CRM-Datenpower für die Profilprofis

Die GARGIULO GmbH:

• Herstellung von Kunststoffprofilen

SMARTCRM bei GARGIULO:

• CRM-Ersteinführung
• Anbindung an das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Einsatz im Vertriebsaußen- und -innendienst und in der Geschäftsführung

Anforderungen und Projektziele:

• Transparente interne und externe Kommunikation
• 360-Grad-Blick über die Kunden
• Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Problemlose Schnittstellenanpassung bei Migration des ERP-Systems in die Cloud
• Vielfältige BI-Auswertungen
• Digitale Messeleaderfassung per mobiler CRM-App
• Umfassende Projektverwaltung

Wir freuen uns sehr, die GARGIULO GmbH als neuen Kunden bei SMARTCRM begrüßen zu dürfen.

Als einer der führenden Profilhersteller produziert das Unternehmen mit über 170 Mitarbeitern und 60 Produktionslinien in fünf Werken.

Im Unternehmen war die mögliche Einführung einer CRM-Lösung bereits ein Thema, als der Zufall nachhalf:  Auf einer Messe traf man die DEFLEX®-Dichtsysteme GmbH, einen Lieferanten von GARGIULO – und zeigte sich beeindruckt über deren Wissen rund um aktuelle Bestellungen und Aufträge von GARGIULO. Denn diese Daten konnte das DEFLEX-Team am Messestand direkt in der SMARTCRM.App einsehen. Wasser auf die Mühlen von GARGIULO. Im weiteren CRM-Auswahlprozess fiel die Entscheidung zugunsten von SMARTCRM, da keine andere Lösung das Unternehmen rundum überzeugen und alle Anforderungen abdecken konnte. Auch die Tatsache, dass neben DEFLEX noch weitere Lieferanten und Kunden des Profilherstellers erfolgreich auf unsere CRM-Lösung setzen, war ein großer Pluspunkt.

Bisher erschwerte eine aufwändige Informationsbeschaffung und die damit einhergehende fehlende Transparenz die Vertriebsprozesse bei GARGIULO. Bedingt durch lokale Datenspeicherung von Microsoft-Excel-Dateien sowie E-Mails oder auch die Dokumentenablage in Papierform mussten Informationen zeitintensiv im Team erfragt werden und gingen im schlimmsten Fall sogar verloren. Das wird sich mit SMARTCRM grundlegend ändern, denn die Software-Lösung ermöglicht eine zentrale Speicherung aller kundenbezogenen Informationen, ein nahezu papierloses Büro sowie die Automatisierung zahlreicher Arbeitsschritte – und dadurch letztendlich digitalisierte, transparente und strukturierte Prozesse.

Das Unternehmen hat bereits Microsoft Dynamics 365 Business Central im Einsatz. Das ERP-System wird von uns über eine Schnittstelle an SMARTCRM angebunden, mithilfe derer kundennahe Informationen automatisiert an die CRM-Lösung übergeben werden. Dazu zählen beispielsweise Kunden-, Lieferanten-, Ansprechpartnerdaten, Waren-/Artikelgruppen und Artikel sowie das Zahlenmaterial – Umsatz-, Auftragsbestandspositionen und offene Posten. In einem zweiten Schritt soll die Schnittstelle bidirektional eingerichtet und Informationen von SMARTCRM an die ERP-Lösung übergeben werden.

Mit der Auswertung der übernommenen ERP-Zahlen stellt SMARTCRM eine wichtige Anforderung sicher: die Bereitstellung detaillierter Absatzanalysen im CRM-System. So behält das Vertriebsteam jederzeit den aktuellen Überblick, wer wann welche Produkte bestellt und bezahlt hat, kann daraus Trendentwicklungen sowie Potenziale ableiten und frühzeitig Vertriebsschritte planen – die optimale Grundlage für eine fundierte Vertriebssteuerung. Darüber hinaus bietet SMARTCRM die Möglichkeit, Diagramme und Übersichten – beispielsweise zu den für GARGIULO wichtigen offenen Posten und Umsätzen – direkt auf dem Startbildschirm einzublenden.

Eines der wichtigsten Ziele des CRM-Einsatzes ist die digitale Leaderfassung auf Messen sowie die dortige Bereitstellung wichtiger CRM-Informationen auf dem Smartphone. Umgesetzt wird dies mithilfe der SMARTCRM.App, über die Visitenkarten abfotografiert werden. Die darauf enthaltenen Kontaktdaten werden von der App automatisch in die entsprechenden Felder der CRM-Akte eingetragen. Gleichzeitig können weitere Informationen zum Messegespräch dokumentiert und Aufgaben versendet werden. Die mühsame Abarbeitung von Visitenkartenstapeln und Leadbögen in Papierform nach der Messe kann sich das Vertriebsteam somit sparen. Stattdessen werden Zeit und Aufwand minimiert, und die Informationen stehen auch dem Innendienst zeitnah zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

Die SMARTCRM.App unterstützt natürlich nicht nur auf Messen, sondern ist für Geschäftsleitung und Vertriebsteam das praktische „CRM für die Hostentasche“. Werden rasch Informationen z. B. über Absprachen oder Verkäufe benötigt, genügt nun ein Blick in die App.

Auch bei der Verwaltung ihrer Projekte wird das Unternehmen von den CRM-Funktionen profitieren. So wird jedes Projekt in einer eigenen Akte angelegt und von der Anfrage bis zum Abschluss in jeder Phase dokumentiert. In Step 2 sollen die Angebote aus dem ERP-System in die Projektakte importiert oder auch die Angebotsschreibung direkt in SMARTCRM genutzt werden. Schon jetzt werden in der Akte alle Beteiligten und Aktivitäten gebündelt. Für die lückenlose Historie werden E-Mails aus Microsoft Outlook über Microsoft Exchange in die entsprechende Kunden- bzw. Projektakte importiert. Termine und Ansprechpartner können ebenfalls zwischen Microsoft Outlook und SMARTCRM synchronisiert werden. Und direkt in Outlook zeigt das CRM-System die wichtigsten Informationen zum Ansprechpartner an.

In Zukunft soll unsere CRM-Lösung auch die Einkaufsabteilung unterstützen. Dafür werden Lieferanten aus Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert und alle Informationen in einer Lieferantenakte hinterlegt. Umfangreiche Klassifikationen sowie die vollständige Kommunikationshistorie runden den 360-Grad-Blick für den Einkauf ab.