Seit 2003 setzt Castolin in der deutschen Niederlassung das CRM-System SMARTCRM ein. Nach und nach werden die europaweiten Standorte an die CRM-Software angebunden. So wurde SMARTCRM bereits in der jeweiligen Sprachversion in Österreich, der Schweiz, den Benelux-Staaten, Großbritannien, Frankreich, Polen, Spanien, Schweden sowie Tschechien installiert. Seit 2004 arbeitet auch die Messer Cutting Systems GmbH mit SMARTCRM. Alle Installationen werden von Systemadministratoren der Messer Information Services GmbH betreut.
Anforderungen
- Schnittstelle zum ERP-System Baan
- Erstellung und Verfolgung von Angeboten und Aufträgen
- Auswertungen von Umsatz-/Absatzzahlen und der Vertriebsziele
- Lückenlose Aktivitätenhistorie
- Mehrsprachenfähigkeit
Transparente Informationen
Castolin und Messer Cutting Systems führten die CRM-Software u. a. mit dem Ziel einer optimierten Vertriebssteuerung ein. Eine große Rolle spielten dabei die Anbindung der Außendienstmitarbeiter sowie eine zentrale Angebotserstellung. SMARTCRM überzeugte mit seiner Offlinefähigkeit, dank derer die Mitarbeiter alle Daten auf Ihren Notebooks einsehen und bearbeiten können. Darüber hinaus war ein transparenter, zentraler Datenbestand, auf den alle Vertriebsmitarbeiter jederzeit Zugriff haben, ein Wunsch der Unternehmen. Ermöglicht wurde dieser mithilfe einer Schnittstelle zwischen CRM- und ERP-System.
Projektziele
- Optimierung der Vertriebssteuerung
- Transparenter, zentraler Datenbestand
- Anbindung der Außendienstmitarbeiter
- Zentrale Angebotserstellung
SMARTCRM und ERP
Als sich die Standorte von Castolin in Deutschland und Großbritannien für die Einführung von Baan ERP – inzwischen zu Infor gehörend – entschieden, konfigurierte die SMARTCRM GmbH eine Schnittstelle zwischen Baan und SMARTCRM. Heute führen alle Gesellschaften, die eine SMARTCRM-Installation erhalten, auch Baan ERP ein. So kann die Schnittstelle mit geringem Aufwand an jedem Standort genutzt werden, und die zentrale Datenhaltung ist gewährleistet. SMARTCRM importiert über die Schnittstelle Adress- und Artikeldaten sowie das Zahlenmaterial. An Baan ERP übergibt das CRM-System wiederum Adressinformationen sowie Aufträge. Einmalig wurden darüber hinaus Altdaten aus zuvor genutzten verschiedenen Systemen (u. a. AS/400, Super Office, Microsoft Access) übernommen.
Angebotserstellung/-verfolgung
SMARTCRM dient den europäischen Unternehmen der Castolin-Gruppe als zentrales Vertriebssteuerungsinstrument. So nutzen die Mitarbeiter die CRM-Software z. B. zur Erstellung Ihrer Angebote, Aufträge sowie Kostenvoranschläge direkt aus SMARTCRM heraus. Da Vorlagen im CRM-System hinterlegt wurden, entsprechen die Dokumente immer dem jeweiligen Corprorate Design. SMARTCRM füllt die Vorlage nicht nur mit den zugehörigen Empfängerdaten, sondern ermöglicht mithilfe von Artikeltextbausteinen in mehreren Sprachen die Erstellung professioneller Angebote oder Aufträge in der jeweiligen Landessprache. Die Preisfindung, die aus Baan ERP übernommen wird, gewährleistet die automatische Verwendung der richtigen Artikelpreise. Geben die Mitarbeiter ein Produkt und dessen gewünschte Menge ein, sehen sie auf einem eigenen Reiter sofort alle wichtigen Preis- und Artikelinformationen, z. B. Rabatt, Zuschläge sowie die aktuellen Kurse des Metalls, aus dem das Produkt besteht. Nach der Erstellung eines Angebots oder eines Auftrags versendet SMARTCRM automatisch eine Aufgabe an den Außendienstmitarbeiter, um dieses nachzufassen. Auf Knopfdruck kann das Angebot automatisch als PDF erzeugt und direkt per E-Mail an den Kunden versandt werden. Da jeder Vorgang eines Projekts – von der Anfrage bis zum Abschluss – auf einem eigenen Reiter dargestellt wird, sehen die Mitarbeiter auf einen Blick den Verlauf und den aktuellen Stand des Projekts.
Zahlen und Ziele immer im Blick
Über die ERP-Schnittstelle importiert SMARTCRM alle wichtigen Zahlen – wie z. B. Umsatz, Deckungsbeitrag oder offene Posten – und stellt Sie den Mitarbeitern in zahlreichen tagesaktuellen Analysen zur Verfügung. Darüber hinaus zeigt Ihnen SMARTCRM, bei welchen Außendienstmitarbeitern und Kunden Vorführmaterial liegt und welchen Wert es hat. So verlieren sie nie den Überblick, und dem Management bietet SMARTCRM eine fundierte Basis für Planung und Entscheidungen. Auch ihre Ziele definieren die Vertriebsmitarbeiter in SMARTCRM. Die CRM-Software zeigt Ihnen den tagesaktuellen Stand der Zielerreichung sowie Listen Ihrer Kunden im Umsatzplus und -minus. Für einen optimalen Überblick sorgen auch die Ziele der verkauften Artikel pro Produktgruppe, die in SMARTCRM automatisch für jeden Monat neu angezeigt werden.
Fazit
SMARTCRM erleichtert den Unternehmen des Messer-Konzerns nachhaltig die Vertriebssteuerung. Mithilfe der Schnittstelle zu Baan ERP ermöglichen umfangreiche Analysen und die Darstellung der Vertriebsziele eine tagesaktuelle Übersicht auf Knopfdruck und warnen frühzeitig, wenn der Verlauf vom geplanten Ziel abweicht. Auch die Außendienstmitarbeiter sind über ihre Notebooks immer über sämtliche Zahlen sowie Kundenaktivitäten informiert und können auch unterwegs bequem Angebote oder Besuchsberichte erstellen. Dank der Mehrsprachenfähigkeit von SMARTCRM kann Castolin die CRM-Software bereits an zahlreichen Standorten außerhalb Deutschlands einsetzen. Weitere Installationen im Ausland werden folgen.
SMARTCRM erleichtert uns nachhaltig die Steuerung der Vertriebsprozesse. Denn im CRM-System können wir Angebote, Kundenaktivitäten, Umsatzzahlen und Vertriebsziele genau verfolgen. Die automatische Übertragung von Aufträgen in das ERP-System steigert die Effizienz der Prozesse wesentlich.
Dr. Frank Vogt, CRM Application Manager bei Messer Information Services GmbH