Sitema GmbH & Co.KG

Die SITEMA GmbH & Co. KG ist ein SMARTCRM-Kunde der ersten Stunde. Bereits 1992 unterstützte die SMARTCRM GmbH – damals noch unter dem Firmennamen B&R – SITEMA bei der Installation von Netzwerk und PCs. Darüber hinaus nutzte SITEMA FAKT, die erste Softwarelösung der SMARTCRM GmbH, zur Auftragsbearbeitung und Fakturierung. Es folgten die Installationen des Vertriebsinformationssystems ivs-DOS und ivs für Windows. SITEMA blieb der SMARTCRM GmbH auch im neuen Jahrtausend treu: 2000 löste das CRM-System SMARTCRM die Software ivs ab. FAKT ersetzte SITEMA durch das ERP-System der abas Software AG, langjähriger Kooperationspartner der SMARTCRM GmbH. SMARTCRM und abas-ERP sind über eine bidirektionale EDP-Standardschnittstelle miteinander verbunden, womit ein zentraler Datenbestand gewährleistet ist.

Ziele mit Frühwarnsystem

SMARTCRM unterstützt SITEMA nachhaltig in den Abteilungen Auftragsabwicklung und Vertrieb. Die Vertriebsziele definiert das Unternehmen im CRM-System, so z. B. den geplanten Umsatz einzelner Kunden. Weicht der Umsatz negativ vom Planwert ab, erkennt dies der zuständige Vertriebsmitarbeiter sofort und kann rechtzeitig gegensteuern. Damit wird verhindert, dass ein Kunde im Umsatz zurückfällt, ohne dass dies bemerkt wird.

Optimale Kundenbetreuung

Auch bei der Kundenbetreuung bietet SMARTCRM eine wertvolle Unterstützung. Denn im CRM-System können die Mitarbeiter alle Informationen, Dokumente, Berichte usw. in der jeweiligen elektronischen Kundenakte hinterlegen. Da alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf die lückenlose Aktivitätenhistorie haben, sind sie mit wenigen Klicks aktuell über die mit den Kunden stattgefundenen Telefonate, Bestellungen etc. informiert. Bei 15.000 Kundenadressen ist dies von unschätzbarem Wert. Die Historie in SMARTCRM reicht bei SITEMA 20 Jahre zurück. Eine solche Fülle an Kundeninformationen sind für Service und Kundenbetreuung ein sehr großer Vorteil. Ruft ein Kunde bei SITEMA an, zeigt das CRM-System dem zuständigen Mitarbeiter dank CTI-Anbindung sofort an, welcher Ansprechpartner sich am anderen Ende der Leitung befindet. Mit einem Klick gelangt er in dessen Kundenakte. So ist er gleich informiert und kann die zahlreichen Kundenanfragen jeden Tag optimal bewältigen. Positiv auch für die Kundenzufriedenheit: Die Kunden freuen sich über eine solch kompetente und schnelle Serviceleistung.

Wertvolle Branchenanalyse

Über die Standardschnittstelle importiert SMARTCRM das Zahlenmaterial wie Umsatzzahlen, Auftragseingänge oder Auftragsbestand aus abas-ERP und stellt es SITEMA in vielfältigen Analysen aufbereitet zur Verfügung. So nutzt das Unternehmen die CRM-Software z. B. für eine Branchenanalyse. Es ordnete seine Kunden verschiedenen Branchen zu, um mithilfe von SMARTCRM Trends erkennbar zu machen. Das CRM-System zeigt SITEMA z. B., in welcher Branche oder in welcher Region der Bedarf innerhalb eines bestimmten Zeitraums gestiegen bzw. gesunken ist. Das Unternehmen kann dementsprechend gezielt agieren und planen.

Weihnachtsgrüße mit CRM

In der Weihnachtszeit profitiert SITEMA von einer weiteren Funktion des CRM-Systems. Zur optimalen Kundenbetreuung des Unternehmens gehört der Versand von Weihnachtsgrüßen und Geschenken. Diese verwaltet SITEMA als Merkmale in SMARTCRM. So können die Mitarbeiter ohne großen Aufwand die Empfänger selektieren und die beiliegenden Briefe über die Serienbrief-Funktion erstellen. Damit ist sichergestellt, dass kein Kunde vergessen wird und sich alle über die Weihnachtsgrüße freuen können.

Fazit

Die SITEMA GmbH & Co. KG ist ein treuer SMARTCRM-Kunde, und das nicht ohne Grund: Die Akzeptanz des CRM-Systems bei den Mitarbeitern ist sehr gut, und neue Mitarbeiter sind dank der benutzerfreundlichen und intuitiven Software schnell eingearbeitet. SMARTCRM unterstützt nachhaltig die Prozesse in Vertrieb und Auftragsabwicklung. Für die Vertriebssteuerung sind Planung und Definition der Vertriebsziele im CRM-System von großem Wert. Auch eine optimale Kommunikation mit den Kunden ist dank der lückenlosen Aktivitätenhistorie in SMARTCRM gewährleistet. Denn die Mitarbeiter sind mit einem Blick in die CRM-Software immer aktuell informiert und können Kundenanfragen kompetent und zügig bearbeiten.

Als ebenso wertvoll erachtet SITEMA die Tatsache, dass die Zusammenarbeit zwischen ihnen und der SMARTCRM GmbH eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist. Denn zum einen kennt die SMARTCRM GmbH als mittelständisches Unternehmen die Bedürfnisse des Mittelstandes, zum anderen ist sie selbst Hersteller der vertriebenen CRM-Software. So hat SITEMA immer einen Ansprechpartner direkt beim Hersteller – ein großer Vorteil für das Unternehmen.