OfficeXpress GmbH

Die OfficeXpress GmbH arbeitet mit einem großen Adressbestand, auf den die Mitarbeiter aller vier Standorte in Deutschland gleichermaßen Zugriff benötigen. Unabdingbar ist eine einheitliche und aktuelle Datenhaltung, die an allen Standorten jederzeit verfügbar ist. Teil der Unternehmensphilosophie ist es, regelmäßig mit den Kunden in Kontakt zu treten. Dabei gilt es, die richtigen Kunden auf die richtigen Themen anzusprechen. Ein Ziel der CRM-Einführung war darum die Optimierung der Kundenbetreuung. Durch gezieltere und einfachere Interaktion sollten die Kundenbindungen gestärkt und etwaige Cross-Selling-Potenziale aufgedeckt werden. Gewährleistet werden kann dies nur durch einen zentralen Datenbestand, der für alle Mitarbeiter transparent und aktuell ist. Bei der Auswahl der CRM-Software legte OfficeXpress auch besonderen Wert auf deren Flexibilität sowie die Möglichkeit, das System eigenständig durch interne Systemadministratoren modifizieren zu können. SMARTCRM überzeugte hier durch modularen Aufbau und Anpassbarkeit an die individuellen Unternehmensanforderungen.

Seit 2010 ist SMARTCRM bei der OfficeXpress GmbH im Einsatz. Der IT-Fachhändler ist ein Tochterunternehmen der UFP Deutschland GmbH, ebenfalls Kunde der SMARTCRM GmbH. Nach der zügigen Einführung, die vom Workshop bis zum Echtstart nur rund acht Wochen in Anspruch nahm, arbeiten an vier Standorten insgesamt 71 Mitarbeiter mit dem CRM- System, davon über 40 Anwender in Kaarst. Neben SMARTCRM nutzt OfficeXpress eine AS/400. Mit einer Schnittstelle zum ERP-System sorgt die CRM-Software für eine zentrale Datenhaltung. SMARTCRM importiert Adress- und Artikelstammdaten sowie Umsatzzahlen. Damit gewährleistet es einen transparenten und aktuellen Datenbestand, auf den die Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Dies ist für OfficeXpress besonders in den Bereichen Ticketing und Projekteverwaltung von großem Vorteil, denn die Mitarbeiter sehen auf einen Blick alle nötigen Informationen. So werden in der digitalen Akte nicht nur die Kommunikation mit einem Kunden gespeichert, sondern auch die dazugehörigen E-Mails, Briefe usw. mit Lieferanten oder weiteren Beteiligten. Die Aktivitätenhistorie garantiert eine lückenlose Dokumentation bzw. Archivierung. Die Kampagnen der OfficeXpress GmbH dauern oftmals über einen Zeitraum von mehreren Wochen. Darum ist es für das Unternehmen von großem Vorteil, bereits während der Aktion sehen zu können, ob sie erfolgreich verläuft oder nicht. Mit SMARTCRM ist das Unternehmen über den genauen Verlauf einer Kampagne informiert und kann Tendenzen erkennen. So ist ein rechtzeitiges Gegensteuern oder, falls nötig, der Abbruch einer Aktion möglich.

Die umfangreichen Analysen und Auswertungsmöglichkeiten in SMARTCRM erleichtern auch die Arbeit des Vertriebs. Die Mitarbeiter mussten Daten bisher in Excel-Listen erfassen und an andere Mitarbeiter weiterversenden. Mit SMARTCRM kann der Vertrieb alle Informationen direkt im CRM-System erfassen, sodass sie anderen Mitarbeitern sofort und jederzeit zur Verfügung stehen. Zahlen und Daten werden von SMARTCRM auf Knopfdruck automatisch analysiert. Das Drill-Down-System ermöglicht OfficeXpress Auswertungen auf unterschiedlichen Detailstufen – von Warengruppen bis hin zu einzelnen Artikeln. So ist das Unternehmen z. B. immer tagesaktuell informiert, mit welchen Kunden der Umsatz sinkt, und kann rasch entsprechend reagieren.

OfficeXpress nutzt SMARTCRM auch zur Dokumentation der Artikel, die ein bestimmter Kunde gekauft hat. Bereits auf der Adressmaske zeigen farbige Fähnchen, aus welchem der vier Produktbereiche der Kunde Waren bezogen hat. Merkmale ermöglichen noch detailliertere Angaben. So sind die Mitarbeiter z. B. darüber informiert, welche Version einer Datensicherung ein Kunde aktuell verwendet. Eine wertvolle Information für Marketingkampagnen: Mit SMARTCRM werden diese Kunden selektiert, das CRM-System ermöglicht eine genaue Zielgruppendefinition. In einer Serien-E-Mail, die das Unternehmen ebenfalls über SMARTCRM erstellt, wird den Kunden daraufhin eine neuere Version der Datensicherung zum Kauf angeboten. Zusammen mit dem Mailing werden Nachfassaufgaben für die zuständigen Mitarbeiter erstellt.

Fazit

Die OfficeXpress GmbH hat innerhalb kurzer Zeit eine CRM-Software erhalten, die nun in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt und erfolgreich genutzt wird. So dient SMARTCRM dem Unternehmen zur Adress- und Aktivitätenverwaltung, für Absatzauswertungen, zur Verwaltung ihrer Produkte und Projekte sowie für die Abbildung von Mitarbeiterzielen, der Planung sowie der Wettbewerber. Das CRM-System hat viele Arbeitsprozesse in Vertrieb und Marketing automatisiert sowie durch eine gesteigerte Transparenz optimiert. Seit Anfang des Jahres 2011 ist die OfficeXpress auch Händler von SMARTCRM. Die intuitive Bedienung und leichte Einarbeitung in das CRM-System überzeugten das Unternehmen, sodass der IT-Fachhändler SMARTCRM in sein Produktportfolio aufnahm.