Härterei Gerster AG

Im Jahr 2017 entschied sich die Härterei Gerster AG zur Einführung von SMARTCRM. Mit der CRM-Unterstützung im Innen- und Außendienst sollten interne Vertriebsprozesse optimiert werden, um eine effizientere sowie effektivere Kundenbetreuung gewährleisten zu können – und somit die Bindung und Zufriedenheit der Kunden zu steigern.
Aufgrund der zahlreichen Schnittstellen zum Kunden war für Gerster das Ziel einer Bündelung aller wichtigen kundenbezogenen Informationen und Vereinbarungen von großer Bedeutung. Das CRM-System sollte den Mitarbeitern diese Daten in einer 360-Grad-Sicht jederzeit aktuell und zentral zur Verfügung stellen. Darüber hinaus sollte mit der CRM-Einführung eine optimale Nachverfolgung der Leads vom Erstkontakt über aus-gehende Angebote bis hin zum Auftrag gewährleistet werden.
Bei der CRM-Entscheidung überzeugten wir als CRM-Hersteller und mittelständischer Partner „auf Augenhöhe“ sowie mit der kompetenten Betreuung während des Auswahlprozesses. Unsere CRM-Lösung punktete mit ihrer Flexibilität, dank der auch die kundenspezifischen Anpassungswünsche der Härterei umsetzbar waren.

Anforderungen

  • Intuitive Bedienbarkeit
  • Schnittstelle zum Auftragsmanagementsystem AMS
  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
  • Integration von Microsoft Outlook
  • CTI-Anbindung
  • Mobiles CRM für den Außendienst

Schnittstelle zu AMS

Ein weiterer Pluspunkt war für Gerster die Schnittstelle zum eingesetzten Auftragsmanagementsystem AMS. Hierüber importiert SMARTCRM Adressen, Artikel (Behandlungsverfahren), das Zahlenmaterial – wie Umsatzpositionen, offene Posten und Zahlungsmoral – sowie die Angebotstrefferquote und die Angebote als PDF-Dateien. Letztere werden inklusive ihrer Positionen automatisch in der jeweiligen CRM-Kundenakte hinterlegt und bleiben somit jederzeit nachvollziehbar und auswertbar. Die Zahlen werden über die vielfältigen BI-Funktionalitäten in SMARTCRM analysiert und auf Knopfdruck in verschiedenen Ebenen wie z. B. je Kunde oder Artikel/Behandlungsverfahren zur Verfügung gestellt. Dies erleichtert es den Mitarbeitern bei den monatlichen Vertriebsbesprechungen, beispielsweise Umsatzentwicklungen der Kunden darzustellen oder Bedarfsveränderungen bei den Verfahren zu erkennen.
Mithilfe der bidirektionalen Schnittstelle übergibt SMARTCRM auch Daten zurück an AMS und vereinfacht dadurch die Eröffnung eines Bestandskunden auf Basis der bereits erfassten Daten des Interessenten.

Projektziele

  • Zentrale Bündelung kundenbezogener Informationen in einem System
  • Leadverfolgung vom Erstkontakt bis Auftrag

Im Außendienst jederzeit informiert

Vor der Einführung von SMARTCRM wurden die Auswertungen der Zahlen noch aufwendig in zahlreichen Microsoft-Excel-Listen zusammengetragen, die weder tagesaktuell noch für jeden immer verfügbar waren. Heute stehen die Informationen auch den Außendienstmitarbeitern vor einem Kundenbesuch im Handumdrehen auf dem Bildschirm bereit – außerhalb des Büros entweder per Offline-Zugriff auf ihren Notebooks oder online über die SMARTCRM.App.
Darüber hinaus sind die Mitarbeiter mit einem Blick in die lückenlose Aktivitätenhistorie über etwaige Vereinbarungen, offene Angebote oder von Kollegen bearbeitete Kundenanfragen informiert und können beim Besuch entsprechend agieren. Denn dank der Integration von Microsoft Outlook können wichtige E-Mails der Kunden einfach in die zugehörige Kontakthistorie importiert werden. Die CTI-Anbindung erleichtert Telefonanrufe direkt aus der Kundenakte heraus.

Effizientere Prozesse auch im Innendienst

Dokumentiert der Außendienst einen Kundenbesuch im CRM-System und erstellt Aufgaben für die Kollegen, stehen all diese Informationen auch zeitnah den Mitarbeitern im Innendienst zur Verfügung. Mussten sie früher beispielsweise zur Erstellung der Angebote auf die Anwesenheit der Außendienstkollegen Rücksicht nehmen, macht SMARTCRM ihre Abläufe nun unabhängiger und damit auch effizienter.

Auch die Marketingabteilung profitiert

Im Marketing kommt SMARTCRM bei Gerster ebenfalls zum Einsatz. Die Mitarbeiter profitieren dort von den vielfältigen Selektionsmöglichkeiten, die z. B. einen zielgerichteten Versand der Messeeinladungen an die richtige Zielgruppe ermöglichen. Direkt aus SMARTCRM heraus werden auch die Mailings versendet und Rückmeldungen in der Ansprechpartnerakte dokumentiert.

Ausblick

In Zukunft möchte Gerster neben dem Vertrieb auch weitere Abteilungen stärker an das CRM-System anbinden. Punktuelle Anpassungen zur Verbesserung der Nutzererfahrung sollen dabei unterstützen. Zudem sollen die Möglichkeiten des Moduls SMARTCRM.GeoMap zur Besuchsplanung genutzt werden.

Die Akzeptanz für SMARTCRM im Verkauf ist sehr gut. Auch vertriebsnahe Bereiche sind daran, die CRM-Vorteile für sich zu entdecken. So wurde beispielsweise die regelmäßige Betrachtung der kunden- und artikelspezifischen Umsatzentwicklungen mit SMARTCRM viel einfacher.

Michel Saner, Verkaufsleiter bei der Härterei Gerster AG

EINGESETZTE MODULE:

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
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    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
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    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
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    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
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    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
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      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

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      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

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    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

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    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

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    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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SCHNITTSTELLE

Gerster setzt auf die Schnittstelle zum Auftragsmanagementsystem AMS.