Pultex GmbH

SMARTCRM unterstützt seit 2019 die Mitarbeiter der Pultex GmbH im Vertriebsaußen- und Innendienst. Mit der Einführung eines CRM-Systems wollte das Unternehmen mehr Transparenz für alle Mitarbeiter, insbesondere im Außendienst, schaffen. So sollten beispielsweise kein Projekt und kein Angebot mehr aus dem Auge verloren werden. Im Laufe des CRM-Auswahlprozesses stellte Pultex jedoch fest, dass die auf dem Markt angebotene Software oftmals den Unternehmensansprüchen nicht genügte bzw. die Funktionalitäten die Arbeitsprozesse nicht abbilden konnten.

SMARTCRM dagegen überzeugte Pultex gleich auf mehreren Ebenen: So sprachen sowohl der klare Fokus auf das Customer Relationship Management als auch die Flexibilität des CRM-Systems für sich. Der modulare Aufbau und individuelle Konfigurationsmöglichkeiten gewährleisten auch nach der Installation jederzeit Erweiterungen und kundenspezifische Anpassungen. Die SMARTCRM GmbH punktete als CRM-Hersteller sowie der optimalen Betreuung während des Vertriebsprozesses und darüber hinaus. Thomas Bongard, Geschäftsführer der Pultex GmbH, fasst den Auswahlprozess zusammen: „Eigentlich war eine CRM-Software für unser Handelsunternehmen bereits überfällig. Die Wahl der richtigen Software gestaltete sich jedoch sehr schwierig. Denn meist gibt es nur grobe Lösungen von Softwareherstellern, die nichts mit der Realität zu tun haben. SMARTCRM dagegen konzentriert sich nur auf CRM und nicht auch noch auf Warenwirtschaft, Fibu usw.“

Schnittstelle zum ERP-System Sage 100

Über eine Standardschnittstelle wurde das ERP-System Sage 100 schnell und unkompliziert an SMARTCRM angebunden. Hierüber werden automatisch Kunden, Lieferanten, Artikel, Angebote inkl. der Positionen, Muster sowie das Zahlenmaterial – Umsatz- bzw. Auftragsbestandspostitionen und offene Posten – aus Sage übernommen. Wie auch das CRM-System selbst können die Funktionen der Schnittstelle kundenspezifisch angepasst werden. Feinabstimmungen und Erweiterungen sind damit auch im Nachhinein jederzeit möglich. Dies überzeugte auch Pultex-Geschäftsführer Thomas Bongard: „Die Schnittstelle ist klasse, denn auch hier sind die Möglichkeiten unbegrenzt.“

BI-Auswertungen per Klick auf dem Bildschirm

Das Zahlenmaterial wird nicht nur aus dem ERP-System importiert, sondern von SMARTCRM auf unterschiedlichen Ebenen ausgewertet. Vor der CRM-Einführung mussten Analysen aufwändig an die Mitarbeiter verschickt werden, Detailauswertungen waren darüber hinaus nicht möglich. „Die Außendienstmitarbeiter erhielten früher diverse Listen und Auswertungen, aus denen sie sich Informationen zusammensuchen mussten,“ beschreibt Thomas Bongard den Zustand vor SMARTCRM. Heute können alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt genau die aktuellen Analysen aufrufen, die sie gerade benötigen, und damit Entwicklungen und Potenziale schneller erkennen. „Mit SMARTCRM sind sowohl Verkaufszahlen als auch Angebots- und Projektinformationen bis ins kleinste Detail abrufbar, und das in extremer Geschwindigkeit.“

Touren planen, Akitvitäten nachverfolgen

Von diesem Informationsgewinn profitieren auch die Außendienstmitarbeiter, denen per Offline-Zugriff sämtliche CRM-Daten auf ihren Notebooks zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist Pultex im Außendienst die CRM-Unterstützung bei der konsequenten Nachverfolgung der Aktivitäten, beispielsweise dem Angebotsversand oder Kundenanfragen, sowie der Tourenplanung. Beides gewährleistet SMARTCRM: So können die innerhalb einer Tour zu besuchenden Kunden in einer Bing-Maps-Karte visualisiert werden, um dort die optimale Route zu planen. Die entsprechenden Termine werden bequem per Klick im SMARTCRM.Organizer angelegt sowie Planaktivitäten in der Kundenakte erstellt. Somit behalten die Mitarbeiter immer den Überblick über ihre kommenden und bereits gefahrenen Touren. Nach einem Besuch dokumentiert der Außendienstmitarbeiter seinen Bericht komfortabel in der Aktivität und versendet daraus Aufgaben, beispielsweise für den Versand von Angeboten, Mustern oder Infomaterial. Mithilfe von Erinnerungen und Fälligkeiten werden diese bis zum Abschluss nachgehalten. Somit geht keine ausstehende Antwort seitens des Interessenten oder Kunden unter, und die Mitarbeiter sind mit der lückenlosen Aktivitätenhistorie immer über den aktuellen Stand der Kommunikation informiert.

Für Pultex-Geschäftsführer Thomas Bongard sind die Vorteile, die SMARTCRM seinem Vertrieb gebracht hat, deutlich sichtbar: „Wir konnten unsere Vertriebsprozesse optimieren und effizienter gestalten. Vor der CRM-Einführung wurden die Informationen mit Microsoft Excel, Word, OneNote, Outlook und über diverse Apps verwaltet und an verschiedenen Stellen gespeichert. Jetzt haben wir sämtliche Daten zentral in einem System. Das ermöglicht uns eine umfassende Informationsbeschaffung zu einem Kunden – von der Umsatzentwicklung über offene Angebote bis hin zu gekauften Maschinen. Auch die zentrale Dokumentation aller Aktivitäten und ihre Nachverfolgbarkeit sind für uns ein großer Gewinn. Es geht einfach keine Information mehr verloren.“

100 Prozent Akezptanz für SMARTCRM

Da Pultex auch von der Benutzerfreundlichkeit der CRM-Lösung äußert angetan ist, verwundert es nicht, dass SMARTCRM von den Mitarbeitern ausnahmslos akzeptiert wird. Eine Arbeit ohne die CRM-Lösung ist laut Geschäftsführer Bongard bei Pultex keine Option mehr. Für die nahe Zukunft plant das Unternehmen deshalb auch, das gesamte Potenzial auszuschöpfen, das SMARTCRM bietet, und beispielsweise auch die Marketingabteilung anzubinden. „Über kurz oder lang werden wir alle SMARTCRM-Module einsetzen“.