RP-Technik GmbH

Seit 2019 setzt die RP-Technik GmbH im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie in Projektierung und Marketing auf SMARTCRM.

Standardschnittstellen zu abas-ERP und HABEL

Vor der Einführung von SMARTCRM hatte RP-Technik bereits eine andere CRM-Software im Einsatz, die jedoch weder an das ebenfalls genutzte abas-ERP noch an das DMS HABEL mobile angebunden war. Um diese Insellösungen durch einen zentralen Informationspool zu ersetzen, entschied man sich zur CRM-Ablöse.

Im Auswahlprozess überzeugten wir als langjähriger Kooperationspartner der abas AG und der bidirektionalen Standardschnittstelle zu abas-ERP. Dank unseres großen Schnittstellen-Know-hows konnten wir die vorkonfigurierte Schnittstelle bei RP-Technik schnell einrichten und dabei auch die individuellen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen. Bedürfnisse, die erst im laufenden Betrieb erkannt wurden, ließen sich problemlos nachträglich hinzufügen.

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM aus abas Interessenten, Kunden, Waren-, Artikelgruppen, Artikel sowie Angebote und Aufträge. Darüber hinaus wird das Zahlenmaterial – Umsatz-, Auftragseingangs- und Auftragsbestandspositionen sowie offene Posten – übernommen. In umgekehrte Richtung werden über die bidirektionale Schnittstelle Interessenten sowie Ansprechpartner an das ERP-System übergeben. Die übernommenen Zahlenwerte analysiert SMARTCRM und stellt sie auf Knopfdruck in vielfältigen BI-Auswertungen jederzeit aktuell zur Verfügung.

Aktuell in der Einrichtung ist eine weitere Standardschnittstelle, die das CRM-System mit der DMS-Lösung HABEL mobile verbinden wird. Dank dieser Anbindung werden die Mitarbeiter in der Lage sein, in HABEL archivierte Projektinformationen direkt aus SMARTCRM heraus aufzurufen. Mit einem Klick werden die HABEL-Dateien im Browser geöffnet. Umgekehrt erfolgt die automatisierte Übergabe von Dokumenten, die in der CRM-Projektakte hinterlegt werden, über die Schnittstelle an das DMS.

Optimales Projektmanagement

Ein Schwerpunkt der CRM-Unterstützung bei RP-Technik ist die Projektverwaltung. So werden alle Projekte über sämtliche Phasen hinweg in der SMARTCRM-Projektakte dokumentiert. Zur Angebotserstellung legt der zuständige Vertriebsmitarbeiter in der entsprechenden Projektakte einen eigenen Reiter an. Per Button wird daraufhin aus dem CRM-System heraus ein Angebot in abas-ERP erzeugt und dort befüllt. Über die Schnittstelle importiert es SMARTCRM anschließend automatisch inklusive aller Positionen zurück in die Projektakte. Somit bleiben alle Angebote jederzeit aktuell im CRM-System nachvollziehbar. Nachfassaufgaben gewährleisten eine optimale Nachverfolgung und sorgen dafür, dass kein Angebot aus dem Blick gerät. Aufträge werden ebenfalls automatisiert aus abas-ERP importiert und in der Projektakte auf einem Auftragsreiter hinterlegt. Haben zwei Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig ein Projekt geöffnet, weist SMARTCRM die Mitarbeiter darauf hin und verhindert so mögliche Überschneidungen – eine Anforderung von RP-Technik, die ebenso problemlos umgesetzt werden konnte. Vervollständigt wird der Rundumblick über die Projekte mit verschiedenen Übersichten auf dem Startbildschirm der CRM-Lösung, dem SMART Board. Mit ihnen haben die Mitarbeiter schon beim Arbeitsbeginn einen direkten Überblick beispielsweise über offene Projekte und Angebote, neue Anfragen oder gewonnene bzw. verlorene Projekte.

Unterstützung im Außendienst

Hatten die Außendienstmitarbeiter vor der SMARTCRM-Einführung unterwegs keinen Zugriff auf kundenbezogene Informationen, stehen Ihnen die CRM-Daten heute per SMARTCRM.App auf ihren Smartphones und Tablets zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt sie SMARTCRM auch bei der Besuchsplanung. Mittels eines hinterlegten Besuchsrhythmus erinnert sie die CRM-Lösung an zu vereinbarende Besuche. Die zu fahrenden Touren werden ebenfalls im CRM-System geplant. Dazu werden die Kunden per Merkmal bestimmten Touren zugeordnet und diese Vertriebsmitarbeitern zugewiesen. So kann jeder Mitarbeiter einfach auf seine Touren zugreifen und die anzufahrenden Adressen auswählen. Anschließend können sie per Klick an Bing Maps übergeben und dort auf einer Karte visualisiert werden, um die optimale Route zu planen. Eine Umkreissuche in SMARTCRM sowie eine Korridorsuche in Bing Maps ermöglichen es den Mitarbeitern darüber hinaus, weitere passende Adressen in einem bestimmten Umkreis oder entlang der zu fahrenden Route zu finden. Ist die Tour geplant, wird sie an SMARTCRM zurückübergeben, wobei automatisch entsprechende Termine und Planaktivitäten zur späteren Besuchsdokumentation erzeugt werden. Übersichten auf dem SMART Board bieten Außendienstmitarbeitern und Vertriebsleitung jederzeit den Überblick über anstehende und bereits gefahrene Touren.

Marketingaktionen mit SMARTCRM

Darüber hinaus erfüllten wir ein weiteres wichtiges Kriterium von RP-Technik: So wollte das Unternehmen die CRM-Lösung auch verstärkt im Marketing einsetzen. Dafür bestens geeignet ist unsere Standardanbindung an die E-Mail-Marketing-Lösung Inxmail. Sie ermöglicht einen personalisierten, datenschutzkonformen Newsletter- und Mailingversand. Die Empfänger werden in SMARTCRM automatisch mit einem entsprechenden Merkmal gekennzeichnet. So können die Ansprechpartnerdaten komfortabel im CRM-System selektiert und per Klick über die Schnittstelle an Inxmail übergeben werden. Dort erfolgt die Erstellung, der Versand sowie die Auswertung des Mailings. Auch über den Newsletterversand hinaus lassen sich Adressen und Ansprechpartnern frei definierbare Merkmale zuordnen. Mithilfe der umfangreichen Filtermöglichkeiten finden die Mitarbeiter bei RP-Technik für jede Marketingaktion die passende Zielgruppe.