Im Büro oder Krankenhaus

30 Mitarbeiter der PAJUNK Medical Produkte GmbH – einer der führenden Hersteller kompletter medizinischer Systeme in den Bereichen Regionalanästhesie, Laparoskopie, Organbiopsie und Dentalmedizin – arbeiten in Zukunft mit dem CRM-System SMARTCRM. Ziel der Einführung war eine zentrale Datenhaltung, auf die die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Des Weiteren sollte das CRM-System auch dem Außendienst alle kundenrelevanten Informationen zur Verfügung stellen und damit die Kommunikation mit dem Innendienst optimieren. Bei der Entscheidung überzeugte SMARTCRM mit einer Standardschnittstelle zum ERP-System MAJESTY. Klaus Holzer, Vertriebsleiter und Mitglied der Geschäftsleitung bei PAJUNK, nennt noch weitere Gründe: „Bereits die Standardfunktionen von SMARTCRM decken einen Großteil unserer Anforderungen ab. Ebenfalls wichtig war uns, dass wir einmalig Lizenzen erwerben können und keine hohen laufenden Kosten zu tragen haben. “Eine zweite Schnittstelle besteht zwischen SMARTCRM und Microsoft Exchange. Hiermit werden alle E-Mails und Termine über Microsoft Exchange zwischen dem CRM-System und Microsoft Outlook sowie Smartphones synchronisiert. Eine lückenlose Aktivitätenhistorie sowie ein unternehmensweites Terminmanagement sind damit in und außerhalb des Büros jederzeit gewährleistet.

SMARTCRM unterstützt das Unternehmen nachhaltig bei der Vertriebssteuerung. Über die ERP-Schnittstelle importiert das CRM-System u. a. Angebote und Aufträge und ermöglicht damit eine optimale Angebotsverfolgung. Für eine lückenlose Historie werden die Dokumente in der elektronischen Kundenakte archiviert und automatisch aktualisiert. Ebenfalls automatisch erhält der zuständige Mitarbeiter eine Nachfassaufgabe. Umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten bieten einen aktuellen Überblick z. B. über offene Angebote oder Rahmenaufträge. SMARTCRM ermöglicht es PAJUNK, pro Monat Planwerte für das Abrufkontingent zu hinterlegen und so einen Abrufauftrag für das gesamte Jahr zu planen. Zwei Wochen vor dem Liefertermin erhält der zuständige Außendienstmitarbeiter automatisch eine Information zur anstehenden Auslieferung.

Da den Außendienstmitarbeitern alle CRM-Daten auf ihren Notebooks zur Verfügung stehen, können sie auch außerhalb des Büros Besuchsberichte direkt in SMARTCRM erstellen. Eine solche elektronische Erfassung spart Zeit und Aufwand. Für Klaus Holzer ist die Offlinefähigkeit der CRM-Software ein großer Vorteil: „Denn bisher war der Informationsfluss nur vom Innen- zum Außendienst gewährleistet und das Erstellen der Auswertungen war sehr komplex. Viele Prozesse konnten damit überhaupt nicht abgebildet werden.“

Eine weitere Prozessoptimierung schafft die Definition der Vertriebsziele in SMARTCRM. Die Soll-Werte hinterlegt PAJUNK pro Monat und Quartal, diese werden dann auf das Geschäftsjahr hochgerechnet. Das CRM-System zeigt jederzeit den tagesgenauen Soll-Ist-Vergleich an – auch direkt auf dem SMART Board, dem SMARTCRM-Startbildschirm. So kann PAJUNK frühzeitig reagieren, falls sich Werte nicht wie geplant entwickeln.

Mit dem Ziel, die Ressourcenplanung zu verbessern, wird PAJUNK in Zukunft auch seine Leih- und Mustergeräte in SMARTCRM verwalten. Das CRM-System zeigt dann z. B. den aktuellen Standort der Geräte sowie den Zeitraum, seit wann sie sich beim Kunden befinden.

Darüber hinaus werden die Außendienstmitarbeiter SMARTCRM auch auf Tablet-PCs mit Windows 8 einsetzen. Damit sind sie bei einem  Kundenbesuch, z. B. in einem Krankenhaus, noch flexibler.