Janser GmbH

Bereits seit 2005 unterstützt SMARTCRM die Vertriebsprozesse im Innen- und Außendienst der Janser GmbH. Mit der Einführung eines CRM-Systems sollten Kundendaten gebündelt und den Mitarbeitern an zentraler Stelle zu Verfügung gestellt werden, damit diese jederzeit über alle wichtigen Vorgänge beim Kunden informiert sind. Denn vor SMARTCRM wurden Informationen auf unterschiedlichen Medien wie PCs und Karteikarten dokumentiert oder waren auch nur im Gedächtnis eines einzelnen Mitarbeiters „abgespeichert“. Die damit einhergehende Gefahr eines Informationsverlusts sollte mit der CRM-Einführung der Vergangenheit angehören.

Für SMARTCRM entschied sich Janser, da das CRM-System die meisten Anforderungen bereits im Standard erfüllte und somit keine umfangreichen Anpassungen nötig waren. Darüber hinaus punktete die CRM-Lösung mit dem komfortablen Zugriff per Notebook im Außendienst.

Schnittstelle zu Sage b7 und BI-Auswertungen

Neben SMARTCRM setzt Janser das ERP-System Sage b7 ein. Per Schnittstelle werden Adressen, Artikel- und Maschineninformationen sowie das Zahlenmaterial in die CRM-Lösung übernommen. Die Umsatz-, Auftragsbestands- und Deckungsbeitragspositionen sowie offenen Posten wertet SMARTCRM auf verschiedenen Ebenen aus. Damit stehen den Mitarbeitern immer genau die aktuellen Analysen zur Verfügung, die sie gerade benötigen – beispielsweise Verkäufe pro Artikel(gruppe) oder auch Umsätze und verkaufte Produkte je Kunde. Derartige Analysen waren vor der CRM-Einführung nur mit großem Aufwand einsehbar und stehen jetzt in SMARTCRM jederzeit zur Verfügung. So kann das Unternehmen sowohl Trends als auch Potenziale bereits frühzeitig erkennen und den Vertrieb entsprechend steuern.

Transparente Zielvereinbarungen

Auch die Vertriebsziele hinterlegt das Unternehmen im CRM-System. SMARTCRM stellt die erreichten Werte den vorgegebenen Zielen gegenüber. Seine vereinbarten Kennzahlen sowie der tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleich sind somit für den Vertriebsmitarbeiter transparent einsehbar.

Zentrale Informationen für Innen- und Außendienst

Die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst konnte Janser dank SMARTCRM ebenfalls verbessern. Dazu trägt auch der automatische Import der E-Mail-Kommunikation mit den Kunden bei. Über Microsoft Exchange werden die E-Mails aus Microsoft Outlook in der jeweiligen Kundenakte archiviert, sodass zusammen mit der Dokumentation von Besuchen, Telefonaten etc. im CRM-System eine lückenlose Aktivitätenhistorie geschaffen wurde.

Des Weiteren werden auch Informationen zu den verkauften Maschinen wie beispielsweise die Standorte in SMARTCRM archiviert und bilden für den Vertrieb einen wichtigen Baustein für die Rückverfolgbarkeit der Maschinenhistorie. Dank dieses zentralen Datenpools können alle Mitarbeiter in Innen- und Außendienst die benötigten Informationen schnell und unkompliziert selbst einsehen, ohne erst Kollegen um Daten bitten zu müssen.

Auch unterwegs voller Online- und Offline-Zugriff

Janser pflegt in SMARTCRM sowohl Kunden- als auch Lieferadressen, wobei letztere, beispielsweise Handwerksbetriebe oder Fachhandelsfilialen, regelmäßig vom Außendienst besucht werden. Bereitet ein Außendienstmitarbeiter einen Besuch vor, zeigt ihm die Umkreissuche in SMARTCRM alle weiteren Lieferadressen im Umkreis der zu besuchenden Adresse. Dies ist für Janser sehr hilfreich, um z. B. eine Tour spontan umzuplanen. Die anzufahrenden Adressen werden per Klick zur Routenplanung und Terminerzeugung in einer Bing-Maps-Karte visualisiert.

Mithilfe der SMARTCRM.App stehen den Außendienstmitarbeitern per Online-Zugriff wichtige CRM-Informationen in Echtzeit zur Verfügung, und auch die Besuchsberichte können effizient und zeitsparend gleich unterwegs erfasst werden. Die zu besuchenden Kunden liegen mitunter in Gebieten mit schlechter Internetverbindung. Das ist für die Außendienstmitarbeiter jedoch kein Problem, denn der gesamte CRM-Datenbestand ist auch offline auf ihren Notebooks bereit. Ist später wieder Internet verfügbar, werden neu eingepflegte Daten und Termine mit der Zentralinstallation synchronisiert.

Hohe Akzeptanz dank guter Betreuung

Die Akzeptanz bei den Mitarbeitern für SMARTCRM ist sehr gut. Dies liegt neben der Software-Lösung nicht zuletzt auch an der kompetenten Betreuung durch die SMARTCRM-Mitarbeiter, die stets unkompliziert und lösungsorientiert weiterhelfen, so Volker Blümle, Prokurist der Janser GmbH: „Die Hilfe durch das Hotline-Team ist überragend.“

In naher Zukunft ist die Aktivierung weiterer SMARTCRM-Funktionen geplant, mit denen Janser Potenziale künftig noch besser ausschöpfen möchte.