Ortlinghaus-Werke GmbH

Die Herausforderung bei Ortlinghaus bestand darin, Informationen aus zwei eigenständigen SAP-Installationen in einem zentralen CRM-System zusammenzuführen. Die CRM-Lösung sollte aktuelle Daten transparent zur Verfügung stellen, sodass Ortlinghaus seine Vertriebsaktivitäten und Projekte standortübergreifend steuern kann. Des Weiteren sollten auch alle weltweiten Umsatzzahlen in der CRM-Software zusammengefasst werden, um diese analysieren zu können.

Anforderungen

  • Projektorientiertes Arbeiten
  • Komplexe Absatzanalysen in verschiedenen Währungen
  • Bidirektionale Schnittstelle zwischen SMARTCRM und SAP
  • Weltweit vernetzte Vertriebsorganisation

Damit in allen Systemen aktuelle Informationen vorliegen, gibt es zwischen SMARTCRM und den beiden SAP-Installationen bidirektionale Schnittstellen. SMARTCRM importiert aus SAP u. a. Adress- und Artikeldaten, Angebote und Aufträge, Projektdaten, -phasen und -aufgaben, Umsatz, Auftragseingang und -bestand. „Durch den Datenfluss haben wir in SMARTCRM eine lückenlose Übersicht über alle Aktivitäten, Projekte und Umsatzzahlen mit unseren Kunden, ganz gleich von welcher Verkaufsgesellschaft die Kunden betreut werden“, hebt Margit Willam, CRM-Projektleiterin der Ortlinghaus GmbH in der Schweiz, hervor. In bestimmten Fällen ist auch ein Export nach SAP notwendig, z. B. wenn Adressinformationen für die Angebotserzeugung in SAP benötigt werden.

Projektziele

  • Zentrale Zusammenführung von Informationen aus zwei SAP-Installationen
  • Jederzeit transparente und aktuelle Daten
  • Analyse aller weltweiter Umsatzzahlen im CRM-System
  • Standortübergreifende Steuerung der  Vertriebsaktivitäten und Projekte

Dass die Unternehmensgruppe weltweit präsent ist, zeigt sich unter anderem in der verzweigten Infrastruktur. In Wermelskirchen, Gams, Schanghai und Großbritannien gibt es SMARTCRM-Serverinstallationen. Die Vertriebsorganisationen in Frankreich, Indien und Russland arbeiten online mit SMARTCRM. Die Systeme replizieren täglich ihre Daten und stellen so sicher, dass an allen Standorten mit aktuellen Informationen gearbeitet wird. Der Außendienst in Deutschland hat Kundendaten sogar offline auf dem Notebook verfügbar und kann Informationen ohne Verbindung ins Unternehmensnetz bearbeiten. Per Synchronisation aktualisiert der Außendienst täglich seine lokalen Daten mit der Serverinstallation im Unternehmen.

Ausführliche Informationen und direkte Kommunikation bilden die Basis für erfolgreiche Vertriebs- und Entwicklungsprojekte. Damit alle Mitarbeiter auf Projektdaten zugreifen können, bündelt Ortlinghaus alle Projekte im CRM-System. „In unseren regelmäßig stattfindenden Projektsitzungen besprechen wir den Status der laufenden Projekte. Basis dafür ist die Projektaufgabenliste in SMARTCRM. Hintergrunddaten zum Projekt sind sofort abrufbar. So können wir den aktuellen Projektstand direkt während der Sitzung klären“, beschreibt Margit Willam die projektorientierte Arbeitsweise. Die Projektliste ist auch Basis für Aufgabenplanung bzw. -verteilung, z. B. um Aufgaben auf weniger ausgelastete Mitarbeiter zu übertragen. Dies ist möglich, da jede Projektaufgabe in SMARTCRM automatisch mit einem Projekt bzw. einer Projektphase verknüpft ist.

Die Internationalität der Unternehmensgruppe kommt vor allem bei der Absatzplanung und den Absatzanalysen zum Tragen. „SMARTCRM vereint Umsatzzahlen aus unseren SAP-Systemen und bereitet sie für verschiedene Auswertungen auf. Wir müssen schließlich nur noch einen Doppelklick ausführen und haben die aktuellen Zahlen auf dem Monitor. Einfacher geht es nicht“, zeigt sich Thomas Germann, Geschäftsführer der Ortlinghaus GmbH, zufrieden. Die Mitarbeiter analysieren per Knopfdruck z. B. Umsatz über 48 Monate, Umsatz je Land, Umsatz pro Teilegruppe oder Bauteil, Gesamtübersicht über alle Rechnungen für einen definierbaren Zeitraum, Auftragsbestand pro Vertriebsweg. Die integrierte Drill-Down-Funktion gestattet den Mitarbeitern, Absatzzahlen bis auf Rechnungspositionsebene auszuwerten. Über zusätzliche Filter können Statistiken weiter eingeschränkt werden, z. B. nach Branche, Teileart oder Vertriebsweg. Darüber hinaus zeigt SMARTCRM u. a. Soll-/ Ist-Umsatzvergleiche in den Hauswährungen der Landesgesellschaften, darunter Euro, Schweizer Franken, US Dollar, Britische Pfund oder Indische Rupien. Damit hat jede Landesgesellschaft ihre Zahlen jederzeit im Blick und kann eingreifen, wenn die Zahlen nicht den Erwartungen entsprechen.

Fazit

Ortlinghaus nutzt SMARTCRM mit 90 Lizenzen im Innen- und Außendienst. Die Installation umfasst folgende Funktionsbereiche: zentrale Adress-, Ansprechpartner- und Dokumentenverwaltung, Aktivitäten, Aufgaben- und Terminplanung, Projektabwicklung einschließlich aller Phasen, Dokumente und Aufgaben, detaillierte Absatzanalyse und -planung sowie Zielvereinbarungen mit Frühwarnsystem. „Seitdem wir mit SMARTCRM arbeiten, ist die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst wesentlich transparenter geworden. Technik und Vertrieb arbeiten Hand in Hand dank projektbezogener Aufgaben und einer zentralen Wissensbasis. Mit SMARTCRM haben wir unsere internen Prozesse optimiert und effizienter gestaltet“, unterstreicht Margit Willam.

Der große Vorteil von SMARTCRM ist die Analysestärke. Wir profitieren vor allem von den Zahlen und Projektdaten im System. Wir sehen sofort, ob der Umsatz unseren Erwartungen entspricht oder ob Projekte aus dem Ruder laufen. SMARTCRM liefert Informationen jederzeit konsolidiert und auf den Punkt gebracht.

Margit Willam, CRM-Projektleiterin der Ortlinghaus-Werke GmbH in der Schweiz

Eingesetzte Module

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Verbindung zum ERP-System

Ortlinghaus setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und SAP: