PENTAC Polymer GmbH

Seit dem Jahr 2016 unterstützt SMARTCRM erneut die Prozesse der PENTAC Polymer GmbH in Vertrieb, Controlling, Service und Einkauf. Zuvor zählte das Unternehmen schon einmal zum SMARTCRM-Kundenkreis. Ein Wechsel des ERP-Systems führte damals jedoch auch zur temporären Ablöse des CRM-Systems. 2016 entschied sich PENTAC dann zur Wiedereinführung von SMARTCRM. Bei dieser Entscheidung überzeugte neben dem guten Preis-/Leistungsverhältnis auch die hohe Benutzerfreundlichkeit der Software.

Schnittstellen zu Comarch und DATEV

Darüber hinaus punktete SMARTCRM bei PENTAC mit den vielfältigen Anbindungen an Drittsysteme und der damit einhergehenden Schaffung eines zentralen Datenpools. So übernimmt die CRM-Lösung auf Basis von SQL-Views über eine Standardschnittstelle Daten aus dem ERP-System Comarch. Hierzu zählen u. a. Kunden, Ansprechpartner, Artikel sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz-, Auftragseingangs- bzw. Auftragsbestandpositionen oder Sonderpreise. Für die SRM-Prozesse werden Bestellungen, Bestellbestände und offene Rechnungen aus Comarch übernommen. Über eine Schnittstelle zur DATEV-Software importiert SMARTCRM automatisch die offenen Posten.

Dank seiner BI-Funktionalität werden die Informationen in SMARTCRM aufbereitet und in vielfältigen Analysen zur Verfügung gestellt. So sehen die Mitarbeiter bei PENTAC beispielsweise per Klick die aktuellen Umsatzzahlen je Produkt oder Kunde direkt in der CRM-Lösung. Bei Bedarf lassen sich die Auswertungen zur weiteren Bearbeitung per Knopfdruck nach Microsoft Excel exportieren. Trendwechsel oder Abweichungen der Soll- und Ist-Zahlen macht SMARTCRM für das Unternehmen ebenso sichtbar wie Cross- und Up-Selling-Potenziale und ermöglicht damit eine zielgerichtete Vertriebsarbeit.
Ein weiteres Fundament der Vertriebsprozesse bei PENTAC sind die in SMARTCRM hinterlegten Zielvereinbarungen. Die Vertriebsmitarbeiter können den tagesaktuellen Stand ihrer Zielerreichung einsehen und wissen damit jederzeit, wo sie stehen, während die Vertriebsleitung den Gesamtüberblick über die Vertriebsabläufe behält.

Projektverwaltung inkl. Angebotserstellung

Jedes Projekt wird von PENTAC in SMARTCRM angelegt und mit den jeweiligen beteiligten Kunden und Lieferanten verknüpft. Auch der gesamte Kommunikationsverlauf, wie beispielsweise die automatisch aus Microsoft Outlook importierten E-Mails, ist in der Projektakte ersichtlich. Detailinformationen zu jeder Projektphase werden übersichtlich als Vorgänge angezeigt, wie beispielsweise zum Versand von Muster-Compounds oder Angeboten. Letztere erstellt PENTAC direkt aus SMARTCRM heraus. Hierfür hat das Unternehmen im CRM-System deutsch- und englischsprachige Vorlagen hinterlegt. Mit der Archivierung der Angebote in SMARTCRM ist eine Nachverfolgung jederzeit gewährleistet. Status-Übersichten, Fälligkeiten und automatische Erinnerungen unterstützen den Vertrieb beim Nachfassen der Angebote. Ergänzt wird die Projektverwaltung durch Forecast-Analysen. Mithilfe der CRM-Lösung ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter immer über den aktuellen Status der laufenden Projekte Bescheid wissen.

Auch der Außendienst ist aktuell informiert

Im Außendienst setzt PENTAC ebenfalls ganz auf SMARTCRM. Vor Außer-Haus-Terminen ermöglicht die CRM-Lösung den Mitarbeitern per Umkreissuche und Adressvisualisierung in Bing Maps eine bequeme Routenplanung. Dank der umfangreichen CRM-Kundenakte ist der Aufwand für die Besuchsvorbereitung ebenfalls sehr gering. Unterwegs rufen die Außendienstmitarbeiter die CRM-Informationen entweder online per Smartphone über die SMARTCRM.App oder sogar ohne Internetverbindung via Notebook auf. So lassen sich auch die Besuchsberichte direkt in der CRM-Lösung dokumentieren. Über den integrierten Organizer werden Folgetermine im Kalender angelegt sowie Aufgaben an Kollegen versendet.

Ticketverwaltung und FAQ-Einsatz im Service

Die Servicemitarbeiter nutzen SMARTCRM zur Verwaltung ihrer Reklamationen. Sämtliche Schritte bis zum Abschluss werden dokumentiert und 8-D-Reports direkt im CRM-System erstellt. So bleibt der gesamte Kundenkontakt nachvollziehbar. Ticketauswertungen machen es dem Unternehmen einfacher, z. B. häufige Fehlerquellen aufzudecken oder Laufzeiten zu optimieren. Regelmäßig benötigte Informationen werden von PENTAC in der SMARTCRM-Wissensdatenbank hinterlegt, womit viel Zeit und Aufwand für die Informationsbeschaffung eingespart wird. So stehen im FAQ jederzeit Normen der Automobilindustrie, Anforderungen für Werkstoffbeschaffenheiten und weitere Informationen für Service, Vertrieb und Produktion bereit.

SRM-Funktionalitäten für den Einkauf

Per Schnittstelle werden auch die Lieferanten aus Comarch nach SMARTCRM übernommen, um hier beispielsweise Vereinbarungen und Ergebnisse von Produktanalysen zu hinterlegen. Die Übersicht aller Anfragen, Reklamationen usw. erweitert den Lieferanten-Rundumblick. Vervollständigt wird er durch Auswertungen der aus Comarch importierten Bestellungen, des Bestellbestands und der offenen Rechnungen. Mit diesen Informationen ermöglicht SMARTCRM PENTAC ein umfassendes Lieferantenmanagement.