PENTAC Polymer GmbH

Seit dem Jahr 2016 unterstützt SMARTCRM erneut die Prozesse der PENTAC Polymer GmbH in Vertrieb, Controlling, Service und Einkauf. Zuvor zählte das Unternehmen schon einmal zum SMARTCRM-Kundenkreis. Ein Wechsel des ERP-Systems führte damals jedoch auch zur temporären Ablöse des CRM-Systems. 2016 entschied sich PENTAC dann zur Wiedereinführung von SMARTCRM. Bei dieser Entscheidung überzeugte neben dem guten Preis-/Leistungsverhältnis auch die hohe Benutzerfreundlichkeit der Software.

Anforderungen

  • ERP-Standardschnittstelle zu Comarch
  • Mobiles CRM für den Außendienst
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit
 

Schnittstellen zu Comarch und DATEV

Darüber hinaus punktete SMARTCRM bei PENTAC mit den vielfältigen Anbindungen an Drittsysteme und der damit einhergehenden Schaffung eines zentralen Datenpools. So übernimmt die CRM-Lösung auf Basis von SQL-Views über eine Standardschnittstelle Daten aus dem ERP-System Comarch. Hierzu zählen u. a. Kunden, Ansprechpartner, Artikel sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz-, Auftragseingangs- bzw. Auftragsbestandpositionen oder Sonderpreise. Für die SRM-Prozesse werden Bestellungen, Bestellbestände und offene Rechnungen aus Comarch übernommen. Über eine Schnittstelle zur DATEV-Software importiert SMARTCRM automatisch die offenen Posten.

Projektziele

  • Unternehmensweiter CRM-Einsatz
  • Analysemöglichkeiten für Verkauf und Einkauf

Dank seiner BI-Funktionalität werden die Informationen in SMARTCRM aufbereitet und in vielfältigen Analysen zur Verfügung gestellt. So sehen die Mitarbeiter bei PENTAC beispielsweise per Klick die aktuellen Umsatzzahlen je Produkt oder Kunde direkt in der CRM-Lösung. Bei Bedarf lassen sich die Auswertungen zur weiteren Bearbeitung per Knopfdruck nach Microsoft Excel exportieren. Trendwechsel oder Abweichungen der Soll- und Ist-Zahlen macht SMARTCRM für das Unternehmen ebenso sichtbar wie Cross- und Up-Selling-Potenziale und ermöglicht damit eine zielgerichtete Vertriebsarbeit.
Ein weiteres Fundament der Vertriebsprozesse bei PENTAC sind die in SMARTCRM hinterlegten Zielvereinbarungen. Die Vertriebsmitarbeiter können den tagesaktuellen Stand ihrer Zielerreichung einsehen und wissen damit jederzeit, wo sie stehen, während die Vertriebsleitung den Gesamtüberblick über die Vertriebsabläufe behält.

Projektverwaltung inkl. Angebotserstellung

Jedes Projekt wird von PENTAC in SMARTCRM angelegt und mit den jeweiligen beteiligten Kunden und Lieferanten verknüpft. Auch der gesamte Kommunikationsverlauf, wie beispielsweise die automatisch aus Microsoft Outlook importierten E-Mails, ist in der Projektakte ersichtlich. Detailinformationen zu jeder Projektphase werden übersichtlich als Vorgänge angezeigt, wie beispielsweise zum Versand von Muster-Compounds oder Angeboten. Letztere erstellt PENTAC direkt aus SMARTCRM heraus. Hierfür hat das Unternehmen im CRM-System deutsch- und englischsprachige Vorlagen hinterlegt. Mit der Archivierung der Angebote in SMARTCRM ist eine Nachverfolgung jederzeit gewährleistet. Status-Übersichten, Fälligkeiten und automatische Erinnerungen unterstützen den Vertrieb beim Nachfassen der Angebote. Ergänzt wird die Projektverwaltung durch Forecast-Analysen. Mithilfe der CRM-Lösung ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter immer über den aktuellen Status der laufenden Projekte Bescheid wissen.

Auch der Außendienst ist aktuell informiert

Im Außendienst setzt PENTAC ebenfalls ganz auf SMARTCRM. Vor Außer-Haus-Terminen ermöglicht die CRM-Lösung den Mitarbeitern per Umkreissuche und Adressvisualisierung in Bing Maps eine bequeme Routenplanung. Dank der umfangreichen CRM-Kundenakte ist der Aufwand für die Besuchsvorbereitung ebenfalls sehr gering. Unterwegs rufen die Außendienstmitarbeiter die CRM-Informationen entweder online per Smartphone über die SMARTCRM.App oder sogar ohne Internetverbindung via Notebook auf. So lassen sich auch die Besuchsberichte direkt in der CRM-Lösung dokumentieren. Über den integrierten Organizer werden Folgetermine im Kalender angelegt sowie Aufgaben an Kollegen versendet.

Ticketverwaltung und FAQ-Einsatz im Service

Die Servicemitarbeiter nutzen SMARTCRM zur Verwaltung ihrer Reklamationen. Sämtliche Schritte bis zum Abschluss werden dokumentiert und 8-D-Reports direkt im CRM-System erstellt. So bleibt der gesamte Kundenkontakt nachvollziehbar. Ticketauswertungen machen es dem Unternehmen einfacher, z. B. häufige Fehlerquellen aufzudecken oder Laufzeiten zu optimieren. Regelmäßig benötigte Informationen werden von PENTAC in der SMARTCRM-Wissensdatenbank hinterlegt, womit viel Zeit und Aufwand für die Informationsbeschaffung eingespart wird. So stehen im FAQ jederzeit Normen der Automobilindustrie, Anforderungen für Werkstoffbeschaffenheiten und weitere Informationen für Service, Vertrieb und Produktion bereit.

SRM-Funktionalitäten für den Einkauf

Per Schnittstelle werden auch die Lieferanten aus Comarch nach SMARTCRM übernommen, um hier beispielsweise Vereinbarungen und Ergebnisse von Produktanalysen zu hinterlegen. Die Übersicht aller Anfragen, Reklamationen usw. erweitert den Lieferanten-Rundumblick. Vervollständigt wird er durch Auswertungen der aus Comarch importierten Bestellungen, des Bestellbestands und der offenen Rechnungen. Mit diesen Informationen ermöglicht SMARTCRM PENTAC ein umfassendes Lieferantenmanagement.

Bei unseren Mitarbeitern ist die Akzeptanz von SMARTCRM mit seiner einfachen Bedienbarkeit sehr hoch. Ebenso optimal ist für uns die Tatsache, dass SMARTCRM kein reines CRM-System, sondern eher eine XRM-Lösung ist, mit der auch unser Einkauf unterstützt wird.

Johannes Sattler, Key Account Manager der PENTAC Polymer GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

PENTAC setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und Comarch: