RP-Technik GmbH

Seit 2019 setzt die RP-Technik GmbH im Vertriebsaußen- und -innendienst sowie in Projektierung und Marketing auf SMARTCRM.

Anforderungen

  • Standardschnittstellen zu abas-ERP, HABEL-DMS und Inxmail
  • Verwaltung der Projekte und komfortable Angebotsnachverfolgung

 

Standardschnittstellen zu abas-ERP und HABEL

Vor der Einführung von SMARTCRM hatte RP-Technik bereits eine andere CRM-Software im Einsatz, die jedoch weder an das ebenfalls genutzte abas-ERP noch an das DMS HABEL mobile angebunden war. Um diese Insellösungen durch einen zentralen Informationspool zu ersetzen, entschied man sich zur CRM-Ablöse.

Im Auswahlprozess überzeugten wir als langjähriger Kooperationspartner der abas AG und der bidirektionalen Standardschnittstelle zu abas-ERP. Dank unseres großen Schnittstellen-Know-hows konnten wir die vorkonfigurierte Schnittstelle bei RP-Technik schnell einrichten und dabei auch die individuellen Anforderungen des Unternehmens berücksichtigen. Bedürfnisse, die erst im laufenden Betrieb erkannt wurden, ließen sich problemlos nachträglich hinzufügen.

Über die Schnittstelle importiert SMARTCRM aus abas Interessenten, Kunden, Waren-, Artikelgruppen, Artikel sowie Angebote und Aufträge. Darüber hinaus wird das Zahlenmaterial – Umsatz-, Auftragseingangs- und Auftragsbestandspositionen sowie offene Posten – übernommen. In umgekehrte Richtung werden über die bidirektionale Schnittstelle Interessenten sowie Ansprechpartner an das ERP-System übergeben. Die übernommenen Zahlenwerte analysiert SMARTCRM und stellt sie auf Knopfdruck in vielfältigen BI-Auswertungen jederzeit aktuell zur Verfügung.

Projektziele

  • Verbesserte Außendienstanbindung
  • Unterstützung bei Besuchs- und Tourenplanung

Aktuell in der Einrichtung ist eine weitere Standardschnittstelle, die das CRM-System mit der DMS-Lösung HABEL mobile verbinden wird. Dank dieser Anbindung werden die Mitarbeiter in der Lage sein, in HABEL archivierte Projektinformationen direkt aus SMARTCRM heraus aufzurufen. Mit einem Klick werden die HABEL-Dateien im Browser geöffnet. Umgekehrt erfolgt die automatisierte Übergabe von Dokumenten, die in der CRM-Projektakte hinterlegt werden, über die Schnittstelle an das DMS.

Optimales Projektmanagement

Ein Schwerpunkt der CRM-Unterstützung bei RP-Technik ist die Projektverwaltung. So werden alle Projekte über sämtliche Phasen hinweg in der SMARTCRM-Projektakte dokumentiert. Zur Angebotserstellung legt der zuständige Vertriebsmitarbeiter in der entsprechenden Projektakte einen eigenen Reiter an. Per Button wird daraufhin aus dem CRM-System heraus ein Angebot in abas-ERP erzeugt und dort befüllt. Über die Schnittstelle importiert es SMARTCRM anschließend automatisch inklusive aller Positionen zurück in die Projektakte. Somit bleiben alle Angebote jederzeit aktuell im CRM-System nachvollziehbar. Nachfassaufgaben gewährleisten eine optimale Nachverfolgung und sorgen dafür, dass kein Angebot aus dem Blick gerät. Aufträge werden ebenfalls automatisiert aus abas-ERP importiert und in der Projektakte auf einem Auftragsreiter hinterlegt. Haben zwei Vertriebsmitarbeiter gleichzeitig ein Projekt geöffnet, weist SMARTCRM die Mitarbeiter darauf hin und verhindert so mögliche Überschneidungen – eine Anforderung von RP-Technik, die ebenso problemlos umgesetzt werden konnte. Vervollständigt wird der Rundumblick über die Projekte mit verschiedenen Übersichten auf dem Startbildschirm der CRM-Lösung, dem SMART Board. Mit ihnen haben die Mitarbeiter schon beim Arbeitsbeginn einen direkten Überblick beispielsweise über offene Projekte und Angebote, neue Anfragen oder gewonnene bzw. verlorene Projekte.

Unterstützung im Außendienst

Hatten die Außendienstmitarbeiter vor der SMARTCRM-Einführung unterwegs keinen Zugriff auf kundenbezogene Informationen, stehen Ihnen die CRM-Daten heute per SMARTCRM.App auf ihren Smartphones und Tablets zur Verfügung. Darüber hinaus unterstützt sie SMARTCRM auch bei der Besuchsplanung. Mittels eines hinterlegten Besuchsrhythmus erinnert sie die CRM-Lösung an zu vereinbarende Besuche. Die zu fahrenden Touren werden ebenfalls im CRM-System geplant. Dazu werden die Kunden per Merkmal bestimmten Touren zugeordnet und diese Vertriebsmitarbeitern zugewiesen. So kann jeder Mitarbeiter einfach auf seine Touren zugreifen und die anzufahrenden Adressen auswählen. Anschließend können sie per Klick an Bing Maps übergeben und dort auf einer Karte visualisiert werden, um die optimale Route zu planen. Eine Umkreissuche in SMARTCRM sowie eine Korridorsuche in Bing Maps ermöglichen es den Mitarbeitern darüber hinaus, weitere passende Adressen in einem bestimmten Umkreis oder entlang der zu fahrenden Route zu finden. Ist die Tour geplant, wird sie an SMARTCRM zurückübergeben, wobei automatisch entsprechende Termine und Planaktivitäten zur späteren Besuchsdokumentation erzeugt werden. Übersichten auf dem SMART Board bieten Außendienstmitarbeitern und Vertriebsleitung jederzeit den Überblick über anstehende und bereits gefahrene Touren.

Marketingaktionen mit SMARTCRM

Darüber hinaus erfüllten wir ein weiteres wichtiges Kriterium von RP-Technik: So wollte das Unternehmen die CRM-Lösung auch verstärkt im Marketing einsetzen. Dafür bestens geeignet ist unsere Standardanbindung an die E-Mail-Marketing-Lösung Inxmail. Sie ermöglicht einen personalisierten, datenschutzkonformen Newsletter- und Mailingversand. Die Empfänger werden in SMARTCRM automatisch mit einem entsprechenden Merkmal gekennzeichnet. So können die Ansprechpartnerdaten komfortabel im CRM-System selektiert und per Klick über die Schnittstelle an Inxmail übergeben werden. Dort erfolgt die Erstellung, der Versand sowie die Auswertung des Mailings. Auch über den Newsletterversand hinaus lassen sich Adressen und Ansprechpartnern frei definierbare Merkmale zuordnen. Mithilfe der umfangreichen Filtermöglichkeiten finden die Mitarbeiter bei RP-Technik für jede Marketingaktion die passende Zielgruppe.

Wir sind sehr zufrieden mit dem Support und der vertrieblichen Betreuung. Unsere hilfsbereiten Ansprechpartner bei SMARTCRM sind immer da, wenn man Fragen hat. Wir erhalten schnelle und kompetente Hilfe, und Probleme lassen sich in der Regel rasch beheben. Auch ist SMARTCRM in unserem Unternehmen akzeptiert, denn alle Mitarbeiter kommen gut mit der CRM-Lösung zurecht.

Martina Rauer, Projektmanagerin Marketing und SMARTCRM-Systemadministratorin bei der RP-Technik GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

RP-Technik setzt auf die Schnittstellen zu abas-ERP …

Verbindung zum DMS

… zum Dokumenten-Management-System HABEL …

Verbindung zum E-Mail-Marketing-Tool

… sowie zu Inxmail Professional: