PROJAHN Präzisionswerkzeuge GmbH

Seit 2009 arbeiten die Vertriebs- und Servicemitarbeiter der PROJAHN Präzisionswerkzeuge GmbH mit SMARTCRM, seit 2012 auch die Mitarbeiter im Einkauf. Ziele der CRM-Einführung waren unter anderem eine verbesserte Außendienstanbindung sowie umfangreiche Analysen für eine optimale Vertriebssteuerung. Auch die Prozesse im Service sollten durch den Einsatz des CRM-Systems unterstützt werden. Ein wesentliches Kriterium bei der Entscheidung für SMARTCRM war die bidirektionale Standardschnittstelle zum ERP-System abas Business Suite. SMARTCRM überzeugte PROJAHN mit dem sehr geringen Konfigurationsaufwand sowie seiner langjährigen Kooperationspartnerschaft mit der abas Software AG. Über die Schnittstelle importiert das CRM-System aus abas-ERP Adress- und Ansprechpartnerdaten, Angebote, Aufträge sowie das Zahlenmaterial. SMARTCRM übergibt wiederum neu angelegte oder editierte Ansprechpartner an die ERP-Software.

Anforderungen

  • Standardschnittstelle zur abas Business Suite
  • Offline-Funktionalität
  • Auswertungsmöglichkeiten mit Übergabe an Microsoft Excel
  • Reklamationsmanagement
  • Einsatz von SMARTCRM in französischer Sprache beim Schwesterunternehmen

Zugriff für den Außendienst

SMARTCRM unterstützt nachhaltig die Vertriebssteuerung bei PROJAHN. Vor der CRM-Einführung hatten die Außendienstmitarbeiter keinen Zugriff auf die aktuellen Umsatzzahlen im ERP-System. Auch andere Kundeninformationen erhielt der Außendienst nur in größeren Abständen oder auf Nachfrage. Mit SMARTCRM wurden die Außendienstanbindung sowie die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst optimiert. So stehen den Mitarbeitern dank der Offlinefähigkeit auch unterwegs auf ihren Notebooks der gesamte SMARTCRM-Datenbestand und damit auch alle Kundeninformationen sowie aktuelle Zahlen zur Verfügung. Der schnelle Zugriff auf eine lückenlose Aktivitäten- historie zum Kunden sowie detaillierte Auswertungen ermöglichen den Vertriebsmitarbeitern eine optimale Besuchsvorbereitung. Auch Bonusvereinbarungen sind direkt auf der Adressmaske einsehbar. Vor der CRM-Einführung wurden diese in Microsoft Excel dokumentiert. SMARTCRM zeigt nun nicht nur die aktuelle Bonusstaffel eines Kunden an, sondern auch den für das Erreichen der nächsthöheren Staffel noch fehlenden Umsatz sowie eine Historie der vergangenen Jahre. Nach dem Kundenbesuch wird der Besuchsbericht vom Außendienstmitarbeiter direkt in SMARTCRM erfasst. Über Auswahlfelder dokumentiert der Mitarbeiter mit geringem Zeitaufwand die Wettbewerbssituation. Da diese Felder auswertbar sind, ist jederzeit ein rascher Überblick über die von Kunden eingesetzten Wettbewerbsprodukte und das noch nicht ausgeschöpfte Potenzial möglich. Darüber hinaus wird automatisch eine Aufgabe an einen zuständigen Innendienstmitarbeiter gesendet, z. B. für den Versand von Prospektmaterial. Wird im Anschluss an den Besuch ein Angebot erstellt, importiert SMARTCRM dieses aus abas-ERP und archiviert es beim entsprechenden Kunden als pdf-Datei. Eine lückenlose Angebotsverfolgung ist somit gewährleistet.

Projektziele

  • Verbesserte Außendienstanbindung
  • Umfangreiche Analysen für eine optimale Vertriebssteuerung
  • Unterstützung der Serviceprozesse

Die Zahlen jederzeit im Blick

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM das aktuelle Zahlenmaterial wie Umsatz, Deckungsbeitrag, Auftragsbestand, offene Posten sowie getätigte bzw. offene Bestellungen. Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten auf unterschiedlichen Ebenen inkl. Drill-Down-Funktion ermöglichen die Analyse der Zahlen bis ins Detail, z. B. pro Artikel. Da ein Kunde unter Umständen einem Einkaufsverband angehört, ermöglicht ein Filterfeld die Betrachtung sowohl auf den Kunden bezogen als auch kumuliert auf den gesamten Verband. Die gesamte Umsatzplanung führen Außendienst und Geschäftsleitung auf Basis ihrer Hauptartikelgruppen pro Kunde ebenfalls in SMARTCRM durch – auch offline auf dem Notebook. Die jederzeit vom CRM-System zur Verfügung gestellten Plan-/Ist-Vergleiche sind für PROJAHN ein wesentlicher Maßstab der Erfolgsmessung.

Umfassendes Reklamationsmanagement

Vor der CRM-Einführung wurden Reklamationen in Excel-Listen verwaltet. SMARTCRM gewährleistet nun ein optimales Reklamationsmanagement. Sowohl alle eingehenden Reklamationen als auch die anschließenden Absprachen mit dem Kunden werden im CRM-System dokumentiert. Damit ist der Ablauf jeder Reklamation immer nachvollziehbar, und auch die Kollegen aus dem Vertrieb sind z. B. vor einem Kundenbesuch über aktuelle Serviceaktivitäten informiert. Darüber hinaus nutzt PROJAHN das CRM-System zur Auswertung der Reklamationen, um z. B. Quoten oder anfällige Produkte frühzeitig zu erkennen.

Fazit

Die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst wurde mit Einführung des CRM-Systems deutlich verbessert. So wird z. B. die Verteilung von Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter dank des Versands über SMARTCRM wesentlich einfacher und nachvollziehbarer. Die vom Außendienst erfassten entscheidungsorientierten Besuchsberichte unterstützen PROJAHN bei einer effizienten Kundensteuerung. Auch die Auswertungen sowie Jahres- und Soll-/Ist-Vergleiche zeigen dem Unternehmen frühzeitig Verkaufspotenziale oder Planabweichungen. Dank der vielfältigen Analysemöglichkeiten sind Vertrieb, Produktmanagement und Einkauf jederzeit aktuell über Entwicklungen informiert. So werden die Besuchsberichte sowie die Analysemöglichkeiten von den PROJAHN-Mitarbeitern an SMARTCRM auch besonders geschätzt.

Mit SMARTCRM konnten wir unsere Entscheidungsprozesse hinsichtlich Kunden und Artikeln deutlich beschleunigen. Auswertungen werden direkt durch den Entscheider erstellt und unterstützen ihn nachhaltig bei der Entscheidungsfindung.

Michael Behling, Geschäftsführer der PROJAHN Präzisionswerkzeuge GmbH

Eingesetzte Module

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    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

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      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
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      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
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      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

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    • Ziele definiert – und nun?
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    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
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    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

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    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

PROJAHN setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP: