Seit 2011 unterstützt SMARTCRM die Vertriebsmitarbeiter der STOPA Anlagenbau GmbH. Ziel der CRM-Einführung war die zentrale Verwaltung aller Kundeninformationen in einem System und der jederzeit mögliche Zugriff auf die benötigten Daten. Eine größere Transparenz sollte das CRM-System darüber hinaus im Projektgeschäft ermöglichen. Die Bereitstellung vielfältiger Analysemöglichkeiten in der CRM-Software, z. B. zur Erstellung von Forecastauswertungen, war ebenfalls ein wichtiges Kriterium.
Anforderungen
- Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten
- Lückenlose Aktivitätendokumentation sowie aktuelle Projektinformationen auf einen Blick
- Vollständige Angebotsverfolgung im CRM-System
- Bidirektionale Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP
SMARTCRM überzeugte mit abas-Schnittstelle
Die SMARTCRM GmbH überzeugte den Anlagenbauer unter anderem mit seiner großen Schnittstellen-Kompetenz. Denn STOPA setzt neben SMARTCRM das ERP-System abas Business Suite ein. Als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG konnte der CRM-Hersteller eine bidirektionale Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP bereitstellen.
Projektziele
- Zentrale Verwaltung aller Kundeninformationen
- Transparenter Informationsfluss im Projektgeschäft
- Jederzeit möglicher Zugriff auf umfangreiche Analysen, z. B. Forecast-Auswertungen
Nachhaltige Unterstützung im Projektgeschäft
Um eine effiziente Vertriebssteuerung zu gewährleisten, optimierte SMARTCRM unter anderem das Projektgeschäft des Anlagenbauers. Dank der Dokumentation aller zu einem Projekt gehörenden Aktivitäten ist der Vertrieb jederzeit über den aktuellen Status eines Projekts und die gesamte Kommunikation mit dem Kunden bzw. Interessenten informiert. Ein großer Vorteil für die Mitarbeiter auch im Vertretungsfall: Zeitaufwendige Übergaben vor einem Urlaub und das mühsame Einholen der nötigen Informationen im Krankheitsfall gehören der Vergangenheit an. Ein Blick in SMARTCRM bringt den vertretenden Kollegen bezüglich Absprachen und anstehender Aufgaben schnell auf den aktuellen Stand. Hatte ein Mitarbeiter vor der CRM-Einführung beispielsweise keinen direkten Zugriff auf die lokal gespeicherte E-Mail-Kommunikation zwischen Kollege und Kunde, kann er nun in der Kunden- und Projektakte in SMARTCRM immer auf eine vollständige Aktivitätenhistorie mit sämtlichen E-Mails, Dokumenten und weiteren Informationen zugreifen.
Da STOPA im CRM-System sowohl Kunden- als auch Rechnungs- und Lieferadressen verwaltet, werden diese über die Beziehungsfunktion in SMARTCRM verknüpft. So ist mit einem Klick sichtbar, welche Adressen auf welche Art miteinander in Beziehung stehen.
Vollständige Angebotsverfolgung im CRM-System
Alle von den Vertriebsmitarbeitern erstellen Angebote werden im CRM- System in der jeweiligen Projektakte archiviert. Somit ist eine lückenlose Angebotsverfolgung gewährleistet, und der Projektverlauf ist jederzeit nachvollziehbar.
Umfangreiche Auswertungen des Zahlenmaterials
Aus dem ERP-System importiert SMARTCRM das aktuelle Zahlenmaterial und wertet es auf unterschiedlichen Ebenen detailliert aus. Die mit großem Zeitaufwand verbundene Erstellung von Analysen gehört damit der Vergangenheit an. Heute stehen den Mitarbeitern die Auswertungen mit einem Klick im CRM-System zur Verfügung. Speziell auf die Bedürfnisse von STOPA angepasst stellt SMARTCRM zwei zusätzliche Auswertungen bereit: Eine Analyse zeigt die reinen Umsatzzahlen an, in die andere Auswertung rechnet das CRM-System die Anzahlungen offener Rechnungen mit ein. Diese und viele weitere Standardanalysen, beispielsweise der Umsatz pro Kunde oder Vertriebsgebiet sowie Jahresvergleiche, ermöglichen STOPA eine fundierte Planung und Steuerung der Vertriebsprozesse.
Fazit
Herrschte bei den Mitarbeitern der STOPA Anlagenbau GmbH gegenüber der Einführung eines CRM-Systems im Unternehmen zu Beginn noch eine gewisse Skepsis, überzeugten die Vorteile von SMARTCRM bereits nach kurzer Zeit. Für die nahe Zukunft plant das Unternehmen, SMARTCRM auch für Marketingkampagnen zu nutzen. Mithilfe umfangreicher Filtermöglichkeiten sowie frei definierbarer Merkmale für Adressen und Ansprechpartner können die Marketingmitarbeiter zielgruppengenaue Selektionen der Empfänger durchführen und so die Streuverluste ihrer Kampagnen reduzieren. Auch die Erstellung personalisierter Mailings sowie deren Versand sind direkt im CRM-System möglich. Darüber hinaus möchte der Anlagenbauer die Absatzfunktionen in SMARTCRM erweitern. So wird die SMARTCRM GmbH STOPA weitere, speziell auf die Unternehmensbedürfnisse ausgerichtete Auswertungsmöglichkeiten – auch in Diagrammdarstellung – im CRM-System zur Verfügung stellen.
Die Transparenz innerhalb unserer Projektverwaltung ist dank SMARTCRM deutlich gestiegen. Das ist für Vertriebskollegen, die sich z. B. im Rahmen einer Urlaubsvertretung mit dem Projekt befassen müssen, ein besonders großer Vorteil.
Ralf Gerber, Leiter Vertrieb/Marketing bei der STOPA Anlagenbau GmbH
SMARTCRM.Projekte
SMARTCRM.Inxmail
SMARTCRM.LeadLab
SMARTCRM.DMS
SMARTCRM.ERP
SMARTCRM.Exchange.Sync
SMARTCRM.Absatz
SMARTCRM.Planung
SMARTCRM.Basis
SMARTCRM.Web
SMARTCRM.App
SMARTCRM.Ziele
SMARTCRM.GeoMap
SMARTCRM.Tourenplanung
SMARTCRM.Ticket
SMARTCRM.Maschinen
SMARTCRM.Offline
