ZIMM Maschinenelemente GmbH & Co. KG

Seit 2011 arbeiten die Vertriebsmitarbeiter der ZIMM Maschinenelemente GmbH + Co KG mit SMARTCRM. Ziel der Einführung war die Beseitigung mehrerer Insellösungn zugunsten eines zentralen CRM-Systems, auf das alle Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Darüber hinaus sollten die Zuteilung von Aufgaben zwischen Innen- und Außendienst flexibler gestaltet und der mögliche Verlust von Informationen ausgeschlossen werden. SMARTCRM überzeugte mit seiner Benutzerfreundlichkeit sowie den SRM-Funktionalitäten, die dem Einkauf den Überblick über sämtliche Lieferanteninformationen gewährleisten. Auch der modulare Aufbau war für ZIMM von großem Vorteil, denn diese Flexibilität erlaubt es dem Unternehmen, mit einem Grundsystem zu starten und es bei Bedarf um zusätzliche Module zu erweitern.

Anforderungen

  • Hohe Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität des Systems
  • Bidirektionale Standardschnittstelle zu abas-ERP
  • Datenübernahme aus AS 400
  • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, auch der Einkaufszahlen
  • Lieferantemanagement direkt im CRM-System

Schnittstelle zu abas-ERP
Neben SMARTCRM setzt ZIMM abas Business Suite ein. Als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG konnte der CRM-Hersteller eine Standardschnittstelle zur ERP-Software anbieten und so den Konfigurationsaufwand gering halten. Über die bidirektionale Schnittstelle importiert das CRM-System Angebote, Artikel, Kunden-, Interessenten- und Lieferantendaten sowie das Zahlenmaterial wie Auftragseingang, Auftragsbestand und offene Posten. Auch Einkaufsdaten wie z. B. offene Bestellungen sollen übernommen werden. Da SMARTCRM das führende System für die Neuanlage von Adressen ist, werden diese über die Schnittstelle an abas-ERP übergeben. Eine Dublettenprüfung hilft bei der Adressanlage, doppelte Datensätze zu vermeiden.

Projektziele

  • Beseitigung mehrerer Insellösungen zugunsten eines zentralen CRM-Systems
  • Jederzeit möglicher Zugriff aller Mitarbeiter
  • Flexiblere Zuteilung von Aufgaben zwischen Innen- und Außendienst
  • Verhinderung von Informationsverlusten

Optimierte Vertriebsprozesse

SMARTCRM unterstützt die Vertriebsprozesse bei ZIMM in vielfältiger Weise. So nutzen die Mitarbeiter die CRM-Software u. a. zur Nachverfolgung von Angeboten. Diese werden in der jeweiligen Projektakte angehängt. Damit ist der Überblick über die bei einem Projekt erstellten Angebotsvarianten sowie die entsprechende Kommunikation – E-Mails, Telefonate etc. – mit dem Kunden jederzeit gewährleistet. Auch weitere zugehörige Dokumente und Beschaffungsinformationen werden in SMARTCRM hinterlegt. Diese lückenlose Dokumenten- und Aktivitätenhistorie ist im Vertretungsfall von besonderem Vorteil, da alle Kollegen sich mit einem Blick ins CRM-System über den aktuellen Stand eines Projekts und die Aktivitäten mit einem Kunden informieren können. Die Außendienstmitarbeiter, die Zugriff auf alle Informationen ihrer Kunden haben, nutzen SMARTCRM für ihre Reiseplanung. Dabei unterstützt sie die Umkreissuche direkt im CRM-System.

SRM im CRM-System

Auch aktuelle sowie potenziell interessante Lieferanten werden von ZIMM zentral in SMARTCRM verwaltet und mithilfe von Merkmalen klassifiziert sowie bewertet. Die vollständige Kommunikation, z. B. Anfragen bei Lieferanten und erhaltene Angebote, wird ebenfalls im CRM-System dokumentiert und ist damit durchgängig nachvollziehbar.

Umfangreiche Auswertungen

SMARTCRM stellt für Geschäftsführung, Vertrieb und Einkauf das Zahlenmaterial aus abas-ERP in umfangreichen Auswertungen aufbereitet zur Verfügung, wie z. B. Gebietsumsätze, Vorjahresvergleiche oder SRM-Analysen. Die Schwesterfirmen ZIMM Maschinenelemente und ZIMM Solar sind im CRM-System als zwei Mandanten angelegt und können einzeln ausgewertet werden. Mussten die Analysen vor der CRM-Einführung noch aufwendig auseinanderdividiert werden, sind die aktuellen Zahlen der beiden Firmen sowohl getrennt voneinander als auch kumuliert in SMARTCRM einsehbar.

Integrierung des Call-Centers

ZIMM nutzt SMARTCRM intensiv für seine Marketingkampagnen, wie den Versand personalisierter Serienbriefe und -E-Mails. Merkmale und zahlreiche Selektionsmöglichkeiten im CRM-System ermöglichen eine detaillierte Zielgruppendefinition. Verkaufsaktionen sind so wesentlich gezielter durchführbar. Auch die Mailings selbst können direkt aus SMARTCRM heraus erstellt und versendet werden. Der Innendienst wiederum ist aktuell über die CRM-Software informiert, zu welchem Thema welche Kunden angeschrieben wurden. Setzt ein Kunde sich nach solch einem Mailing mit ihm in Verbindung, weiß er sofort Bescheid und kann ihn kompetent und schnell beraten.

Fazit

ZIMM ist sehr zufrieden mit dem partnerschaftlichen Kontakt und der kompetenten Betreuung durch die SMARTCRM GmbH. Das Unternehmen suchte einen CRM-Hersteller auf Augenhöhe. Diese Anforderung konnte SMARTCRM, selbst ein mittelständisches Unternehmen, voll und ganz erfüllen. Vor der CRM-Einführung arbeitete ZIMM hauptsächlich mit zahlreichen händisch aufbereiteten Microsoft-Excel-Tabellen, z. B. für Stammdatensammlungen, Reiseplanung und Berechnungen, sowie mit Query-Abfragen. SMARTCRM automatisierte viele Prozesse, bündelte Daten für einen zentralen Zugriff und sorgte für eine nachhaltige Verringerung des Aufwands. Für die nahe Zukunft möchte ZIMM noch stärker auf interne Schulungen setzen, damit SMARTCRM auch neue Mitarbeiter so schnell wie möglich bei ihrer Arbeit unterstützen kann.

Die SMARTCRM GmbH bietet uns kompetente Betreuung und einen partnerschaftlichen Kontakt. Als mittelständisches Unternehmen ist der CRM-Hersteller für uns ein Unternehmen auf Augenhöhe mit Handschlagqualität.

Elke Lun, QML/ERP-Projektleitung bei der ZIMM Maschinenelemente GmbH + Co KG

Eingesetzte Module

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    SMARTCRM.Projekte

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    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
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    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
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      SMARTCRM.Planung

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      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

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    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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      SMARTCRM.App

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      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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      SMARTCRM.Offline

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      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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    SMARTCRM.Ziele

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    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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    SMARTCRM.Maschinen

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    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

ZIMM setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP: