MAGE Roof & Building Components GmbH

Seit 2015 unterstützt SMARTCRM die Vertriebsprozesse im Innen- und Außendienst bei der MAGE Roof & Building Components GmbH. In Deutschland arbeiten etwa 30 Vertriebsmitarbeiter in kompakten Vertriebsteams. Diese setzen sich jeweils aus einem Innendienst- und einem Außendienstmitarbeiter zusammen. MAGE entschied sich zur Einführung einer CRM-Lösung, um eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Teams und zwischen den Abteilungen zu gewährleisten. Im CRM-System sollten alle relevanten Informationen zentral dokumentiert und analysiert werden. Darüber hinaus sollte die CRM-Einführung der Sicherstellung einheitlicher und nachvollziehbarer Vertriebsprozesse dienen. Denn die Strukturierung von Aktivitäten sowie eine konsequente Kundensegmentierung mit abbildbaren Potenzialen bildet für MAGE die Grundlage des vertrieblichen Erfolgs.

Anforderungen

  • Schnittstelle zu proALPHA
  • Umfangreiche aktuelle Analysen
  • Tourenplanung und -dokumentation

Aufgrund der in Teilen Deutschlands schlechten Netzabdeckung entschied sich MAGE bewusst gegen eine Cloud-Lösung. Stattdessen können die Außendienstmitarbeiter auf Ihren Notebooks offline auf SMARTCRM zugreifen. Darüber hinaus überzeugte SMARTCRM mit dem modularen, flexiblen Aufbau sowie der Möglichkeit einer eigenständigen Administration durch MAGE.

Projektziele

  • Transparente Informationsverwaltung und strukturierte Vertriebsprozesse
  • Optimierte Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst
  • Lückenlose Angebotsverfolgung
  • Überblick über Mitbewerber/Wettbewerbsprodukte

ERP-Anbindung an proALPHA

Neben SMARTCRM hat MAGE die ERP-Lösung proALPHA im Einsatz. Die individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasste Schnittstelle verbindet die beiden Systeme, sodass auch betriebliche Besonderheiten wie beispielsweise die spezielle Preisfindung abgebildet werden können. Über die Anbindung importiert SMARTCRM aus proALPHA Angebote sowie das Zahlenmaterial: Umsatz, Deckungsbeitrag, Auftragsbestand, offene Posten, Sonderpreise und den Forecast. Wurden Auswertungen früher als Excel-Listen per E-Mail an die Außendienstmitarbeiter geschickt, stehen sie nun per Klick in SMARTCRM bereit. Damit haben die Mitarbeiter z. B. jederzeit die Umsätze in ihren Verkaufsgebieten im Blick. Soll-/Ist- und Vorjahresvergleiche sowie Trendwechsel zeigen frühzeitig Veränderungen auf. So lassen sich die Vertriebsaktivitäten entsprechend ausrichten. Analysen der Produktgruppen wurden vor der CRM-Einführung über externe Access-Datenbanken erstellt. Heute stehen sie bis auf Artikelebene direkt in SMARTCRM zur Verfügung, sodass sich Cross-Selling-Potenziale schneller erkennen und ausschöpfen lassen. Auch die Aufbereitung bestimmter Kundenumsätze anhand von Filterkriterien wie z. B. die Klassifikation war ohne CRM-Lösung nicht möglich.

Lückenlose Angebotsverfolgung

Die Angebote werden aus proALPHA übernommen und in der jeweiligen Kundenakte archiviert. Eine entsprechende Projektakte liefert den Mitarbeitern im CRM-System auf einen Blick alle Ansprechpartner, Angebote sowie die gesamte Kommunikation zu diesem Projekt. Beim Start von SMARTCRM sehen sie verschiedene individuelle Übersichten, darunter eine Liste aller nachzufassenden Angebote. Eine lückenlose Angebotsnachverfolgung ist damit gewährleistet.

Touren planen, verwalten, dokumentieren

Auch bei der Planung der Vertriebstouren unterstützt SMARTCRM die Außendienstmitarbeiter. MAGE ordnet die Adressen im CRM-System mithilfe von Merkmalen bestimmten Touren zu. Bei der Planung einer neuen Tour werden dem Außendienstmitarbeiter alle zugeordneten Adressen angezeigt. So kann er gezielt auswählen, welche Kunden er an diesem Tag anfahren möchte. Mit einem Klick werden die Adressen auf einer Bing-Maps-Karte visualisiert und die Route entsprechend angepasst. Bei der anschließenden Rückübergabe an SMARTCRM können bei Bedarf automatisch Termine und Aktivitäten zur späteren Besuchsdokumentation erzeugt werden. Mit verschiedenen Übersichten bleibt der Überblick über die bereits gefahrenen und kommenden Touren jederzeit gewahrt.

Den Wettbewerb im Blick

Setzt ein Kunde Wettbewerbsprodukte ein, dokumentiert das Unternehmen dies in SMARTCRM und stellt sie den eigenen Artikeln gegenüber. So hilft die CRM-Lösung den Vertriebsmitarbeitern, die passenden Argumente für einen Wechsel zu finden. Über eine Ampel-Grafik in der Adressakte ist sofort ersichtlich, welche eigenen Produkte einem Kunden bereits vorgestellt wurden und ob er Interesse zeigte. Eine Übersicht der Artikel mit den entsprechenden Farbmarkierungen je Status oder Wettbewerbsprodukt zeigt SMARTCRM den Mitarbeitern in der Adressakte auf einem separaten Reiter.

Die richtigen Zielgruppen für Marketingaktionen

Auch die Marketingmitarbeiter profitieren vom SMARTCRM-Einsatz. Über Adressen und Ansprechpartnern zugeordnete Merkmale kann MAGE für jede Marketingaktion die passende Zielgruppe selektieren, beispielsweise für den Versand von Produktunterlagen und Mustern. Die Verwaltung, Dokumentation und Auswertung zeitlich begrenzter Kundenbefragungen erfolgt ebenfalls im CRM-System.

Fazit und Ausblick

SMARTCRM ist für MAGE zum wichtigsten Vertriebsinstrument geworden, da es jedem Vertriebsmitarbeiter ermöglicht, sich selbstständig die komplette Übersicht über seinen Verantwortungsbereich zu verschaffen und einen professionellen Informationsaustausch gewährleistet. Die Kundenbetreuung konnte von MAGE strukturierter gestaltet werden, und es gibt eine klare Festlegung der Innendienst- und Außendienst-Verantwortlichkeiten. Auch mit der Betreuung durch die SMARTCRM GmbH und der telefonischen Hotline-Unterstützung ist das Unternehmen sehr zufrieden.

In Zukunft soll die SMARTCRM-Installation bei MAGE noch erweitert werden. So plant das Unternehmen beispielsweise, die Erstellung der Besuchsberichte für die Außendienstmitarbeiter mithilfe definierter Fragenkataloge zu vereinfachen.

Unsere Vertriebsprozesse sind mit SMARTCRM deutlich transparenter geworden, was einerseits die Vertriebssteuerung und andererseits auch die Restrukturierung von Vertriebsprozessen verbessert hat. Mit den durch SMARTCRM möglichen Klassifizierungen können wir den Fokus der vertrieblichen Arbeit auf die richtigen Projekte legen.

Renate Pfitzmann, Vertriebsinnendienst bei der MAGE Roof & Building Components GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

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    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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    SMARTCRM.Exchange.Sync

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    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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Verbindung zum ERP-System

MAGE setzt auf die Schnittstelle zwischen SMARTCRM und proALPHA: