Ein Modul – vielfältige Möglichkeiten für unsere Kunden: Denn die Funktionen zur Projektverwaltung in SMARTCRM sind so flexibel, dass sie sich an ganz unterschiedliche Anforderungen und Vertriebsprozesse anpassen. Exemplarisch stellen wir einige Anwenderbeispiele vor.
Beispiel 1: Angebotsschreibung in SMARTCRM
Unsere Kunden aus dem Bereich der Investitionsgüterindustrie pflegen alle wichtigen Informationen zu ihren Maschinen, wie beispielsweise Standorte, Datenblätter und Wartungstermine, über das Modul SMARTCRM.Maschinen. Wird eine Maschine angeboten, legen die Vertriebsmitarbeiter beim jeweiligen Kunden ein neues Projekt über das Modul SMARTCRM.Projekte an. In dieser Projektakte werden alle Vorgänge von der Anfrage bis zum Abschluss abgebildet. Eine Vier-Felder-Matrix ermöglicht die frühzeitige Bewertung des Projekts und zeigt unseren Kunden sofort, wie lohnenswert ein Projekt und wie wahrscheinlich die Realisierung ist. Hieraus lässt sich ableiten, ob entsprechend Zeit in die Bearbeitung investiert wird oder ob der Fokus besser auf einem anderen Projekt liegen sollte.
Da SMARTCRM bereits im Standard über eine Integration von Microsoft Office verfügt, lässt sich ein Angebot direkt in der CRM-Lösung erstellen. Hierfür wurden entsprechende Vorlagen im Corporate Design des Unternehmens hinterlegt. Darüber hinaus sind in SMARTCRM alle Artikel mit mehrsprachigen Textbausteinen, Bildern sowie den jeweiligen Preisen verfügbar. Der Aufwand für die Angebotserstellung ist damit für die Vertriebsmitarbeiter sehr gering: Sie wählen nur noch die gewünschten Artikelpositionen aus, woraufhin SMARTCRM automatisch das entsprechende Angebotsdokument erstellt.
Auch Freigabeprozesse haben wir für unsere Kunden im CRM-System definiert. So werden die zuständigen Mitarbeiter automatisch über die freizugebenden Angebote informiert. Zur Freigabe genügt ein Klick in SMARTCRM. Via E-Mail kann das Angebot anschließend direkt aus der CRM-Lösung heraus versendet werden. Eine gleichzeitig erzeugte Aufgabe erinnert später an das Nachfassen des Angebots.
Im weiteren Projektverlauf werden alle Angebotsvarianten als Vorgänge in der Projektakte dokumentiert. Damit bleibt eine übersichtliche, lückenlose Angebotsnachverfolgung gewährleistet. Hierzu tragen auch die Übersichten auf dem SMART Board, dem Startbildschirm unserer CRM-Lösung, bei. Diese zeigen den verantwortlichen Mitarbeitern auf einen Blick, welche Angebote noch offen sind, ob es freizugebende Dokumente gibt und welche Projekte besonders aussichtsreich sind.
Darüber hinaus gewährleistet SMARTCRM unseren Kunden jederzeit einen vollständigen Überblick über den Forecast. Denn dieser kann per Mausklick ganz flexibel aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet werden, wie beispielsweise je Monat, Projekt, Mitarbeiter oder Artikelgruppe – je nachdem, welche Informationen der SMARTCRM-Kunde benötigt.
Beispiel 2: Angebotsübernahme aus dem ERP-System
Erstellen unsere Kunden die Angebote in ihrer ERP-Software, legt SMARTCRM automatisch eine Projektnummer an und importiert das Angebot inklusive der einzelnen Positionen über eine Schnittstelle. Da wir zu vielen ERP-Systemen vorkonfigurierte Standardschnittstellen anbieten, ist die Einrichtung einer solchen Anbindung problemlos möglich. So bleibt auch in diesem Fall eine zentrale, komfortable Angebotsverfolgung in der CRM-Lösung gewährleistet. Darüber hinaus stellt SMARTCRM den Mitarbeitern jederzeit aktuelle Forecast-Auswertungen zur Verfügung. Auch weitere Analysen, beispielsweise zu verlorenen Projekten in einem bestimmten Zeitraum oder meistverkauften Artikeln in einem Vertriebsgebiet, sind möglich.
Zu unseren Kunden zählen auch Hersteller, die ihre Produkte ganz individuell entsprechend der Kundenanforderungen konstruieren und fertigen. In diesem Fall werden Artikelbausteine genutzt, deren Beschreibungen in SMARTCRM verändert bzw. individuell ergänzt werden. Die Kommunikation mit dem Kunden sowie hinterlegte Konstruktionspläne, Grundrisse usw. vervollständigen den Rundumblick im CRM-System.
Beispiel 3: Produktneuentwicklungen nachvollziehen
Andere Unternehmen nutzen SMARTCRM.Projekte, um ihre Produktneuentwicklungen in der CRM-Lösung abzubilden. In diesem Fall werden keine Angebote hinterlegt. Stattdessen steht die Zusammenführung der gesamten Kommunikation mit Kunden und Lieferanten im Vordergrund. So ist in der Projektakte auf einen Blick ersichtlich, auf welche Kundenanfragen hin das Projekt gestartet wurde und bei welchen Lieferanten welche Teile angefragt wurden.
Beispiel 4: Bauvorhaben abbilden
Auch in der Baubranche findet SMARTCRM Einsatz: Hier wird SMARTCRM.Projekte dazu genutzt, um Bauvorhaben im CRM-System nachzuvollziehen. So führt SMARTCRM alle wichtigen Entscheider in der Projektakte zusammen: Bauherr, Architekten, Planer, Bauunternehmen etc. Dank der Multi-Verknüpfung, die es ermöglicht, beliebig viele Adressen und Ansprechpartner mit einem Projekt oder einer Aktivität zu verbinden, ist sofort ersichtlich, wer bei dem Bauvorhaben welche Rolle spielt. Fragen im Projektverlauf verschiedene Bauunternehmen bei unserem Kunden an, werden die entsprechenden Angebote ebenfalls übersichtlich in der Projektakte dokumentiert.
