene CRM-Daten, beispielsweise zu Angeboten, automatisch für Power BI bereit.

Dem Außendienst stehen alle vertriebsrelevanten Informationen direkt im CRM-System zur Verfügung – entweder offline über die Notebooks, online per App auf den Smartphones oder per RD-Zugriff auf die zentrale Datenbank. Hierzu zählt z. B. die aktuelle Erreichung der Zielvereinbarungen, die in SMARTCRM von Herrmann Ultraschall detailliert und nach Geschäftsbereichen gegliedert verwaltet werden. Die Mitarbeitenden können mit einem Klick in SMARTCRM eine Übersicht aller von ihnen zu erreichenden Ziele inklusive einer Gegenüberstellung der Ist- und Soll-Werte einsehen, bleiben damit immer aktuell informiert und können bei Bedarf entsprechend agieren. 

Ein weiterer Schwerpunkt der CRM-Nutzung bei Herrmann Ultraschall ist die Projektverwaltung. Vertriebsprojekte werden von der Erstanfrage bis zum Projektabschluss und darüber hinaus in SMARTCRM dokumentiert. Dabei unterscheidet das Unternehmen zwischen Haupt- und Folgeprojekten, wobei es sich beispielsweise um eine Machbarkeitsanalyse und die sich daraus ergebende Maschine handeln kann. Letztere wird in einer eigenen Projektakte verwaltet, ist aber mit dem Hauptprojekt verknüpft. Dies verbessert nicht nur die Übersichtlichkeit, sondern ermöglicht sowohl den Blick auf die einzelnen Projekte als auch den Gesamtüberblick. In der Projektakte bündelt SMARTCRM alle Beteiligten sowie die gesamte Kommunikation. Zur Vervollständigung der Aktivitätenhistorie werden die E-Mails aus den zahlreichen lokalen Microsoft-Outlook-Konten über SMARTCRM.Exchange.Sync nach SMARTCRM importiert und automatisch in der entsprechenden Kunden- und Projektakte hinterlegt. Über spezifische Pflichtfelder werden relevante Rahmenparameter zur Anwendung sowie zu den Kundenbedürfnissen abgefragt, was schlussendlich in einer detaillierten Projektbewertung mündet.

Auch die Angebotsschreibung erfolgt direkt in der CRM-Lösung. Im CRM-System hinterlegte Dokumentvorlagen, mehrsprachige, bebilderte Artikeltextbausteine sowie eine Preisfindung unter Berücksichtigung von Rabatten und Währungen ermöglichen eine schnelle, unkomplizierte Angebotserstellung. Ein großer Vorteil ist für Herrmann Ultraschall auch die dank der Schnittstelle zu abas mögliche Preiskalkulation der zu fertigenden Sonotroden im CRM-System. Die entsprechenden Basisdaten für die Kalkulation werden aus abas-ERP importiert und bei einer dortigen Änderung automatisch auch in SMARTCRM aktualisiert. Auf dieser Grundlage erfolgt dann für jedes Angebot eine individuelle Preisermittlung im CRM-System. Vor Einführung des Kalkulators wurde mit mischkalkulierten Baukasten-Artikeln gearbeitet, die ein großes Spektrum abdeckten und nur die Ableitung eines groben Richtpreises erlaubten.

Kommt es zu einem Auftrag, wird dieser ebenfalls in der CRM-Lösung vorbereitet und an abas-ERP übergeben. Nach dem Auftrag endet die CRM-Unterstützung nicht: Denn auch sämtliche Details rund um Auftragsabwicklung, Technik, Produktion und Tickets werden in der Projektakte dokumentiert und können detailliert analysiert werden. Auswertungen zu fälligen Angeboten, dem Forecast oder der durchschnittlichen Bearbeitungsdauer sind nur einige Beispiele, die Herrmann Ultraschall die zielgerichtete Vertriebsarbeit und kompetente Kundenbetreuung vereinfachen. Dabei setzt das Unternehmen auch stark auf die Aufgaben- und Terminplanung im SMARTCRM.Organizer. So sorgt beispielsweise die Dokumentation sämtlicher Servicetermine im Terminplan für eine optimale Planung und Ressourcennutzung. Funktionen wie Erinnerungen und Fälligkeiten sind dabei wertvolle Unterstützer.

Die Marketingabteilung setzt ebenfalls SMARTCRM ein. Größter Vorteil ist hierbei die Standardschnittstelle zwischen der CRM-Lösung und dem E-Mail-Marketing-Tool Inxmail Professional. Darin hat Herrmann Ultraschall verschiedene Mailing-Listen und Mailingvorlagen hinterlegt. Die jeweiligen Empfänger werden in SMARTCRM über Merkmale markiert und täglich automatisch per Schnittstelle an Inxmail übertragen. Dort erfolgt dann auch der personalisierte Versand sowie die anschließende Auswertung der Mailings.

SMARTCRM wird bei Herrmann Ultraschall über alle Abteilungen hinweg intensiv genutzt. Ebenso ist der Austausch zwischen dem Unternehmen und der SMARTCRM GmbH. Wöchentliche Treffen von Key Usern und der SMARTCRM-Projektleitung gewährleisten, dass das CRM-Projekt im Fluss bleibt, Fragen schnell beantwortet und neue Anforderungen aufgenommen werden. Da verwundert es nicht, dass Herrmann Ultraschall auch nach zwanzig Jahren SMARTCRM-Nutzung sehr zufrieden ist.