Seit 2016 unterstützt SMARTCRM die Vertriebsmitarbeiter in Innen- und Außendienst der B. Ketterer Söhne GmbH & Co. KG. Die Mitarbeiter am Stammsitz in Furtwangen nutzen die CRM-Lösung in deutscher, die Kollegen in den USA und Kanada in englischer Sprache.
Anforderungen
- Standardschnittstelle zu Infor COM
- Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
- Einfache Angebotsnachverfolgung
Vor der CRM-Einführung arbeiteten alle Mitarbeiter mit dem ERP-System. Ein vollständiger 360°-Blick auf alle kundenbezogenen Prozesse war jedoch nicht gegeben. So war beispielsweise die Suche nach bestimmten Ansprechpartnern oder in PLZ-Gebieten nicht möglich. Interessenten-Adressen wurden nur lokal beim zuständigen Vertriebsmitarbeiter in Microsoft Outlook erfasst und standen damit nicht zentral allen Kollegen zur Verfügung.
Projektziele
- Zentrale Datenhaltung
- Rundumblick über alle Aktivitäten und die Kommunikation mit einem Kunden
- Optimale Außendienstanbindung
Zur Schaffung eines vollständigen Überblicks über die Kundeninformationen entschied sich Ketterer zur Einführung einer CRM-Lösung. Die SMARTCRM GmbH überzeugte unter anderem mit kompetenter Beratung sowie dem Preis-Leistungsverhältnis. Darüber hinaus punktete SMARTCRM mit einer standardnahen Einführung, denn die CRM-Lösung konnte bereits im Standard die wichtigsten Unternehmensanforderungen erfüllen.
CRM mit BI-Funktionalitäten
Ein weiterer Pluspunkt war die vorhandene Standardschnittstelle zum von Ketterer eingesetzten ERP-System Infor COM, die schnell und unkompliziert eingerichtet werden konnte. Hierüber importiert das CRM-System Kunden, Ansprechpartner, Hierarchien und Beziehungen sowie das Zahlenmaterial: Angebotspositionen, Auftragsbestandspositionen, Auftragseingangspositionen, Rechnungspositionen und offene Posten. SMARTCRM bereitet diese Daten in zahlreichen Auswertungen auf unterschiedlichen Ebenen und in verschiedenen Währungen auf und stellt Ketterer die Analysen mit nur einem Klick zur Verfügung.
Vor der CRM-Einführung mussten die Mitarbeiter Auswertungen mit großem Aufwand händisch in Microsoft Excel erstellen und per E-Mail an die Kollegen versenden. Mit SMARTCRM sind die Analysemöglichkeiten um ein Vielfaches gewachsen und deutlich komfortabler. So sieht der Vertrieb beispielsweise jederzeit, welche Artikel ein Kunde zu welchem Preis bestellt hat oder wer zu den Top-Kunden zählt. Umsatzübersichten je Branche sowie Plus-Minus-Listen der Kunden ermöglichen es Ketterer ebenfalls, frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren.
Auch die Jahresplanung führen die Vertriebsmitarbeiter in SMARTCRM durch, indem sie ihre Planwerte direkt im CRM-System definieren. Der direkte Vergleich der Soll- und Ist-Zahlen bildet die optimale Grundlage für eine zielgerichtete Vertriebssteuerung.
Dies gilt ebenso für die Zielvereinbarungen. Diese hinterlegt Ketterer in SMARTCRM und sorgt so für größtmögliche Transparenz. Denn mit einem Blick ins CRM-System wissen die Vertriebsmitarbeitern immer, wo sie gerade stehen. Plötzliche Überraschungen sind ausgeschlossen.
Optimale Besuchsvor- und -nachbereitung
Mit SMARTCRM ist der Außendienst auf jeden Besuch beim Kunden oder Interessenten bestens vorbereitet: Das CRM-System gewährleistet den schnellen Überblick über alle vorangegangenen Aktivitäten wie beispielsweise die gesamte Kommunikation, Anfragen und Käufe des Kunden oder Absprachen mit Kollegen.
Unterwegs sind die Außendienstmitarbeiter dank mobilem CRM rundum informiert. Denn sie können über ihre Notebooks auf alle CRM-Daten zugreifen und neue Informationen wie beispielsweise Besuchsberichte, Folgetermine und Aufgaben in SMARTCRM erfassen. Diese Daten stehen daraufhin auch zeitnah den Kollegen aus dem Innendienst bereit.
Angebotsverfolgung mit CRM-Unterstützung
Über die ERP-Schnittstelle importiert SMARTCRM sämtliche Angebote inklusive der Positionen aus Infor COM und dokumentiert sie in der Aktivitätenhistorie der entsprechenden Kundenadresse. Somit ist der Angebotsversand lückenlos nachvollziehbar. Mit der Aktivität verknüpfte Aufgaben inklusive Fälligkeiten und Erinnerungen unterstützen die Vertriebsmitarbeiter beim Nachfassen der Angebote.
Zufriedene CRM-Anwender
Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche ist SMARTCRM bei Ketterer rasch zu einem festen Bestandteil der Vertriebsarbeit geworden, den die Mitarbeiter nicht mehr missen wollen. Darum plant das Unternehmen für die Zukunft den CRM-Einsatz in weiteren Abteilungen wie Einkauf und Entwicklung, um unternehmensweit von SMARTCRM zu profitieren und die abteilungsübergreifende Kommunikation zu optimieren.
Darüber hinaus ist die Einführung der SMARTCRM.App angedacht. Mit dieser können die Außendienstmitarbeiter über ihre Smartphones auf alle wichtigen CRM-Informationen zugreifen, Analysen der ERP-Zahlen einsehen oder auch Besuchsberichte per Sprachsteuerung diktieren.
Unseren neuen Vertriebsmitarbeitern können wir mithilfe von SMARTCRM innerhalb weniger Stunden einen Überblick der Top-Kunden, Top-Produkte, Umsätze uvm. verschaffen. Nach einer kurzen Einweisung findet sich jeder Vertriebler schnell zurecht und könnte morgen schon die ersten Termine machen.
Yvonne Meßmer, Technical Sales and Marketing bei der B. Ketterer Söhne GmbH & Co. KG