Transparenz und Effizienz

Nach drei Jahren der Vertriebsunterstützung durch das CRM-System SMARTCRM zieht die STOPA Anlagenbau GmbH ein positives Fazit. Herrschte bei den Mitarbeitern gegenüber der CRM-Einführung zu Beginn noch eine gewisse Skepsis, überzeugten die Vorteile von SMARTCRM bereits nach kurzer Zeit. Ziel der Einführung war die zentrale Verwaltung aller Kundeninformationen in einem System und der darauf jederzeit mögliche Zugriff. Eine größere Transparenz sollte die CRM-Software auch im Projektgeschäft ermöglichen. Die Bereitstellung vielfältiger Analysemöglichkeiten, z. B. zur Erstellung von Forecastauswertungen, war ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Die SMARTCRM GmbH überzeugte u. a. mit ihrer großen Schnittstellen-Kompetenz. Als Kooperationspartner der abas Software AG konnte der CRM-Hersteller eine Standardschnittstelle zwischen SMARTCRM und dem von STOPA eingesetzten abas-ERP bereitstellen.

Für eine wirkungsvolle Vertriebsteuerung optimierte SMARTCRM das Projektgeschäft des Anlagenbauers. Dank der Dokumentation aller zu einem Projekt gehörenden Aktivitäten ist der Vertrieb jederzeit über den aktuellen Projektstatus und die gesamte Kommunikation mit dem Kunden bzw. Interessenten informiert. Ein großer Vorteil für die Mitarbeiter auch im Vertretungsfall, erläutert Ralf Gerber, Leiter Vertrieb/Marketing bei STOPA: Hatte ein Mitarbeiter vor der CRM-Einführung z. B. keinen direkten Zugriff auf die lokal gespeicherte E-Mail-Kommunikation zwischen Kollege und Kunde, kann er nun immer auf eine vollständige Historie mit sämtlichen E-Mails, Dokumenten und weiteren Informationen zugreifen. Da auch alle erstellen Angebote im CRM-System archiviert werden, ist eine lückenlose Angebotsverfolgung gewährleistet, und der Projektverlauf ist jederzeit nachvollziehbar abbildet.

Die mit großem Zeitaufwand verbundene Erstellung von Analysen gehört der Vergangenheit an. Mithilfe der Standardschnittstelle importiert SMARTCRM das aktuelle Zahlenmaterial aus dem ERP-System und wertet es auf unterschiedlichen Ebenen detailliert aus. Standardanalysen, wie beispielsweise der Umsatz pro Kunde oder Vertriebsgebiet sowie Jahresvergleiche, ermöglichen STOPA eine fundierte Planung und Steuerung der Vertriebsprozesse. Darüber hinaus wurden speziell auf die Bedürfnisse von STOPA angepasste Auswertungen erstellt, z. B. eine Analyse der reinen Umsatzzahlen sowie eine Übersicht, die auch die Anzahlungen offener Rechnungen berücksichtigt.

Für die nahe Zukunft plant das Unternehmen, SMARTCRM auch für Marketingkampagnen zu nutzen. Mithilfe umfangreicher Filtermöglichkeiten sowie frei definierbarer Merkmale können die Marketingmitarbeiter zielgruppengenaue Empfängerselektionen durchführen und so die Streuverluste ihrer Kampagnen reduzieren. Auch die Erstellung und der Versand personalisierter Mailings sind direkt im CRM-System möglich.