Um mehr Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch Unternehmen zu schaffen, hat der europäische Gesetzgeber eine neue Informationspflicht eingeführt. Schon bei der Datenerhebung sollen Sie erfahren, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert und für welche Zwecke diese verarbeitet werden. Die nachfolgenden Informationen erhalten Sie aufgrund von Art. 13 DS-GVO.
1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die SMARTCRM GmbH, Friedensstraße 12, AT- 5082 Grödig, vertreten durch die Geschäftsführer, Herrn Benedikt Metz und Herrn Ralph Rastert.
Kontaktdaten:
Telefon +43 662 870 952 0
E-Mail: info@smartcrm.at
2. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Bereitstellung Ihrer Daten
2.1 Verträge
Ihre personenbezogenen Daten werden zur Anbahnung und zum Abschluss von Verträgen über CRM-Lösungen und Schnittstellenimplementierungen, der Kommunikation im Rahmen der Abwicklung von Verträgen, der Rechnungsstellung und zur Zahlungsabwicklung verarbeitet. Zudem werden Ihre personenbezogenen Daten zur effizienten und vertraglich geschuldeten Erbringung von Fernwartungs- und Supportleistungen verarbeitet.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO (Durchführung eines Vertrags oder einer vorvertraglichen Maßnahme).
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich ferner nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Unsere berechtigten Interessen liegen z.B. in der elektronischen und effizienteren Datenverarbeitung und der Optimierung der stattfindenden Arbeitsabläufe insgesamt.
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist für den Abschluss eines Vertrags mit uns erforderlich. Die Nichtbereitstellung hat zur Folge, dass kein Vertrag zustande kommen und durchgeführt werden kann.
2.2 Direktwerbung und interne Analyse
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen Informationen zu unseren Angeboten wie z.B. Produktunterlagen zukommen zu lassen. Ferner werden Ihre Daten für interne Analysen verwendet, um eine individuelle Ansprache zu ermöglichen.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Leistungen aktiv anzubieten, Kunden zu werben und die werbliche Ansprache so individuell wie möglich zu gestalten.
2.3. Speicherung von Links zu Social-Media-Auftritten
Wir speichern in unserer CRM-Lösung Links zu Social-Media-Profilen von Ihnen und / oder Ihrem Unternehmen. Dies dient der Vereinfachung der Kontaktaufnahme bzw. -pflege.
Die Zulässigkeit der Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO (berechtigtes Interesse). Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, den Kontakt zu unseren Kunden und Interessenten so einfach und flexibel wie möglich zu gestalten.
2.4. Online-Demos
Sie haben die Möglichkeit über einen Link in der E-Mail-Signatur unserer (Vertriebs-)Mitarbeiter einen Termin für eine Online-Demo zu buchen. Die Zugangsdaten erhalten Sie hierfür von uns gesondert per E-Mail.
Hierzu setzen wir den Terminplanungsdienst Microsoft Bookings (kurz: MS Bookings) der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA, ein.
Die Verbindung zu dem Dienst wird nur hergestellt, wenn Sie über den Link in der E-Mail-Signatur die Online-Buchungs-Funktion aufrufen.
Wir verwenden den Dienst zu Zwecken der (erleichterten) Buchung von Online-Demos in Bezug auf unsere CRM-Lösungen. Wir möchten unseren Kunden und Interessenten die Möglichkeit bieten, eigenständig und flexibel eine Online-Terminbuchung auf schnellem Wege zu tätigen. Hierbei werden Ihre personenbezogenen Daten, wie insbesondere Name und E-Mail-Adresse verarbeitet. Weiterhin können über MS Bookings Metadaten, wie beispielsweise Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Aufrufs verarbeitet werden. Zusätzlich können Sie noch freiwillige Angaben machen, wie zum Beispiel eine Notiz an uns verfassen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung über Microsoft finden Sie hier.
Die Zulässigkeit dieser Verarbeitung richtet sich nach Art. 6 Abs. 1 b) DS-GVO (Vertragsdurchführung oder vorvertragliche Maßnahmen). Weiterhin kann die Zulässigkeit der Verarbeitung insbesondere in Bezug auf freiwillige Angaben auf Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO beruhen (berechtigtes Interesse). Unsere berechtigten Interessen liegen z. B. in der erleichterten Kommunikation mit Ihnen sowie in der effizienteren Bearbeitung Ihrer Anfragen. Die Online-Terminvereinbarung über Microsoft Bookings ist ohne die Angabe der (zumindest verpflichtenden) Daten nicht möglich. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie nicht verpflichtet sind, Microsoft Bookings zu nutzen. Sie können Online-Termine auch über eine andere Kontaktmöglichkeit, z. B. via Telefon oder E-Mail vereinbaren.
3. Empfänger
Im Rahmen der Leistungserbringung werden Ihre personenbezogenen Daten an die jeweiligen internen Abteilungen weitergeleitet, die mit der Datenverarbeitung befasst sind (z. B. Buchhaltung, Vertrieb) und unter Umständen auch an andere Unternehmen weitergeben (z.B. Steuerberater). Die Weitergabe ist in diesen Fällen von einer gesetzlichen Grundlage abgedeckt oder erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.
Im Zusammenhang mit der Durchführung des Vertragsverhältnisses und der Nutzung digitaler Medien und Tools zur Optimierung der Arbeitsabläufe kann es im Einzelfall erforderlich sein, dass Ihre personenbezogenen Daten in einem Drittland außerhalb der EU oder des EWR verarbeitet werden. Dies geschieht grundsätzlich nur im Rahmen der Verwendung von marktüblichen etablierten Softwares und unter Beachtung der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO (hier entweder Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission oder Verwendung von Standarddatenschutzklauseln).
4. Speicherung Ihrer Daten
Die erstmalige Speicherung Ihrer Daten erfolgt mit der Kontaktaufnahme z.B. per E-Mail oder Telefon oder dem Austausch von E-Mails bzw. schriftlichen Dokumenten. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Vertragsverhältnis beendet ist, sämtliche gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Grundlagen für die Speicherung vorhanden sind. Ihre Postanschrift nutzen wir auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses weiterhin zu Werbezwecken, sofern Sie nicht widersprechen. Es werden in jedem Fall nur diejenigen Daten weiterhin gespeichert, die für die Erreichung des entsprechenden Zwecks auch wirklich zwingend benötigt werden.
Sofern Ihre Daten zu Analysezwecken anonymisiert wurden, werden sie ohne zeitliche Begrenzung gespeichert und verwendet.
5. Betroffenenrechte
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
Sie haben ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) sowie auf Datenübertragung (Art. 20 DS-GVO). Wir bemühen uns, Anfragen zügig zu bearbeiten.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f) DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie ein Widerspruchsrecht. Damit dieses greift, müssen allerdings Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben (Art. 21 DS-GVO).
6. Widerruflichkeit der Einwilligung
Eine etwa erteilte Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
7. Fragen oder Beschwerden
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
