Sitema GmbH & Co.KG

Die SITEMA GmbH & Co. KG ist ein SMARTCRM-Kunde der ersten Stunde. Bereits 1992 unterstützte die SMARTCRM GmbH – damals noch unter dem Firmennamen B&R – SITEMA bei der Installation von Netzwerk und PCs. Darüber hinaus nutzte SITEMA FAKT, die erste Softwarelösung der SMARTCRM GmbH, zur Auftragsbearbeitung und Fakturierung. Es folgten die Installationen des Vertriebsinformationssystems ivs-DOS und ivs für Windows. SITEMA blieb der SMARTCRM GmbH auch im neuen Jahrtausend treu: 2000 löste das CRM-System SMARTCRM die Software ivs ab. FAKT ersetzte SITEMA durch das ERP-System der abas Software AG, langjähriger Kooperationspartner der SMARTCRM GmbH. SMARTCRM und abas-ERP sind über eine bidirektionale EDP-Standardschnittstelle miteinander verbunden, womit ein zentraler Datenbestand gewährleistet ist.

Anforderungen

  • Bidirektionale Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und abas Business Suite
  • Umfangreiche Auswertungen auf verschiedenen Ebenen
  • Ablage aller relevanten Informationen in elektronischer Kundenakte mit Volltextsuche
  • Vollständige Dokumentation zurückliegender Kontakte und Aktivitäten

Ziele mit Frühwarnsystem

SMARTCRM unterstützt SITEMA nachhaltig in den Abteilungen Auftragsabwicklung und Vertrieb. Die Vertriebsziele definiert das Unternehmen im CRM-System, so z. B. den geplanten Umsatz einzelner Kunden. Weicht der Umsatz negativ vom Planwert ab, erkennt dies der zuständige Vertriebsmitarbeiter sofort und kann rechtzeitig gegensteuern. Damit wird verhindert, dass ein Kunde im Umsatz zurückfällt, ohne dass dies bemerkt wird.

Projektziele

  • Verbesserte Auftragsabwicklung
  • Optimale Vertriebssteuerung mithilfe von Planung und Zieldefinitionen im CRM-System
  • Unterstützung der Mitarbeiter bei der Kundenbetreuung durch zentralen Zugriff auf alle wichtigen Kundendaten

Optimale Kundenbetreuung

Auch bei der Kundenbetreuung bietet SMARTCRM eine wertvolle Unterstützung. Denn im CRM-System können die Mitarbeiter alle Informationen, Dokumente, Berichte usw. in der jeweiligen elektronischen Kundenakte hinterlegen. Da alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die lückenlose Aktivitätenhistorie haben, sind sie mit wenigen Klicks aktuell über die mit den Kunden stattgefundenen Telefonate, Bestellungen etc. informiert. Bei 15.000 Kundenadressen ist dies von unschätzbarem Wert. Die Historie in SMARTCRM reicht bei SITEMA 20 Jahre zurück. Eine solche Fülle an Kundeninformationen sind für Service und Kundenbetreuung ein sehr großer Vorteil. Ruft ein Kunde bei SITEMA an, zeigt das CRM-System dem zuständigen Mitarbeiter dank CTI-Anbindung sofort an, welcher Ansprechpartner sich am anderen Ende der Leitung befindet. Mit einem Klick gelangt er in dessen Kundenakte. So ist er gleich informiert und kann die zahlreichen Kundenanfragen jeden Tag optimal bewältigen. Positiv auch für die Kundenzufriedenheit: Die Kunden freuen sich über eine solch kompetente und schnelle Serviceleistung.

Wertvolle Branchenanalyse

Über die Standardschnittstelle importiert SMARTCRM das Zahlenmaterial wie Umsatzzahlen, Auftragseingänge oder Auftragsbestand aus abas-ERP und stellt es SITEMA in vielfältigen Analysen aufbereitet zur Verfügung. So nutzt das Unternehmen die CRM-Software z. B. für eine Branchenanalyse. Es ordnete seine Kunden verschiedenen Branchen zu, um mithilfe von SMARTCRM Trends erkennbar zu machen. Das CRM-System zeigt SITEMA z. B., in welcher Branche oder in welcher Region der Bedarf innerhalb eines bestimmten Zeitraums gestiegen bzw. gesunken ist. Das Unternehmen kann dementsprechend gezielt agieren und planen.

Weihnachtsgrüße mit CRM

In der Weihnachtszeit profitiert SITEMA von einer weiteren Funktion des CRM-Systems. Zur optimalen Kundenbetreuung des Unternehmens gehört der Versand von Weihnachtsgrüßen und Geschenken. Diese verwaltet SITEMA als Merkmale in SMARTCRM. So können die Mitarbeiter ohne großen Aufwand die Empfänger selektieren und die beiliegenden Briefe über die Serienbrief-Funktion erstellen. Damit ist sichergestellt, dass kein Kunde vergessen wird und sich alle über die Weihnachtsgrüße freuen können.

Fazit

Die SITEMA GmbH & Co. KG ist ein treuer SMARTCRM-Kunde, und das nicht ohne Grund: Die Akzeptanz des CRM-Systems bei den Mitarbeitern ist sehr gut, und neue Mitarbeiter sind dank der benutzerfreundlichen und intuitiven Software schnell eingearbeitet. SMARTCRM unterstützt nachhaltig die Prozesse in Vertrieb und Auftragsabwicklung. Für die Vertriebssteuerung sind Planung und Definition der Vertriebsziele im CRM-System von großem Wert. Auch eine optimale Kommunikation mit den Kunden ist dank der lückenlosen Aktivitätenhistorie in SMARTCRM gewährleistet. Denn die Mitarbeiter sind mit einem Blick in die CRM-Software immer aktuell informiert und können Kundenanfragen kompetent und zügig bearbeiten.

Als ebenso wertvoll erachtet SITEMA die Tatsache, dass die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der SMARTCRM GmbH eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist. Denn zum einen kennt die SMARTCRM GmbH als mittelständisches Unternehmen die Bedürfnisse des Mittelstandes, zum anderen ist sie selbst Hersteller der vertriebenen CRM-Software. So hat SITEMA immer einen Ansprechpartner direkt beim Hersteller – ein großer Vorteil für das Unternehmen.

SMARTCRM ist der Dreh- und Angelpunkt unserer Vertriebssteuerung. Ohne die Unterstützung eines CRM-Systems sind die derzeitige Qualität und Quantität unserer Vertriebsarbeit und Kundenbetreuung für uns nicht möglich. Unsere Kunden sind oft erstaunt, wie schnell wir ihnen bei einer Anfrage direkt telefonisch weiterhelfen können, da alle relevanten Kundeninformationen auf Knopfdruck verfügbar sind.

Carsten Rother, Geschäftsführer Vertrieb der SITEMA GmbH & Co. KG

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

Sitema setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und abas-ERP: