PAJUNK Medical Produkte GmbH

Die PAJUNK Medical Produkte GmbH entschied sich 2012 für die Einführung von SMARTCRM. Mithilfe des CRM-Systems sollten zum einen die Außendienstanbindung optimiert, zum anderen auch die interne und externe Kommunikation verbessert werden. So war es dem Unternehmen sehr wichtig, dass die Außendienstmitarbeiter jederzeit aktuell über sämtliche Vorgänge und die gesamte Kundenkommunikation informiert sind. Darüber hinaus sollten den Innendienstmitarbeitern vom Außendienst erstellte Dokumente wie z. B. Besuchsberichte, Angebote und Anfragen zur Bemusterung zeitnah zur Verfügung stehen. Ausschlaggebend für die Entscheidung, SMARTCRM einzusetzen, war die Offlinefähigkeit des Systems. Denn damit steht dem Außendienst jederzeit der gesamte CRM-Datenbestand auch unterwegs auf ihren Notebooks zur Verfügung. Ein weiterer großer Vorteil für PAJUNK war die Kooperationspartnerschaft zwischen der SMARTCRM GmbH und der UB-Software Entwicklungs- und Vertriebs-GmbH. So bot der CRM-Hersteller eine Standardschnittstelle zur ERP-Software MAJESTY und konnte den Konfigurationsaufwand dadurch sehr gering halten. Über die Schnittstelle importiert das CRM-System Kunden und Lieferanten, Angebote, Aufträge und Abrufaufträge sowie Umsatz, Deckungsbeitrag und Sonderpreise.

Anforderungen

  • Offline-Zugriff
  • Standardschnittstelle zum ERP-System MAJESTY
  • Lückenlose Dokumentation von Angeboten und Aufträgen
  • Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten der Warenwirtschaftsdaten

Effiziente Kommunikation

SMARTCRM konnte zahlreiche Vertriebsprozesse optimieren und unterstützt PAJUNK damit nachhaltig bei einer erfolgreichen Vertriebssteuerung. So bearbeitet das Unternehmen z. B. Kundenanfragen über das CRM-System. Wünscht der Kunde ein OP-Set oder ein Demogerät, erstellt der Außendienst über einen Button ein Dokument, in das die entsprechenden Artikelpositionen automatisch eingefügt werden, und trägt gleichzeitig den zuständigen Innendienstmitarbeiter in SMARTCRM ein. Dieser erhält daraufhin automatisch eine Aufgabe zur weiteren Bearbeitung. Der Aufwand wird damit so gering wie möglich gehalten, die Kommunikation zwischen Außen- und Innendienst über SMARTCRM funktioniert optimal.

Projektziele

  • Transparente Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst
  • Zugriff des Außendienstes auf alle wichtigen Informationen wie z. B. die gesamte Kundenkommunikation
  • Zugriff des Innendienstes auf alle vom Außendienst erstellten Dokumente wie Besuchsberichte und Angebote

Lückenlose Angebotsverfolgung

Angebote werden über die Schnittstelle aus MAJESTY importiert und in SMARTCRM bei der jeweiligen Adresse inklusive der einzelnen Positionen archiviert. Wird ein überarbeitetes Angebot im ERP-System nochmals gedruckt, wird automatisch auch eine neue PDF-Datei an das CRM-System übergeben. So ist eine lückenlose Angebotsverfolgung gewährleistet. Darüber hinaus wird beim Import automatisch über SMARTCRM eine Aufgabe an den jeweiligen Bearbeiter geschickt, um das Angebot nachzufassen.

Abrufaufträge immer im Blick

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM auch die Aufträge. PAJUNK unterscheidet zwischen Aufträgen und Abrufaufträgen. Das CRM-System ermöglicht es, die Planwerte für ein Abrufkontingent pro Monat zu hinterlegen und so einen Abrufauftrag für das gesamte Jahr zu planen. Damit die Vertriebsmitarbeiter die Abrufaufträge jederzeit im Blick haben, sind sie direkt auf dem SMART Board – dem Startbildschirm der CRM-Software – aufgelistet. Aufträge mit Lieferverzug sind für eine optimale Übersichtlichkeit farblich markiert.
Ebenfalls auf dem SMART Board wird eine Übersicht aller Kunden angezeigt, mit denen im Vergleich zum Vorjahr weniger Umsatz gemacht wurde. So verschaffen sich die Mitarbeiter gleich nach dem Start des Systems einen ersten Überblick und wissen sofort, wo sie ansetzen müssen. Das gilt auch für alle Vertriebsziele: Denn tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche zeigen den Mitarbeitern immer, wo sie gerade stehen.

Umfangreiche Auswertungen

Auch für das Zahlenmaterial wie Umsatz, Deckungsbeitrag und Auftragsbestand stehen zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Da PAJUNK verschiedene Produktbereiche vertreibt – Regionalanästhesie, Laparoskopie und Biopsie –, wurden individuell für das Unternehmen Filter konfiguriert. Diese ermöglichen die Auswahl der Bereiche, die für eine Auswertung berücksichtigt werden sollen. Damit sehen die Mitarbeiter jederzeit mit wenigen Klicks die aktuellen Zahlen aufbereitet auf ihrem Bildschirm. Aus diesem Grund nutzt PAJUNK das CRM-System inzwischen für nahezu alle Umsatz-, Gebiets- und Produktgruppen-Analysen.

Fazit

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern der PAJUNK Medical Produkte GmbH für SMARTCRM ist groß, denn es unterstützt sie in zahlreichen Prozessen und erleichtert Ihnen damit als hilfreiches Werkzeug die tägliche Arbeit. Für eine noch nachhaltigere Unterstützung wird das Unternehmen bald auch seine Leih- und Mustergeräte im CRM- System verwalten. Damit können sich die Mitarbeiter jederzeit mit einem Blick in SMARTCRM einen aktuellen Überblick darüber verschaffen, seit wann sich welche Geräte bei einem bestimmten Kunden befinden. Der Außendienst wird in Zukunft ebenso noch stärker von der Arbeit mit SMARTCRM profitieren. Neben den Notebooks möchte PAJUNK bald Tablet PCs nutzen. Auch auf diesen mobilen Geräten wird den Außendienstmitarbeitern die gesamte CRM-Funktionalität offline zur Verfügung stehen.

Dank SMARTCRM läuft die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst endlich effizient, wichtige Informationen gehen nicht mehr verloren. Abrufaufträge werden leichter und besser überwacht und Angebote zeitnah nachverfolgt. Sehr hilfreich sind auch die Auswertungen, z. B. der zeitnahe Umsatzvergleich, um nicht Äpfel mit Birnen zu vergleichen.

Klaus Holzer, Vertriebsleiter und Mitglied der Geschäftsleitung der PAJUNK Medical Produkte GmbH

Eingesetzte Module

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    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
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      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
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    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
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    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
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    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
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    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
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Verbindung zum ERP-System

PAJUNK setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und MAJESTY: