Professionelle Angebotserstellung
Mit SMARTCRM und der im Standard enthaltenen Schnittstelle zu Microsoft Word besteht die Möglichkeit, Angebote direkt aus dem CRM-System heraus zu erstellen. Sie haben die Wahl zwischen Schnellangeboten mit einem festen Layout und umfangreichen Angeboten mit Artikelbildern sowie Erläuterungen zu den einzelnen Positionen. Die nötigen Artikelinformationen können dabei aus unterschiedlichen Datenquellen, z. B. einem ERP-System, eingelesen werden.
SMARTCRM erleichtert die Angebotserstellung z. B. mithilfe von Textbausteinen – für jeden Artikel und in mehreren Sprachen. Auch Sonderpreise, Rabatte o. Ä. können in der CRM-Software festgehalten werden. Soll ein Rabatt jedoch nur für ein einzelnes Angebot gelten, ist dieser bis auf Positionsebene definierbar. Auch die Artikeltexte sind bei Bedarf in jedem Angebot individuell editierbar. Müssen Sie bei einem Projekt ein zweites Angebot erstellen, das nur geringfügig vom ursprünglichen Angebot abweicht, können Sie dessen Positionen inklusive der Textbausteine einfach übernehmen. Das spart Zeit und Aufwand. Die einzelnen Positionen sind Angebotsblöcken zuordenbar, wie z. B. Dienstleistung, Produkte vom Typ A, Wartung etc. So ist das fertige Angebot besonders übersichtlich. Für die Angebote können frei gestaltbare Vorlagen in SMARTCRM hinterlegt werden, sodass alle Angebote in dem Layout versendet werden, das der Corporate Identity und dem entsprechenden Corporate Design des Unternehmens entspricht.
Auch beim Thema Corporate Design, das das gesamte einheitliche Erscheinungsbild eines Unternehmens umfasst, unterstützt SMARTCRM. Ziel des Corporate Designs ist es, ein Unternehmen nach außen als Einheit erscheinen zu lassen sowie einen hohen Wiedererkennungswert zu erlangen. SMARTCRM erfüllt dieses Ziel bei der Angebotserstellung, da im CRM-System frei gestaltbare Vorlagen hinterlegt werden können. So können alle Angebote in dem Layout versendet werden, das dem Corporate Design entspricht – vom Firmenlogo über das Farbkonzept bis hin zum einheitlichen Schriftbild.
Wird das Angebot aus SMARTCRM heraus erstellt, füllt es sich automatisch mit allen nötigen Informationen. Dies beginnt mit dem Anschreiben sowie Empfänger- sowie Bearbeiterdaten und endet mit den Beschreibungen, Bildern und Preisen der angebotenen Artikel. SMARTCRM errechnet automatisch Gesamtpreise, Blocksummen, Rabatte usw. Sie müssen nur noch Ihre Unterschrift unter das Dokument setzen. Beim Speichern des Angebots in SMARTCRM kann zusätzlich zum Word-Dokument eine PDF-Datei erzeugt werden – ein Klick genügt.
Versenden Sie das Dokument per E-Mail aus SMARTCRM heraus, wird diese ebenfalls im CRM-System archiviert. So ist auch der Versand des Angebots dokumentiert. Beim Versand des Angebots ist auch die automatische Erzeugung einer Aufgabe für den zuständigen Mitarbeiter möglich. So können Nachfassaktionen gezielt gesteuert werden.
Optimale Angebotsverfolgung
Alle Dokumente werden zentral in einem System archiviert – egal, ob die Angebote in SMARTCRM erstellt, aus einem ERP-System über die Schnittstelle oder aus einer anderen Datenquelle importiert werden. Dies ermöglicht sowohl eine einfache Verfolgung, als auch eine umfangreiche Auswertung sämtlicher Angebotsphasen. Auf einen Blick stellt SMARTCRM übersichtlich dar, in welchen Phasen sich die Projekte gerade befinden, wieviele Angebote es pro Projekt gab, welche Angebote noch offen sind und welche zu einem Auftrag wurden. So sind alle Projekte nach zahlreichen Kriterien auswertbar. Darüber hinaus bietet SMARTCRM jederzeit einen aktuellen Überblick über den Forecast und gibt Ihnen die Werkzeuge für eine optimale Planung an die Hand.
Auch mobil können alle Angebote jederzeit eingesehen werden. Denn SMARTCRM stellt diese auch offline auf Notebooks oder online über eine App für iOS und Android zur Verfügung.
Mit SMARTCRM erzeugen und verfolgen Sie Ihre Angebote schnell und bequem – und das abteilungsübergreifend sowohl im Innen- als auch im Außendienst, im Büro oder vor einem Kundenbesuch am Notebook. Das CRM-System unterstützt Sie dabei, Ihre Prozesse für Angebotserstellung und -verfolgung optimal zu gestalten. SMARTCRM automatisiert die Arbeitsschritte, stellt dem Vertrieb einheitliche Vorlagen zur Verfügung und gibt Ihm jederzeit einen Überblick über alle versendeten Dokumente. Kein Dokument geht verloren, kein Nachfass-Anruf wird vergessen, und Ihre Kunden und Interessenten erhalten mit geringem Zeitaufwand übersichtliche, CI-konforme Dokumente mit allen relevanten Artikelinformationen.
