MAGE Roof & Building Components GmbH

Seit 2015 unterstützt SMARTCRM die Vertriebsprozesse im Innen- und Außendienst bei der MAGE Roof & Building Components GmbH. In Deutschland arbeiten etwa 30 Vertriebsmitarbeiter in kompakten Vertriebsteams. Diese setzen sich jeweils aus einem Innendienst- und einem Außendienstmitarbeiter zusammen. MAGE entschied sich zur Einführung einer CRM-Lösung, um eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Teams und zwischen den Abteilungen zu gewährleisten. Im CRM-System sollten alle relevanten Informationen zentral dokumentiert und analysiert werden. Darüber hinaus sollte die CRM-Einführung der Sicherstellung einheitlicher und nachvollziehbarer Vertriebsprozesse dienen. Denn die Strukturierung von Aktivitäten sowie eine konsequente Kundensegmentierung mit abbildbaren Potenzialen bildet für MAGE die Grundlage des vertrieblichen Erfolgs.

Aufgrund der in Teilen Deutschlands schlechten Netzabdeckung entschied sich MAGE bewusst gegen eine Cloud-Lösung. Stattdessen können die Außendienstmitarbeiter auf Ihren Notebooks offline auf SMARTCRM zugreifen. Darüber hinaus überzeugte SMARTCRM mit dem modularen, flexiblen Aufbau sowie der Möglichkeit einer eigenständigen Administration durch MAGE.

ERP-Anbindung an proALPHA

Neben SMARTCRM hat MAGE die ERP-Lösung proALPHA im Einsatz. Die individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasste Schnittstelle verbindet die beiden Systeme, sodass auch betriebliche Besonderheiten wie beispielsweise die spezielle Preisfindung abgebildet werden können. Über die Anbindung importiert SMARTCRM aus proALPHA Angebote sowie das Zahlenmaterial: Umsatz, Deckungsbeitrag, Auftragsbestand, offene Posten, Sonderpreise und den Forecast. Wurden Auswertungen früher als Excel-Listen per E-Mail an die Außendienstmitarbeiter geschickt, stehen sie nun per Klick in SMARTCRM bereit. Damit haben die Mitarbeiter z. B. jederzeit die Umsätze in ihren Verkaufsgebieten im Blick. Soll-/Ist- und Vorjahresvergleiche sowie Trendwechsel zeigen frühzeitig Veränderungen auf. So lassen sich die Vertriebsaktivitäten entsprechend ausrichten. Analysen der Produktgruppen wurden vor der CRM-Einführung über externe Access-Datenbanken erstellt. Heute stehen sie bis auf Artikelebene direkt in SMARTCRM zur Verfügung, sodass sich Cross-Selling-Potenziale schneller erkennen und ausschöpfen lassen. Auch die Aufbereitung bestimmter Kundenumsätze anhand von Filterkriterien wie z. B. die Klassifikation war ohne CRM-Lösung nicht möglich.

Lückenlose Angebotsverfolgung

Die Angebote werden aus proALPHA übernommen und in der jeweiligen Kundenakte archiviert. Eine entsprechende Projektakte liefert den Mitarbeitern im CRM-System auf einen Blick alle Ansprechpartner, Angebote sowie die gesamte Kommunikation zu diesem Projekt. Beim Start von SMARTCRM sehen sie verschiedene individuelle Übersichten, darunter eine Liste aller nachzufassenden Angebote. Eine lückenlose Angebotsnachverfolgung ist damit gewährleistet.

Touren planen, verwalten, dokumentieren

Auch bei der Planung der Vertriebstouren unterstützt SMARTCRM die Außendienstmitarbeiter. MAGE ordnet die Adressen im CRM-System mithilfe von Merkmalen bestimmten Touren zu. Bei der Planung einer neuen Tour werden dem Außendienstmitarbeiter alle zugeordneten Adressen angezeigt. So kann er gezielt auswählen, welche Kunden er an diesem Tag anfahren möchte. Mit einem Klick werden die Adressen auf einer Bing-Maps-Karte visualisiert und die Route entsprechend angepasst. Bei der anschließenden Rückübergabe an SMARTCRM können bei Bedarf automatisch Termine und Aktivitäten zur späteren Besuchsdokumentation erzeugt werden. Mit verschiedenen Übersichten bleibt der Überblick über die bereits gefahrenen und kommenden Touren jederzeit gewahrt.

Den Wettbewerb im Blick

Setzt ein Kunde Wettbewerbsprodukte ein, dokumentiert das Unternehmen dies in SMARTCRM und stellt sie den eigenen Artikeln gegenüber. So hilft die CRM-Lösung den Vertriebsmitarbeitern, die passenden Argumente für einen Wechsel zu finden. Über eine Ampel-Grafik in der Adressakte ist sofort ersichtlich, welche eigenen Produkte einem Kunden bereits vorgestellt wurden und ob er Interesse zeigte. Eine Übersicht der Artikel mit den entsprechenden Farbmarkierungen je Status oder Wettbewerbsprodukt zeigt SMARTCRM den Mitarbeitern in der Adressakte auf einem separaten Reiter.

Die richtigen Zielgruppen für Marketingaktionen

Auch die Marketingmitarbeiter profitieren vom SMARTCRM-Einsatz. Über Adressen und Ansprechpartnern zugeordnete Merkmale kann MAGE für jede Marketingaktion die passende Zielgruppe selektieren, beispielsweise für den Versand von Produktunterlagen und Mustern. Die Verwaltung, Dokumentation und Auswertung zeitlich begrenzter Kundenbefragungen erfolgt ebenfalls im CRM-System.

Fazit und Ausblick

SMARTCRM ist für MAGE zum wichtigsten Vertriebsinstrument geworden, da es jedem Vertriebsmitarbeiter ermöglicht, sich selbstständig die komplette Übersicht über seinen Verantwortungsbereich zu verschaffen und einen professionellen Informationsaustausch gewährleistet. Die Kundenbetreuung konnte von MAGE strukturierter gestaltet werden, und es gibt eine klare Festlegung der Innendienst- und Außendienst-Verantwortlichkeiten. Auch mit der Betreuung durch die SMARTCRM GmbH und der telefonischen Hotline-Unterstützung ist das Unternehmen sehr zufrieden.

In Zukunft soll die SMARTCRM-Installation bei MAGE noch erweitert werden. So plant das Unternehmen beispielsweise, die Erstellung der Besuchsberichte für die Außendienstmitarbeiter mithilfe definierter Fragenkataloge zu vereinfachen.