ZIMM Maschinenelemente GmbH & Co. KG

Seit 2011 arbeiten die Vertriebsmitarbeiter der ZIMM Maschinenelemente GmbH + Co KG mit SMARTCRM. Ziel der Einführung war die Beseitigung mehrerer Insellösungn zugunsten eines zentralen CRM-Systems, auf das alle Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Darüber hinaus sollten die Zuteilung von Aufgaben zwischen Innen- und Außendienst flexibler gestaltet und der mögliche Verlust von Informationen ausgeschlossen werden. SMARTCRM überzeugte mit seiner Benutzerfreundlichkeit sowie den SRM-Funktionalitäten, die dem Einkauf den Überblick über sämtliche Lieferanteninformationen gewährleisten. Auch der modulare Aufbau war für ZIMM von großem Vorteil, denn diese Flexibilität erlaubt es dem Unternehmen, mit einem Grundsystem zu starten und es bei Bedarf um zusätzliche Module zu erweitern.

Schnittstelle zu abas-ERP
Neben SMARTCRM setzt ZIMM abas Business Suite ein. Als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG konnte der CRM-Hersteller eine Standardschnittstelle zur ERP-Software anbieten und so den Konfigurationsaufwand gering halten. Über die bidirektionale Schnittstelle importiert das CRM-System Angebote, Artikel, Kunden-, Interessenten- und Lieferantendaten sowie das Zahlenmaterial wie Auftragseingang, Auftragsbestand und offene Posten. Auch Einkaufsdaten wie z. B. offene Bestellungen sollen übernommen werden. Da SMARTCRM das führende System für die Neuanlage von Adressen ist, werden diese über die Schnittstelle an abas-ERP übergeben. Eine Dublettenprüfung hilft bei der Adressanlage, doppelte Datensätze zu vermeiden.

Optimierte Vertriebsprozesse

SMARTCRM unterstützt die Vertriebsprozesse bei ZIMM in vielfältiger Weise. So nutzen die Mitarbeiter die CRM-Software u. a. zur Nachverfolgung von Angeboten. Diese werden in der jeweiligen Projektakte angehängt. Damit ist der Überblick über die bei einem Projekt erstellten Angebotsvarianten sowie die entsprechende Kommunikation – E-Mails, Telefonate etc. – mit dem Kunden jederzeit gewährleistet. Auch weitere zugehörige Dokumente und Beschaffungsinformationen werden in SMARTCRM hinterlegt. Diese lückenlose Dokumenten- und Aktivitätenhistorie ist im Vertretungsfall von besonderem Vorteil, da alle Kollegen sich mit einem Blick ins CRM-System über den aktuellen Stand eines Projekts und die Aktivitäten mit einem Kunden informieren können. Die Außendienstmitarbeiter, die Zugriff auf alle Informationen ihrer Kunden haben, nutzen SMARTCRM für ihre Reiseplanung. Dabei unterstützt sie die Umkreissuche direkt im CRM-System.

SRM im CRM-System

Auch aktuelle sowie potenziell interessante Lieferanten werden von ZIMM zentral in SMARTCRM verwaltet und mithilfe von Merkmalen klassifiziert sowie bewertet. Die vollständige Kommunikation, z. B. Anfragen bei Lieferanten und erhaltene Angebote, wird ebenfalls im CRM-System dokumentiert und ist damit durchgängig nachvollziehbar.

Umfangreiche Auswertungen

SMARTCRM stellt für Geschäftsführung, Vertrieb und Einkauf das Zahlenmaterial aus abas-ERP in umfangreichen Auswertungen aufbereitet zur Verfügung, wie z. B. Gebietsumsätze, Vorjahresvergleiche oder SRM-Analysen. Die Schwesterfirmen ZIMM Maschinenelemente und ZIMM Solar sind im CRM-System als zwei Mandanten angelegt und können einzeln ausgewertet werden. Mussten die Analysen vor der CRM-Einführung noch aufwendig auseinanderdividiert werden, sind die aktuellen Zahlen der beiden Firmen sowohl getrennt voneinander als auch kumuliert in SMARTCRM einsehbar.

Integrierung des Call-Centers

ZIMM nutzt SMARTCRM intensiv für seine Marketingkampagnen, wie den Versand personalisierter Serienbriefe und -E-Mails. Merkmale und zahlreiche Selektionsmöglichkeiten im CRM-System ermöglichen eine detaillierte Zielgruppendefinition. Verkaufsaktionen sind so wesentlich gezielter durchführbar. Auch die Mailings selbst können direkt aus SMARTCRM heraus erstellt und versendet werden. Der Innendienst wiederum ist aktuell über die CRM-Software informiert, zu welchem Thema welche Kunden angeschrieben wurden. Setzt ein Kunde sich nach solch einem Mailing mit ihm in Verbindung, weiß er sofort Bescheid und kann ihn kompetent und schnell beraten.

Fazit

ZIMM ist sehr zufrieden mit dem partnerschaftlichen Kontakt und der kompetenten Betreuung durch die SMARTCRM GmbH. Das Unternehmen suchte einen CRM-Hersteller auf Augenhöhe. Diese Anforderung konnte SMARTCRM, selbst ein mittelständisches Unternehmen, voll und ganz erfüllen. Vor der CRM-Einführung arbeitete ZIMM hauptsächlich mit zahlreichen händisch aufbereiteten Microsoft-Excel-Tabellen, z. B. für Stammdatensammlungen, Reiseplanung und Berechnungen, sowie mit Query-Abfragen. SMARTCRM automatisierte viele Prozesse, bündelte Daten für einen zentralen Zugriff und sorgte für eine nachhaltige Verringerung des Aufwands. Für die nahe Zukunft möchte ZIMM noch stärker auf interne Schulungen setzen, damit SMARTCRM auch neue Mitarbeiter so schnell wie möglich bei ihrer Arbeit unterstützen kann.