Adressbestand, Compliance und Dubletten

Ein CRM-System kann Unternehmen nachhaltig bei allen kundenbezogenen Prozessen unterstützen – von der Neukundenakquise bis zur langfristigen Kundenbindung. Grundlage hierfür sind die in der CRM-Software gepflegten Interessenten- und Kundeninformationen – ist diese Basis schlecht, können auch die darauf aufbauenden CRM-Abläufe nicht erfolgreich sein. Darum vereinfacht SMARTCRM die Datenpflege und verhilft Ihnen zu einer optimalen Datenqualität.

Qualität statt Quantität

Nicht allein die Quantität, sondern vor allem die Qualität der Daten ist für eine erfolgreiche Kunden- und Interessentenbetreuung ausschlaggebend. Es gilt nicht, möglichst viele Informationen zusammenzutragen, sondern die wirklich wichtigen Daten strukturiert zu verwalten. Anstatt den Vertrieb aktuell zu informieren, erzeugt ein unstrukturierter Datenberg unnötigen Aufwand. Das Herausfiltern der benötigten Informationen kostet u. U. viel Zeit und birgt die Gefahr, dass wichtige Auskünfte untergehen.
Stehen dem Vertrieb jedoch auf einen Blick nur die tatsächlich sinnvollen Informationen zur Verfügung, ermöglicht dies eine fundierte Besuchsvorbereitung, eine gezielte Beratung und damit ein erfolgreiches Kunden- oder Interessentengespräch. Auch Servicemitarbeiter, die Kundenanfragen oder Hotlinefälle möglichst schnell und kompetent bearbeiten müssen, benötigen einen raschen Überblick über Historie des Kunden. SMARTCRM hebt darum alle wichtigen Informationen des Kunden auf dem SMART Board der entsprechenden Kundenakte hervor. Direkte Verknüpfungen ermöglichen eine gezielte Zuordnung der Daten, beispielsweise zu Projekten. Darüber hinaus stehen wichtige Informationen aller Kunden gleich nach dem Systemstart auf dem allgemeinen SMART Board zur Verfügung. So wissen die Mitarbeiter sofort, wo sie ansetzen müssen.

Dubletten vermeiden

Ein hohes Risiko bergen Dubletten: Aufgrund einer doppelt angelegten Adresse wird beispielsweise ein Interessent gleichzeitig von zwei Vertriebskollegen angeschrieben. Ebenso fatal: Ein Vertriebsmitarbeiter legt eine für ihn neue Adresse als Interessenten an, weiß jedoch nicht, dass diese Firma bereits Kunde des Unternehmens ist. Der Bestandskunde wird über die Akquiseanfrage des Vertriebes im besten Fall erstaunt, wenn nicht gar verärgert sein. Nur zwei Beispiele, in denen die Mitarbeiter beim Interessenten bzw. Kunden keinen guten Eindruck hinterlassen. Um doppelte Adressen im Datenbestand und ihre unangenehmen Folgen gar nicht erst entstehen zu lassen, prüft SMARTCRM bei der Neuanlage einer Adresse automatisch, ob diese bereits im CRM-System existiert. Darüber hinaus bietet die CRM-Software die Möglichkeit, den gesamten Datenbestand auf doppelte Datensätze hin zu scannen. Werden Dubletten gefunden, können diese ganz einfach zu einer Adresse zusammengefasst werden, ohne dass Informationen wie beispielsweise die Aktivitätenhistorie verloren gehen. So verhindert SMARTCRM zuverlässig eine unprofessionelle Außenwirkung.

Compliance einhalten

Ein weiteres wichtiges Detail, das Sie bei der Pflege Ihrer Adressdaten keinesfalls ignorieren sollten, ist das Thema Compliance: Personen oder Unternehmen, die auf offiziellen Sperrlisten aufgeführt sind, dürfen laut der Antiterrorverordnung 2580-2001 der EU keinerlei Wirtschafts- und Dienstleistungen zur Verfügung gestellt werden. Aus diesem Grund verpflichtet der Gesetzgeber Unternehmen, ihre Daten regelmäßig mit den Sperrlisten abzugleichen. Da diese Sperrlisten ständig aktualisiert werden und es kaum möglich ist, einen großen Datenbestand manuell zu überprüfen, sollten Sie auf eine professionelle Software-Unterstützung zurückgreifen. Mit SMARTCRM ist die Einhaltung des Gesetzes besonders einfach, denn mit dem Modul SMARTCRM.Compliance steht hierfür eine für das CRM-System vorkonfigurierte Software zur Verfügung. Hiermit wird der Datenbestand – natürlich unter Einhaltung des Datenschutzes – automatisch mit allen in der Verordnung aufgeführten aktuellen Sperrlisten abgeglichen, auch mit Listen der USA und der Schweiz. So müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Antiterrorverordnung machen – SMARTCRM sorgt dafür, dass Sie diese jederzeit einhalten und informiert Sie aktuell über verdächtige Adressen.