Dienes Werke GmbH & Co. KG

Seit dem Jahr 2011 arbeitet der Vertrieb der DIENES Werke für Maschinenteile GmbH & Co. KG mit SMARTCRM. Das Unternehmen entschied sich für die Einführung des CRM- Systems, um die gesamte interne sowie externe Kommunikation zentral zu organisieren und zu archivieren. Ein weiteres Ziel war die Schaffung einer einheitlichen Informationsplattform, die auch dem Marketing einen direkten Zugriff auf alle Adress- und Ansprechpartnerdaten ermöglicht. Zur Optimierung der Vertriebsprozesse sollten darüber hinaus jederzeit alle wichtigen Vertriebskennzahlen – z. B. für das Unternehmen, die Kunden, Verkaufsregionen und Artikelgruppen – zur Verfügung stehen.

SMARTCRM überzeugt mit abas-Standardschnittstelle

Als ERP-System hat der Hersteller von Schneidwerkzeugen abas im Einsatz. Als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG konnte die SMARTCRM GmbH DIENES eine Standardschnittstelle zu abas-ERP mit einem äußerst geringen Konfigurationsaufwand anbieten. Die bidirektionale Schnittstelle ermöglicht DIENES eine zentrale Datenhaltung. Aus abas-ERP werden Kunden, Artikel, Angebote sowie das Zahlenmaterial importiert. Die CRM-Software übergibt wiederum Interessenten, Kunden, Ansprechpartner sowie Aufträge an das ERP-System. Darüber hinaus überzeugte SMARTCRM bei der CRM-Entscheidung mit strukturiertem Aufbau und hoher Benutzerfreundlichkeit.

Stark im Innen- und Außendienst

SMARTCRM unterstützt DIENES nachhaltig bei der Steuerung des Vertriebs. Vor einem Kundenbesuch sorgt das CRM-System für eine fundierte Vorbereitung, indem es den Mitarbeitern alle wichtigen Kundeninformationen wie beispielsweise eine lückenlose Aktivitätenhistorie oder den aktuellen Kundenumsatz bereitstellt. Dank der Offlinefähigkeit von SMARTCRM hat der Außendienst auch beim Kunden vor Ort über sein Notebook Zugriff auf den gesamten CRM-Datenbestand. Nach dem Besuch erfassen die Mitarbeiter ihre Besuchsberichte im CRM-System und versenden entsprechende Aufgaben an die zuständigen Kollegen.

Auf Messen werden auch Leads und Berichte in SMARTCRM erfasst und automatisch Nachfassaufgaben für die zuständigen Innendienstmitarbeiter erstellt, z. B. für den Versand von Infomationsmaterial. Derzeit werden die Angebote noch in abas-ERP erstellt und im Rahmen der automatisierten Übergabe nach SMARTCRM in der jeweiligen Projektakte abgelegt. Diese dient für priorisierte Projektaufträge als zentrales Archiv der gesamten Kundenkorrespondenz. In naher Zukunft plant DIENES jedoch, seine Angebotsverfolgung vollständig mithilfe des CRM-Systems durchzuführen, indem die Projektschnittstelle zu abas-ERP entsprechend erweitert wird.

Auswertungen „auf Knopfdruck“

Die Schnittstelle erleichtert den Mitarbeitern nachhaltig die Erstellung von Auswertungen. Aus abas-ERP importiert SMARTCRM das aktuelle Zahlenmaterial wie Umsatz, Auftragseingang, Auftragsbestand, offene Posten und Sonderpreise und stellt es DIENES aufbereitet zur Verfügung. So profitiert das Unternehmen z. B. von Artikelgruppen-Analysen oder den kumulierten Umsatzauswertungen aller zu einem Konzern gehörenden Kunden. Jahres- und tagesaktuelle Soll-Ist-Vergleiche lassen frühzeitig Veränderungen erkennen. Dies gilt auch für die Vertriebsziele, denn SMARTCRM zeigt den Mitarbeitern jederzeit ihre aktuelle Zielerreichung. Darüber hinaus ist beispielsweise auch die Auswertung aller offenen Angebote möglich. Ein Filter schränkt bei Bedarf die Auswahl z. B. auf die Angebote eines bestimmten Kundenbetreuers ein. Die wichtigsten Auswertungen stehen auch auf dem SMART Board, dem CRM-Startbildschirm, zur Verfügung. Damit sind die zuständigen Mitarbeiter direkt nach dem Systemstart u. a. über den aktuellen Auftragseingang oder den Umsatz der einzelnen Produktgruppen informiert und können entsprechend agieren.

Kundenaktionen erreichen die richtigen Empfänger

Auch das Marketing nutzt die vielfältigen Funktionen des CRM-Systems, um Kunden z. B. über Produktinnovationen zu informieren. Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten sorgen für einen zielgruppengerechten Versand von Mailings und die deutliche Reduzierung von Streuverlusten.

Fazit

Vor der Einführung von SMARTCRM arbeiteten die Vertriebsmitarbeiter bei DIENES mit diversen Microsoft-Excel-Listen, Access- Datenbanken und verschiedenen Software-Produkten wie z. B. Adressdatenbanksystemen. SMARTCRM führte alle Informationen zentral in einem System zusammen und optimierte damit zahlreiche Vertriebsprozesse. So ist die Akzeptanz für das CRM-System bei den Vertriebsmitarbeitern sehr hoch.

Nach den positiven Erfahrungen mit SMARTCRM in der Vertriebsarbeit plant DIENES die baldige CRM-Anbindung der Versandabteilung sowie des technischen Bereichs, um auch die Kundenkommunikation dieser Abteilungen zentral in der CRM-Lösung zu erfassen und vollständig zu dokumentieren.