Hager & Meisinger GmbH

Seit 2020 arbeiten die Mitarbeiter der Hager & Meisinger GmbH im Vertriebsaußen- und -Innendienst mit SMARTCRM. Zuvor setzte das Unternehmen bereits eine andere CRM-Lösung ein. Diese konnte die Anforderungen des Unternehmens jedoch nicht mehr abdecken. So entschied man sich im Rahmen der Optimierung des Direktvertriebs zur Einführung eines neuen CRM-Systems, das an die bereits eingesetzte ERP-Lösung proALPHA Business Cloud angebunden werden sollte. Im CRM-Auswahlprozess überzeugten unser Schnittstellen-Know-how und die Standardanbindung zu proALPHA. Darüber hinaus punkteten wir mit unserer mobilen CRM-Lösung SMARTCRM.App.

Standardschnittstelle zur proALPHA Business Cloud

Über die Schnittstelle zu proALPHA importiert SMARTCRM u. a. automatisiert Kunden, Ansprechpartner, Artikel(-gruppen), Angebote als PDF-Dateien inklusive der Positionen sowie das Zahlenmaterial wie Umsatz- bzw. Auftragsbestandspositionen und offene Posten. Frank Zobel, Leiter des Vertriebsinnendienstes bei Hager & Meisinger, äußert sich rundum positiv über die ERP-Anbindung: „Die gewünschten Aufgaben wurden alle erfüllt. Wir haben in der proALPHA Business Cloud komplexe kundenspezifische Anpassungen vornehmen lassen, die uns erweiterte Möglichkeiten zur Umsatzbetrachtung bieten. Auch diese konnten problemlos in SMARTCRM abgebildet werden.“

Optimierte Vertriebsarbeit dank BI-Auswertungen

Das Zahlenmaterial bereitet SMARTCRM in vielfältigen BI-Auswertungen auf verschiedenen Ebenen auf. Vor der Einführung unseres CRM-Systems mussten die Mitarbeiter u. U. die Controlling-Abteilung kontaktieren, um bestimmte Analysen bzw. Excel-Listen anzufordern. Dieser Aufwand gehört inzwischen der Vergangenheit an. Denn in SMARTCRM stehen alle aktuellen Zahlen jederzeit per Klick zur Verfügung. So sehen die Außendienstmitarbeiter bspw. sofort, welche Produkte ein Kunde schon bestellt hat und wie sich Umsätze bzw. Bestellrhythmen entwickeln. Bei Veränderungen können sie frühzeitig reagieren. Je nachdem, ob der Kunde direkt bei Hager & Meisinger oder über einen Händler bestellt, wird der Umsatz in unterschiedlichen Auswertungen dargestellt, kann aber auch kumuliert betrachtet werden. „Die Auswertungen sind mit SMARTCRM nun selbstständig und deutlich schneller durchführbar,“ freut sich Frank Zobel.

Bedarfsorientierte Kundenkommunikation

SMARTCRM ermöglicht Hager & Meisinger eine transparentere Verwaltung der Kundeninformationen und damit auch eine verbesserte interne Kommunikation. Auch die Kundenbetreuung wurde vereinfacht, denn die CRM-Kundenakte bündelt die gesamte Kommunikation. E-Mails werden bspw. aus den Microsoft Outlook-Konten zentral über Microsoft Exchange in SMARTCRM importiert und beim jeweiligen Ansprechpartner archiviert. Die Hinterlegung der Besuchsberichte vervollständigt die Aktivitätenhistorie. Diese lückenlose Dokumentation gewährleistet jederzeit eine schnelle und komfortable Nachverfolgung der Entwicklung eines Kunden, erklärt Frank Zobel: „Die individuellen Kundendaten, die wir ausschließlich in SMARTCRM hinterlegen, helfen uns bei der Kundenkenntnis und der bedarfsorientierten Kommunikation mit dem Kunden.“

Verbesserte Außendienstanbindung

Mit SMARTCRM konnte auch die Anbindung der Außendienstmitarbeiter optimiert werden. Im Homeoffice steht ihnen der gesamte CRM-Datenbestand auf ihren Notebooks zur Verfügung, und das dank Offline-Fähigkeit auch dann, wenn die Internetverbindung einmal nicht so stabil ist. Besteht wieder eine Verbindung, werden die Daten zwischen Notebook und Zentralinstallation automatisch abgeglichen. So ist auch der Innendienst bspw. über neue Besuchsberichte und Termine zeitnah informiert. Unterwegs greift der Außendienst online per SMARTCRM.App auf wichtige CRM-Informationen zu. Nach dem Besuch wird dieser direkt über das iPhone per Spracherkennung in der App dokumentiert.

Die Akzeptanz für SMARTCRM bei den Vertriebsmitarbeitern in Innen- und Außendienst ist sehr gut. Auch mit der Betreuung durch die SMARTCRM-Projektleiter sowie das Hotline-Team ist das Unternehmen sehr zufrieden. „Die Unterstützung erfolgt kompetent und zeitnah,“ so Frank Zobel.

Geplante Erweiterungen

Für die Zukunft hat Hager & Meisinger schon viele Pläne. So soll im zweiten Schritt die Tourenplanung der Außendienstmitarbeiter im CRM-System erfolgen. Entsprechende Übersichten, eine automatische Erzeugung von Terminen und Planaktivitäten sowie die Visualisierung von Routen in Bing Maps bilden hierfür die optimale Grundlage.

Außerdem soll die Auftragserfassung dadurch vereinfacht werden, dass sie über die SMARTCRM.App erfolgen wird. Dann kann der Außendienstmitarbeiter bereits unterwegs mit wenigen Klicks die gewünschten Produkte in SMARTCRM auswählen.

Darüber hinaus wird die Marketing-Abteilung mit SMARTCRM arbeiten. So möchte Hager & Meisinger die Planung und Verwaltung der Marketingkampagnen im CRM-System durchführen. Mit Merkmalsvergabe, umfangreichen Selektionsmöglichkeiten und der Microsoft-Outlook-Anbindung bietet die CRM-Lösung die passenden Werkzeuge für den Versand von Mailings.

Auch der Einsatz der CRM-Lösung bei Tochterfirmen ist angedacht. Denn die Weiterentwicklung von SMARTCRM bei Hager & Meisinger ist für das Unternehmen ein kontinuierlicher Prozess.