Pultex GmbH

SMARTCRM unterstützt seit 2019 die Mitarbeiter der Pultex GmbH im Vertriebsaußen- und Innendienst. Mit der Einführung eines CRM-Systems wollte das Unternehmen mehr Transparenz für alle Mitarbeiter, insbesondere im Außendienst, schaffen. So sollten beispielsweise kein Projekt und kein Angebot mehr aus dem Auge verloren werden. Im Laufe des CRM-Auswahlprozesses stellte Pultex jedoch fest, dass die auf dem Markt angebotene Software oftmals den Unternehmensansprüchen nicht genügte bzw. die Funktionalitäten die Arbeitsprozesse nicht abbilden konnten.

Anforderungen

  • Flexibles, anpassbares CRM-System
  • Schnittstelle zum ERP-System Sage 100
  • Detaillierte BI-Auswertungen

SMARTCRM dagegen überzeugte Pultex gleich auf mehreren Ebenen: So sprachen sowohl der klare Fokus auf das Customer Relationship Management als auch die Flexibilität des CRM-Systems für sich. Der modulare Aufbau und individuelle Konfigurationsmöglichkeiten gewährleisten auch nach der Installation jederzeit Erweiterungen und kundenspezifische Anpassungen. Die SMARTCRM GmbH punktete als CRM-Hersteller sowie der optimalen Betreuung während des Vertriebsprozesses und darüber hinaus. Thomas Bongard, Geschäftsführer der Pultex GmbH, fasst den Auswahlprozess zusammen: „Eigentlich war eine CRM-Software für unser Handelsunternehmen bereits überfällig. Die Wahl der richtigen Software gestaltete sich jedoch sehr schwierig. Denn meist gibt es nur grobe Lösungen von Softwareherstellern, die nichts mit der Realität zu tun haben. SMARTCRM dagegen konzentriert sich nur auf CRM und nicht auch noch auf Warenwirtschaft, Fibu usw.“

Projektziele

  • Abschaffung von Insellösungen
  • Optimierte Außendienstanbindung
  • Verbesserte Dokumentation und Nachverfolgung der Aktivitäten und Angebote

Schnittstelle zum ERP-System Sage 100

Über eine Standardschnittstelle wurde das ERP-System Sage 100 schnell und unkompliziert an SMARTCRM angebunden. Hierüber werden automatisch Kunden, Lieferanten, Artikel, Angebote inkl. der Positionen, Muster sowie das Zahlenmaterial – Umsatz- bzw. Auftragsbestandspostitionen und offene Posten – aus Sage übernommen. Wie auch das CRM-System selbst können die Funktionen der Schnittstelle kundenspezifisch angepasst werden. Feinabstimmungen und Erweiterungen sind damit auch im Nachhinein jederzeit möglich. Dies überzeugte auch Pultex-Geschäftsführer Thomas Bongard: „Die Schnittstelle ist klasse, denn auch hier sind die Möglichkeiten unbegrenzt.“

BI-Auswertungen per Klick auf dem Bildschirm

Das Zahlenmaterial wird nicht nur aus dem ERP-System importiert, sondern von SMARTCRM auf unterschiedlichen Ebenen ausgewertet. Vor der CRM-Einführung mussten Analysen aufwändig an die Mitarbeiter verschickt werden, Detailauswertungen waren darüber hinaus nicht möglich. „Die Außendienstmitarbeiter erhielten früher diverse Listen und Auswertungen, aus denen sie sich Informationen zusammensuchen mussten,“ beschreibt Thomas Bongard den Zustand vor SMARTCRM. Heute können alle Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt genau die aktuellen Analysen aufrufen, die sie gerade benötigen, und damit Entwicklungen und Potenziale schneller erkennen. „Mit SMARTCRM sind sowohl Verkaufszahlen als auch Angebots- und Projektinformationen bis ins kleinste Detail abrufbar, und das in extremer Geschwindigkeit.“

Touren planen, Akitvitäten nachverfolgen

Von diesem Informationsgewinn profitieren auch die Außendienstmitarbeiter, denen per Offline-Zugriff sämtliche CRM-Daten auf ihren Notebooks zur Verfügung stehen. Besonders wichtig ist Pultex im Außendienst die CRM-Unterstützung bei der konsequenten Nachverfolgung der Aktivitäten, beispielsweise dem Angebotsversand oder Kundenanfragen, sowie der Tourenplanung. Beides gewährleistet SMARTCRM: So können die innerhalb einer Tour zu besuchenden Kunden in einer Bing-Maps-Karte visualisiert werden, um dort die optimale Route zu planen. Die entsprechenden Termine werden bequem per Klick im SMARTCRM.Organizer angelegt sowie Planaktivitäten in der Kundenakte erstellt. Somit behalten die Mitarbeiter immer den Überblick über ihre kommenden und bereits gefahrenen Touren. Nach einem Besuch dokumentiert der Außendienstmitarbeiter seinen Bericht komfortabel in der Aktivität und versendet daraus Aufgaben, beispielsweise für den Versand von Angeboten, Mustern oder Infomaterial. Mithilfe von Erinnerungen und Fälligkeiten werden diese bis zum Abschluss nachgehalten. Somit geht keine ausstehende Antwort seitens des Interessenten oder Kunden unter, und die Mitarbeiter sind mit der lückenlosen Aktivitätenhistorie immer über den aktuellen Stand der Kommunikation informiert.

Für Pultex-Geschäftsführer Thomas Bongard sind die Vorteile, die SMARTCRM seinem Vertrieb gebracht hat, deutlich sichtbar: „Wir konnten unsere Vertriebsprozesse optimieren und effizienter gestalten. Vor der CRM-Einführung wurden die Informationen mit Microsoft Excel, Word, OneNote, Outlook und über diverse Apps verwaltet und an verschiedenen Stellen gespeichert. Jetzt haben wir sämtliche Daten zentral in einem System. Das ermöglicht uns eine umfassende Informationsbeschaffung zu einem Kunden – von der Umsatzentwicklung über offene Angebote bis hin zu gekauften Maschinen. Auch die zentrale Dokumentation aller Aktivitäten und ihre Nachverfolgbarkeit sind für uns ein großer Gewinn. Es geht einfach keine Information mehr verloren.“

100 Prozent Akezptanz für SMARTCRM

Da Pultex auch von der Benutzerfreundlichkeit der CRM-Lösung äußert angetan ist, verwundert es nicht, dass SMARTCRM von den Mitarbeitern ausnahmslos akzeptiert wird. Eine Arbeit ohne die CRM-Lösung ist laut Geschäftsführer Bongard bei Pultex keine Option mehr. Für die nahe Zukunft plant das Unternehmen deshalb auch, das gesamte Potenzial auszuschöpfen, das SMARTCRM bietet, und beispielsweise auch die Marketingabteilung anzubinden. „Über kurz oder lang werden wir alle SMARTCRM-Module einsetzen“.

SMARTCRM ist einfach eine grandiose Software. Hier bei Pultex heißt es nur: Es gibt nichts, was sie nicht kann. Und auch die Betreuung ist perfekt: Der After Sales wird bei SMARTCRM großgeschrieben.

Thomas Bongard, Geschäftsführer der Pultex GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

Pultex setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und Sage 100: