Castolin Europe GmbH / Messer Cutting Systems GmbH

Seit 2003 setzt Castolin in der deutschen Niederlassung das CRM-System SMARTCRM ein. Nach und nach werden die europaweiten Standorte an die CRM-Software angebunden. So wurde SMARTCRM bereits in der jeweiligen Sprachversion in Österreich, der Schweiz, den Benelux-Staaten, Großbritannien, Frankreich, Polen, Spanien, Schweden sowie Tschechien installiert. Seit 2004 arbeitet auch die Messer Cutting Systems GmbH mit SMARTCRM. Alle Installationen werden von Systemadministratoren der Messer Information Services GmbH betreut.

Anforderungen

  • Schnittstelle zum ERP-System Baan
  • Erstellung und Verfolgung von Angeboten und Aufträgen
  • Auswertungen von Umsatz-/Absatzzahlen und der Vertriebsziele
  • Lückenlose Aktivitätenhistorie
  • Mehrsprachenfähigkeit

Transparente Informationen

Castolin und Messer Cutting Systems führten die CRM-Software u. a. mit dem Ziel einer optimierten Vertriebssteuerung ein. Eine große Rolle spielten dabei die Anbindung der Außendienstmitarbeiter sowie eine zentrale Angebotserstellung. SMARTCRM überzeugte mit seiner Offlinefähigkeit, dank derer die Mitarbeiter alle Daten auf Ihren Notebooks einsehen und bearbeiten können. Darüber hinaus war ein transparenter, zentraler Datenbestand, auf den alle Vertriebsmitarbeiter jederzeit Zugriff haben, ein Wunsch der Unternehmen. Ermöglicht wurde dieser mithilfe einer Schnittstelle zwischen CRM- und ERP-System.

Projektziele

  • Optimierung der Vertriebssteuerung
  • Transparenter, zentraler Datenbestand
  • Anbindung der Außendienstmitarbeiter
  • Zentrale Angebotserstellung

SMARTCRM und ERP

Als sich die Standorte von Castolin in Deutschland und Großbritannien für die Einführung von Baan ERP – inzwischen zu Infor gehörend – entschieden, konfigurierte die SMARTCRM GmbH eine Schnittstelle zwischen Baan und SMARTCRM. Heute führen alle Gesellschaften, die eine SMARTCRM-Installation erhalten, auch Baan ERP ein. So kann die Schnittstelle mit geringem Aufwand an jedem Standort genutzt werden, und die zentrale Datenhaltung ist gewährleistet. SMARTCRM importiert über die Schnittstelle Adress- und Artikeldaten sowie das Zahlenmaterial. An Baan ERP übergibt das CRM-System wiederum Adressinformationen sowie Aufträge. Einmalig wurden darüber hinaus Altdaten aus zuvor genutzten verschiedenen Systemen (u. a. AS/400, Super Office, Microsoft Access) übernommen.

Angebotserstellung/-verfolgung

SMARTCRM dient den europäischen Unternehmen der Castolin-Gruppe als zentrales Vertriebssteuerungsinstrument. So nutzen die Mitarbeiter die CRM-Software z. B. zur Erstellung Ihrer Angebote, Aufträge sowie Kostenvoranschläge direkt aus SMARTCRM heraus. Da Vorlagen im CRM-System hinterlegt wurden, entsprechen die Dokumente immer dem jeweiligen Corprorate Design. SMARTCRM füllt die Vorlage nicht nur mit den zugehörigen Empfängerdaten, sondern ermöglicht mithilfe von Artikeltextbausteinen in mehreren Sprachen die Erstellung professioneller Angebote oder Aufträge in der jeweiligen Landessprache. Die Preisfindung, die aus Baan ERP übernommen wird, gewährleistet die automatische Verwendung der richtigen Artikelpreise. Geben die Mitarbeiter ein Produkt und dessen gewünschte Menge ein, sehen sie auf einem eigenen Reiter sofort alle wichtigen Preis- und Artikelinformationen, z. B. Rabatt, Zuschläge sowie die aktuellen Kurse des Metalls, aus dem das Produkt besteht. Nach der Erstellung eines Angebots oder eines Auftrags versendet SMARTCRM automatisch eine Aufgabe an den Außendienstmitarbeiter, um dieses nachzufassen. Auf Knopfdruck kann das Angebot automatisch als PDF erzeugt und direkt per E-Mail an den Kunden versandt werden. Da jeder Vorgang eines Projekts – von der Anfrage bis zum Abschluss – auf einem eigenen Reiter dargestellt wird, sehen die Mitarbeiter auf einen Blick den Verlauf und den aktuellen Stand des Projekts.

Zahlen und Ziele immer im Blick

Über die ERP-Schnittstelle importiert SMARTCRM alle wichtigen Zahlen – wie z. B. Umsatz, Deckungsbeitrag oder offene Posten – und stellt Sie den Mitarbeitern in zahlreichen tagesaktuellen Analysen zur Verfügung. Darüber hinaus zeigt Ihnen SMARTCRM, bei welchen Außendienstmitarbeitern und Kunden Vorführmaterial liegt und welchen Wert es hat. So verlieren sie nie den Überblick, und dem Management bietet SMARTCRM eine fundierte Basis für Planung und Entscheidungen. Auch ihre Ziele definieren die Vertriebsmitarbeiter in SMARTCRM. Die CRM-Software zeigt Ihnen den tagesaktuellen Stand der Zielerreichung sowie Listen Ihrer Kunden im Umsatzplus und -minus. Für einen optimalen Überblick sorgen auch die Ziele der verkauften Artikel pro Produktgruppe, die in SMARTCRM automatisch für jeden Monat neu angezeigt werden.

Fazit

SMARTCRM erleichtert den Unternehmen des Messer-Konzerns nachhaltig die Vertriebssteuerung. Mithilfe der Schnittstelle zu Baan ERP ermöglichen umfangreiche Analysen und die Darstellung der Vertriebsziele eine tagesaktuelle Übersicht auf Knopfdruck und warnen frühzeitig, wenn der Verlauf vom geplanten Ziel abweicht. Auch die Außendienstmitarbeiter sind über ihre Notebooks immer über sämtliche Zahlen sowie Kundenaktivitäten informiert und können auch unterwegs bequem Angebote oder Besuchsberichte erstellen. Dank der Mehrsprachenfähigkeit von SMARTCRM kann Castolin die CRM-Software bereits an zahlreichen Standorten außerhalb Deutschlands einsetzen. Weitere Installationen im Ausland werden folgen.

SMARTCRM erleichtert uns nachhaltig die Steuerung der Vertriebsprozesse. Denn im CRM-System können wir Angebote, Kundenaktivitäten, Umsatzzahlen und Vertriebsziele genau verfolgen. Die automatische Übertragung von Aufträgen in das ERP-System steigert die Effizienz der Prozesse wesentlich.

Dr. Frank Vogt, CRM Application Manager bei Messer Information Services GmbH

Eingesetzte Module

  • SMARTCRM.ProjekteSMARTCRM.Projekte
    SMARTCRM.Projekte

    SMARTCRM.Projekte

    • Angebote mit wenigen Klicks erstellen und beim Nachfassen keines vergessen?
    • Wie hoch sind die Erfolgschancen?
    • Wie sieht der aktuelle Projektforecast aus?
    • Wer spielt im Projekt welche Rolle, und welche Argumente überzeugen die Entscheider?

    Mit SMARTCRM.Projekte wissen Sie in jeder Phase Ihres Vertriebsprojekts genau, wo Sie ansetzen müssen.

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  • SMARTCRM.InxmailSMARTCRM.Inxmail
    SMARTCRM.Inxmail

    SMARTCRM.Inxmail

    Mit SMARTCRM und Inxmail Professional automatisieren Sie Ihrer Mailing-Prozesse. Denn hier treffen eine zentrale Datenbasis, umfangreiche Selektionsmöglichkeiten, eine lückenlose Dokumentation und eine professionelle E-Mail-Marketing-Lösung aufeinander.
    Finden Sie jederzeit die richtige Zielgruppe, minimieren Sie Ihre Streuverluste und versenden Sie komfortabel personalisierte Mailings und Newsletter.

    SMARTCRM und Inxmail unterstützen Sie mit vielfältigen Funktionen rund um die Themen Datenschutz, Tracking und Double-Opt-in bei einem DS-GVO-konformen E-Mail-Marketing.

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  • SMARTCRM.DMSSMARTCRM.DMS
    SMARTCRM.DMS

    SMARTCRM.DMS

    In SMARTCRM ist bereits eine eigene Dokumentenverwaltung integriert, die Ihnen zahlreiche Möglichkeiten bietet.

    So können Sie verschiedene Prozesse zur Bearbeitung, Produktion und Steuerung von Dokumenten direkt aus den CRM-Abläufen heraus auslösen.

    Darüber hinaus lässt sich SMARTCRM auch mit Dokumenten-Management-Systemen von Drittanbietern verbinden.

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  • SMARTCRM.ERPSMARTCRM.ERP
    SMARTCRM.ERP

    SMARTCRM.ERP

    • Alle wichtigen Daten in einem System?
    • Ein zentraler Zugriff für alle Kollegen?
    • ERP und CRM ganz problemlos verbinden?
    • Am besten mit einer „fertigen“ Anbindung, die als Standardlösung schnell und einfach eingerichtet ist?

    Mit SMARTCRM.ERP stehen alle relevanten ERP-Informationen direkt in SMARTCRM.

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  • SMARTCRM.Exchange.SyncSMARTCRM.Exchange.Sync
    SMARTCRM.Exchange.Sync

    SMARTCRM.Exchange.Sync

    • Den Überblick behalten – nicht nur über die eigenen E-Mails, Kontakte und Termine, sondern auch über die der Teamkollegen?
    • Alle Informationen zentral im CRM?
    • Ohne daran denken zu müssen, sie dort zu hinterlegen? Weil alles automatisch läuft?

    Zentral statt lokal: So einfach sorgt SMARTCRM über Exchange Sync für die Synchronisation Ihrer Kommunikation und Kontaktdaten zwischen CRM-Lösung und Outlook.

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  • SMARTCRM.WebSMARTCRM.Web
    SMARTCRM.Web

    SMARTCRM.Web

    • Über den Browser auf Kundeninformationen zugreifen?
    • Online die aktuellen Statistikzahlen aufrufen?
    • Termine und Aufgaben übers Web erstellen und direkt an Kollegen schicken?

    SMARTCRM.Web ist Ihr praktisches Online-CRM für unterwegs.

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    • SMARTCRM.AbsatzSMARTCRM.Absatz
      SMARTCRM.Absatz

      SMARTCRM.Absatz

      • Vor dem Jahresgespräch die aktuelle Umsatzentwicklung ansehen?
      • Und dem Umsatztrend der Top-Kunden in Ihrem Gebiet gegenüberstellen?
      • Welche Produkte können Sie ihm anbieten, die er noch nicht einsetzt?
      • Wo gibt es Potenziale, die bisher nicht genutzt werden?

      SMARTCRM.Absatz zeigt Ihnen die Antworten, denn es ist Ihr Zahlen-CRM.

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    • SMARTCRM.PlanungSMARTCRM.Planung
      SMARTCRM.Planung

      SMARTCRM.Planung

      • Jahresplanung auf Basis von Regionen? Key Accounts? Oder einzelnen Kunden?
      • Und dabei auch noch Saisonkurven berücksichtigen?
      • Sollte es doch mal Planabweichungen geben, wie schnell können Sie reagieren und Planzahlen anpassen?

      SMARTCRM.Planung bietet Ihnen den Fernblick, ohne dabei aktuelle Entwicklungen aus den Augen zu verlieren.

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  • SMARTCRM.BasisSMARTCRM.Basis
    SMARTCRM.Basis

    SMARTCRM.Basis

    • Kollege krank? Was hat er mit dem Kunden vereinbart?
    • Ist das Angebot schon raus? Sollten Sie dort nachfassen?
    • Wann ist der nächste Besuchstermin vereinbart?
    • Welche Außendiensttouren sind für nächste Woche geplant?

    SMARTCRM.Basis sagt Ihnen: was, wann, mit wem und mit welchem Ergebnis – zentral im CRM-System für alle Mitarbeiter verfügbar und auch nach Jahren nachvollziehbar.

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    • SMARTCRM.AppSMARTCRM.App
      SMARTCRM.App

      SMARTCRM.App

      • Kundenbesuch vorbei? Sofort die wichtigsten Vereinbarungen ins CRM?
      • Und gleich eine Aufgabe für den Kollegen wegen des Angebots?
      • Hat er morgen Zeit, die Details zu klären?
      • Und das Ganze über alle mobilen Endgeräte, egal ob Android oder iOS?

      SMARTCRM.App ist Ihr praktisches CRM zum Mitnehmen. Greifen Sie online jederzeit auf wichtige CRM-Daten zu.

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    • SMARTCRM.OfflineSMARTCRM.Offline
      SMARTCRM.Offline

      SMARTCRM.Offline

      • Unterwegs alle CRM-Daten griffbereit?
      • Beim Besuch die offenen Angebote mit dem Kunden durchsprechen?
      • Nach einem Wartungstermin sofort den Servicebericht schreiben?
      • Und das alles auch ohne Internetverbindung?

      Mit SMARTCRM.Offline haben Sie Ihr CRM immer dabei – ganz gleich, wo Sie gerade sind.

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  • SMARTCRM.ZieleSMARTCRM.Ziele
    SMARTCRM.Ziele

    SMARTCRM.Ziele

    • Ziele definiert – und nun?
    • Wie nah sind Sie selbst an Ihren Zielvereinbarungen dran?
    • Wo steht Ihr Team? Und das ganze Unternehmen?
    • Gibt es Anzeichen, dass Sie Vorgaben nicht erreichen können? Wo müssen Sie gegensteuern?

    Mit SMARTCRM.Ziele haben Sie das Ziel immer vor Augen.

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  • SMARTCRM.GeoMapSMARTCRM.GeoMap
    SMARTCRM.GeoMap

    SMARTCRM.GeoMap

    • Unterwegs und noch Zeit für einen spontanen Besuch? Vielleicht bei einem Interessenten mit offenem Angebot? Wer ist gerade in der Nähe?
    • Nach drei Monaten wieder bei den rückläufigen Kunden vorbeischauen? Wie fahren Sie sie am geschicktesten an? Am besten die Route auf einer Karte sehen?
    • Und wie die Neukunden in bestehende Vertriebstouren einbinden?

    SMARTCRM zeigt Ihnen den direkten Weg zum Kunden.

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  • SMARTCRM.TourenplanungSMARTCRM.Tourenplanung
    SMARTCRM.Tourenplanung

    SMARTCRM.Tourenplanung

    • Die nächste Wochenplanung im Vertriebs- oder Service-Außendienst steht an?
    • Wer sollte auf den Touren besucht werden?
    • Welche Termine wurden fest vereinbart?
    • Zu welchen Touren lassen sie sich zusammenfassen?

    Mit SMARTCRM planen Sie Ihre Touren im Handumdrehen: Sparen Sie Zeit durch Besuchsvorschläge, Kalendereinträge und vordefinierte Besuchsberichte.

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  • SMARTCRM.TicketSMARTCRM.Ticket
    SMARTCRM.Ticket

    SMARTCRM.Ticket

    • Beim Kundenanruf schnell echte Lösungen finden?
    • Servicefälle anlegen und direkt die zuständigen Kollegen informieren?
    • Servicetermine koordinieren und im Blick behalten?
    • Frühzeitig erfahren, dass bereits mehrere Kunden den gleichen Fehler gemeldet haben?

    Mit SMARTCRM.Ticket werden Reklamationen zur Chance, Kunden zu begeistern.

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  • SMARTCRM.MaschinenSMARTCRM.Maschinen
    SMARTCRM.Maschinen

    SMARTCRM.Maschinen

    • Welche Maschinen hat der Kunde im Einsatz?
    • Wann läuft die Garantie aus und welche Laufzeit hat sein Servicevertrag?
    • Wann stehen die nächsten Wartungen an?
    • Und vor Ort beim Kunden? Alle dringend benötigten Geräteinformationen zur Hand?
    • Direkt eine Ersatzteillieferung veranlassen?
    • Nach der Reparatur sofort den Servicebericht erstellen?

    SMARTCRM.Maschinen ist unser Support für Ihren Service.

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  • SMARTCRM.WettbewerbSMARTCRM.Wettbewerb
    SMARTCRM.Wettbewerb

    SMARTCRM.Wettbewerb

    • Wie ist Ihre Marktsituation? Wer sind die direkten Wettbewerber?
    • Bei welchen Kunden ist der Mitbewerber vertreten?
    • Welche Produkte des Wettbewerbs sind im Einsatz?
    • Wo liegen die Stärken Ihrer Produkte im Wettbewerbsvergleich?

    Mit SMARTCRM behalten Sie Ihren Wettbewerb im Blick und finden jederzeit die richtigen Argumente für eine erfolgreiche Vertriebsarbeit.

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