Erwin Halder KG

Seit 2010 arbeiten die Vertriebsmitarbeiter der Erwin Halder KG mit SMARTCRM. Das Unternehmen führte das CRM-System mit dem Ziel ein, seine betriebswirtschaftlichen Zahlen jederzeit auf Knopfdruck auswerten zu können und damit immer eine fundierte Grundlage für Entscheidungen zur Hand zu haben. Ein wichtiges Kriterium bei der Auswahl der CRM- Software war die Bereitstellung einer Schnittstelle zum ERP-System abas Business Suite. Die vorkonfigurierte Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP, über die die Daten jede Nacht aktualisiert werden, ermöglicht einen zentralen Datenbestand sowie die Auswertung der Daten aus dem ERP-System in SMARTCRM. Als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG überzeugte die SMARTCRM GmbH bei Halder mit großer Erfahrung und einer zügigen Einrichtung der Schnittstelle.

Im Vertrieb rundum informiert

SMARTCRM optimierte zahlreiche Vertriebsprozesse, so z. B. die Vorbereitung der Mitarbeiter auf einen Kundenbesuch. Das CRM-System stellt alle nötigen Informationen zentral in der elektronischen Kundenakte zur Verfügung. Die Vertriebsmitarbeiter müssen die Daten nicht von verschiedenen Stellen zusammentragen, sondern haben sie mit wenigen Klicks auf dem Bildschirm. Die aktuell informierten Mitarbeiter können dann beim Kundenbesuch gezielt agieren und ihn bestens betreuen.

Ruft ein Kunde bei einem Mitarbeiter an, weiß dieser dank der CTI-Funktion von SMARTCRM schon beim Klingeln des Telefons, wer am anderen Ende der Leitung ist, und kann sofort in die entsprechende Kundenakte wechseln. Die Anfrage des Kunden kann damit gegebenenfalls noch während des Gesprächs bearbeitet werden. Denn das CRM-System stellt dem Mitarbeiter sowohl eine lückenlose Aktivitätenhistorie des Kunden sowie dessen Statistikzahlen als auch eine Übersicht aller von ihm gekauften Produkte bereit.

Anwenderfreundliche Angebotsverfolgung

Auch bei der Angebotsverfolgung profitiert der Vertrieb von SMARTCRM. Halder bearbeitet und überwacht im Monat ca. 800 Angebote. Diese werden als pdf-Datei aus abas-ERP ins CRM-System importiert und bei der entsprechenden Adresse archiviert. SMARTCRM versendet nach dem Import automatisch an den zuständigen Betreuer eine Aufgabe zum Nachfassen des Angebots, deren Fälligkeit sich nach der Angebotshöhe richtet. Über einen Button können die Mitarbeiter direkt in das Angebot in abas-ERP wechseln, um die einzelnen Positionen einzusehen. Die Angebote werden stündlich in SMARTCRM aktualisiert, sodass in abas-ERP vorgenommene Angebotsänderungen zeitnah ins CRM-System übernommen werden.

Auswertungen auf Knopfdruck

Vor der Einführung von SMARTCRM erstellte Halder Auswertungen zu Vertretern, Kunden, Umsätzen sowie Artikeln in Microsoft Excel. Die erforderlichen Daten wurden mithilfe eines Tools aus der Datenbank ausgelesen. So waren die Informationen zwar aktuell, doch diese Vorgehensweise war sehr kompliziert und aufwendig. In SMARTCRM stehen dem Unternehmen nun deutlich mehr Analysen zur Verfügung – und dies tagesaktuell auf Knopfdruck. So erkennen die Mitarbeiter z. B. frühzeitig, bei welchen Kunden die Umsätze rückläufig sind oder welche Artikel wie häufig und von welchen Kunden bezogen werden. Für die Unternehmensführung von Halder werden in einem automatisierten nächtlichen Export die wichtigsten Auswertungen an Microsoft Excel übergeben. So hat die Geschäftsführung am Morgen alle wichtigen Zahlen aufbereitet auf einen Blick vorliegen. Mithilfe dieser Auswertungen sieht sie sofort, wie sich z. B. Umsatzzahlen oder Artikelverkäufe entwickeln und kann dementsprechend sowohl kurzfristig handeln als auch langfristig planen.

Fazit

Die Akzeptanz von SMARTCRM ist bei den Mitarbeitern der Erwin Halder KG sehr hoch. Denn die benutzerfreundliche Darstellung der Daten sowie die umfangreichen Auswertungen überzeugen und unterstützen die Vertriebsmitarbeiter. SMARTCRM sorgte für eine deutlich höhere Transparenz der Daten und schaffte damit eine fundierte Grundlage für prozessrelevante Entscheidungen. Die frühere aufwendige Aufbereitung des Zahlenmaterials in Microsoft Excel gehört mit den umfangreichen Auswertungen in SMARTCRM ebenfalls der Vergangenheit an.

Halder plant, alle Außendienstmitarbeiter und Handelsvertreter mit SMARTCRM arbeiten zu lassen. Dank der Offlinefähigkeit des CRM-Systems sowie dem mobilen Datenzugriff über Smartphones, iPhones und iPads würden den Mitarbeitern auch außerhalb des Büros alle nötigen Informationen zur Verfügung stehen.

Das Thema SRM spielt bei Halder ebenfalls eine Rolle, denn das Unternehmen denkt über die Anbindung der Einkaufsabteilung an SMARTCRM nach. Lieferantendaten und Angebotsanfragen können in der CRM-Software anwenderfreundlich verwaltet und tagesaktuell ausgewertet werden.