Herrmann Ultraschalltechnik GmbH & Co.KG

Das CRM-System sollte die bis zur Einführung bei der Herrmann Ultraschall GmbH & Co. KG praktizierte doppelte Angebotsschreibung durch eine optimierte Angebotsschreibung ersetzen, die direkt in der CRM-Software erfolgt. Das Unternehmen ist international tätig und ist darum auf eine mehrsprachige Angebotsschreibung angewiesen. Seit Februar 2003 setzt Herrmann Ultraschall SMARTCRM mit fast 100 Lizenzen im Innen- und Außendienst sowie im Service erfolgreich ein. Die SMARTCRM GmbH installierte Funktionen für Vertriebsprojekte, Maschinenverwaltung, Absatzauswertung, Zielvereinbarungen und den Datenaustausch von SMARTCRM. Herrmann Ultraschall deckt außerdem die komplette Angebotserstellung über SMARTCRM ab.

Anforderungen

  • Daten aus abas-ERP in SMARTCRM
  • Vorkonfigurierte bidirektionale EDP-Schnittstelle
  • Mehrsprachige Angebotsschreibung
  • Verhandlungsverlauf mit Angebotsvarianten
  • Angebotsverfolgung mit Wiedervorlagen
  • Digitale Adressakte mit allen Informationen zum Kunden

Die Angebotserstellung erfolgt im Modul SMARTCRM.Projekte. Jedes Projekt wird klassifiziert, z. B. mit Phase, Auftragsart, Maschinentyp und Wettbewerbern. Für spätere Auswertungen dokumentiert Herrmann in SMARTCRM alle Projektphasen, z. B. Musterschweißung, Budgetangebot, Angebot, Auftrag oder Lost Order. Lothar Wagner, CRM-Projektleiter erläutert: „Unsere Angebotsschreibung beginnt mit einer Mustervorlage. Dabei handelt es sich um eine vorkonfigurierte Zusammenstellung von Baugruppen, die eine Standardmaschine ergeben. Ein Standardangebot umfasst alle notwendigen Einzelpositionen und eine Auswahl an Optionen.“ Der Umfang der Angebote ist sehr unterschiedlich: Er reicht von wenigen Einzelbaugruppen / Artikeln für z. B. Ersatzteilangebote bis zum Angebot einer individuellen Sondermaschine mit bis zu 100 Positionen. Der Vertrieb passt das Angebot an die Kundenwünsche an. SMARTCRM entfernt alle nicht benötigten Baugruppen auf Knopfdruck. Aktuelle Artikeldaten und Preise importiert SMARTCRM aus der abas Business Suite, so werden die Preise automatisch in den Musterprojekten aktualisiert. „Gerade bei der Angebotsschreibung macht sich die Schnittstelle zwischen CRM und ERP bezahlt. Dank der Schnittstelle verfügen wir in SMARTCRM und abas-ERP immer über aktuelle Informationen, sodass keine doppelte Datenpflege notwendig ist“, so Bernd Breuninger, CRM-Projektleiter.

Projektziele

  • Direkte Angebotstschreibung im CRM-System
  • Mehrsprachige Angebotsschreibung

Als international tätiges Unternehmen benötigt Herrmann eine mehrsprachige Angebotsschreibung in SMARTCRM. Derzeit nutzt Herrmann die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Tschechisch. Weitere Sprachversionen befinden sich im Aufbau. Die komplexen Angebotsvorlagen bzw. Auftragsbestätigungen enthalten umfangreiche technische Angaben pro Artikel. Diese Daten liegen als mehrsprachige Textbausteine in SMARTCRM vor und werden automatisch in das Angebot übernommen.
SMARTCRM erstellt das Angebot in Microsoft Word und kann es auch als PDF-Datei per E-Mail versenden.

Ist der Interessent bzw. Kunde mit dem abgegebenen Angebot nicht zufrieden, kann das Angebot in wenigen Schritten abgeändert werden: Der Vertriebsmitarbeiter legt einen neuen Vorgang im bestehenden Projekt an, kopiert das ursprüngliche Angebot und passt z. B. Rabatte und Ausstattung der Maschine an. Der Verhandlungsverlauf ist damit jederzeit in SMARTCRM nachvollziehbar. „Heute können unsere Vertriebskollegen den gesamten Ablauf vom ersten Angebot über Angebotsvarianten bis zum Auftrag eigenständig bearbeiten“, freut sich Bernd Breuninger über das gelungene Projekt. Im Auftragsfall genügt ein Klick und der Auftrag wird per Schnittstelle ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand in abas-ERP angelegt. Lothar Wagner: „Mit SMARTCRM haben wir unsere Vertriebsprozesse wesentlich vereinfacht.“

Fazit

SMARTCRM optimierte die Angebotserstellung und Angebotsverfolgung bei der Herrmann Ultraschall GmbH & Co. KG. Das Modul SMARTCRM. Projekte unterstützt nachhaltig die Vertriebsarbeit und nutzt über eine Schnittstelle zur abas Business Suite auch die dort hinterlegten Artikel- und Preisinformationen. Dank der Mehrsprachenfähigkeit von SMARTCRM kann das international tätige Unternehmen auch umfangreiche fremdsprachige Angebote erstellen. Das CRM-System ermöglichte Herrmann eine wesentliche Vereinfachung seiner Vertriebsprozesse und damit eine große Zeitersparnis. Bernd Breuninger, CRM-Projektleiter bei Herrmann, äußert über die Arbeit mit der CRM-Software: „SMARTCRM ist eine nicht mehr wegzudenkende Unterstützung.“

Wir haben unsere doppelte Angebotsschreibung eliminiert. Die vertriebsrelevanten Daten sind für unsere Vertriebsmitarbeiter zu jeder Zeit aktuell und weltweit verfügbar. SMARTCRM erleichtert uns den Serviceausbau und die Montageabwicklung.

Bernd Breuninger, CRM-Projektleiter bei der Herrmann Ultraschall GmbH & Co. KG

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

Herrmann setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP:

Verbindung zwischen SMARTCRM und Inxmail

Herrmann profitiert im Marketing von der Schnittstelle zwischen SMARTCRM und Inxmail Professional.

Inxmail Professional

Modul

SMARTCRM und Inxmail Professional gewährleisten ein effizientes E-Mail-Marketing. Minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings.

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