Seit dem Jahr 2003 unterstützt SMARTCRM als zentrales Kunden- und Informationssystem die Vertriebssteuerung der Hänssler Hydraulik GmbH. Während des Entscheidungsprozesses überzeugte SMARTCRM mit einer hohen Benutzerfreundlichkeit und der Möglichkeit für die Systemadministratoren von Hänssler, die Software selbst zu verwalten und gegebenenfalls anzupassen. Da das Unternehmen seine Auftragsverfolgung optimieren wollte, war auch die Übernahme der Auftragseingangsdaten und Rechnungsausgänge aus dem ERP-System abas für Hänssler ein wichtiger Grund, sich für SMARTCRM zu entscheiden.
Anforderungen
- Zentraler Datenbasis mit Zugriff für alle Mitarbeiter
- Standardschnittstelle zur abas Business Suite
- Übernahme der Auftragseingänge und Rechnungsausgänge sowie deren Nachverfolgung
- Umfangreiche Auswertungen mit Frühwarnsystem
- CTI-Funktion
- Benutzerfreundliche, durch den Administrator anpassbare Software
Standardschnittstelle zum ERP
Für die Synchronisation zwischen abas-ERP und SMARTCRM sorgt eine bidirektionale Standardschnittstelle. Der CRM-Spezialist besitzt als langjähriger Kooperationspartner der abas Software AG eine große Schnittstellenerfahrung und konnte damit auch bei Hänssler rundum überzeugen. Die Schnittstelle gewährleistet eine zentrale Datenhaltung: Alle Mitarbeiter können auf sämtliche Informationen jederzeit zugreifen.
Projektziele
- Optimierung der Auftragsverfolgung
- Bequeme Erstellung aktueller Umsatzstatistiken
Effiziente Vertriebsarbeit
Zahlreiche Funktionen in SMARTCRM unterstützen die Vertriebsmitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. Ruft z. B. ein Interessent oder Kunde an, zeigt SMARTCRM dem Mitarbeiter mithilfe der CTI-Funktionalität bereits beim Klingeln den Namen des Anrufers. Mit einem Klick öffnet er die Kundenakte und die lückenlose Aktivitätenhistorie. So verschafft er sich rasch einen Überblick und kann das Anliegen des Anrufers kompetent und zügig bearbeiten. Lange Warteschleifen gibt es bei Hänssler nicht. Im Anschluss wird das Gespräch in SMARTCRM dokumentiert und kann bei Bedarf jederzeit aufgerufen werden. Ergeben sich aus dem Telefonat Aufgaben oder Termine für den Mitarbeiter oder die Kollegen, werden diese bequem in SMARTCRM versendet und im Terminplan angezeigt.
Lückenlose Auftragsverfolgung
Über die Schnittstelle werden die erstellten Aufträge inklusive der Positionen aus abas-ERP nach SMARTCRM übergeben und dort bei der entsprechenden Kundenadresse archiviert. Somit sind alle Aufträge lückenlos in der CRM-Software dokumentiert und können jederzeit mühelos eingesehen werden. Mit SMARTCRM haben die Mitarbeiter immer den Überblick über sämtliche Auftragseingänge und Rechnungsausgänge – eine optimale Verfolgung ist gewährleistet.
Analysen auf Knopfdruck
Bevor sich die Hänssler Hydraulik GmbH für SMARTCRM entschied, bereitete das Unternehmen Zahlenmaterial aus der abas Business Suite in Excel-Dateien auf. Auf diesem Weg war die Erstellung von Umsatzstatistiken umständlich und zeitaufwendig. Darüber hinaus waren viele der Statistiken nicht aussagekräftig genug, um sie als Grundlage für fundierte Entscheidungen nutzen zu können. Mit SMARTCRM hat sich dies geändert: Über die Schnittstelle importiert das CRM-System Umsatzzahlen, offene Posten, Auftragseingänge, Auftragsbestand sowie Artikeldaten aus abas-ERP und stellt es in zahlreichen tagesaktuellen Auswertungen zur Verfügung. So haben die Vertriebsmitarbeiter jederzeit einen Überblick über die Umsatzentwicklung ihrer Kunden. Umsatzrückgänge werden frühzeitig erkannt, ein rechtzeitiges Gegensteuern ist möglich. Analysen können auf unterschiedlichen Ebenen aufgerufen und bis zur Artikelebene nachverfolgt werden – ein großer Vorteil für ein Unternehmen mit einem breiten Produktprogramm.
Fazit
Die Akzeptanz des CRM-Systems ist bei den Vertriebsmitarbeitern sehr hoch. Zu den Funktionen, die sie ganz besonders schätzen, gehört z. B. die Dublettenprüfung. Wird eine neue Adresse in SMARTCRM angelegt, prüft das CRM-System automatisch, ob diese bereits vorhanden ist. Damit wird vermieden, dass die Mitarbeiter Neukunden mehrfach ansprechen. Die Neukundenakquise wird deutlich vereinfacht. Auch ein komfortables Termin- und Aufgabenmanagement steht ihnen mit SMARTCRM zur Verfügung. So wird z. B. die Wiedervorlage für Terminvereinbarungen von den Vertriebsmitarbeitern intensiv genutzt. Während der Einführung überzeugte die SMARTCRM GmbH das Unternehmen durch die Kompetenz seiner Mitarbeiter. Und auch heute noch freut sich die Hänssler Hydraulik GmbH bei Fragen zu SMARTCRM über die rasche Hilfe durch die Hotline-Mitarbeiter des CRM-Herstellers. Auch in Zukunft möchte Hänssler das Maximum aus ihrer SMARTCRM-Installation herausholen. Dank der Flexibilität der CRM-Software kann diese weiterhin auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.
Die Akzeptanz von SMARTCRM in unserem Unternehmen ist sehr hoch, alle Mitarbeiter im Verkauf nutzen das CRM-System sehr intensiv. SMARTCRM ist für uns DIE Kommunikationsplattform, hier laufen alle Kundendaten zusammen.
Sebastian Hänssler, Technischer Leiter der Hänssler Kunststoff- und Dichtungstechnik GmbH
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