CRM-Vertriebsunterstützung in Innen- und Außendienst für die GAUDLITZ GmbH

Die GAUDLITZ GmbH:

• Herstellung technischer Kunststoffteile, Baugruppen und Systeme für die Bereiche Medizintechnik, Automotive und Industrietechnik

SMARTCRM bei GAUDLITZ:

• CRM-Ersteinführung
• Standardschnittstellen zu proALPHA-ERP und -DMS
• Einsatz im Vertriebsaußen- und -innendienst
• 15 Lizenzen

Anforderungen und Projektziele:

• Anbindung des CRM-Systems an proALPHA-ERP und proALPHA-DMS
• Zentrale Zusammenführung aller kundenbezogenen Daten in einem System
• Optimale Verwaltung der Vertriebsprojekte mit Gliederung und Bewertung
• Forecast-Auswertungen
• Verbesserte Außendienstanbindung

Mit der GAUDLITZ GmbH freuen wir uns über einen weiteren Neukunden aus dem proALPHA-Umfeld. Das Unternehmen mit Sitz in Coburg ist einer der weltweit führenden Systemlieferanten für hochpräzise, technische Kunststoffteile, Baugruppen und Systeme für die Bereiche Medizintechnik, Automotive und Industrietechnik.

Wichtigstes Ziel der CRM-Einführung ist für GAUDLITZ die Schaffung eines zentralen Systems, das sämtliche kundenbezogenen Informationen beinhaltet und allen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung steht. Denn bisher wurden beispielsweise Vertriebsprojekte sowie E-Mails auf lokalen Laufwerken bzw. in Microsoft-Outlook-Postfächern verwaltet. Ein Gesamtüberblick war nicht gewährleistet, Informationen zu Projekten und Kunden mussten bei den Kolleginnen und Kollegen angefragt werden. Eine solche zeitintensive und aufwändige Datenbeschaffung und -dokumentation wird mit der CRM-Einführung der Vergangenheit angehören. Im Auswahlprozess punkteten wir in Referenzgesprächen mit der großen Zufriedenheit unserer Kunden sowie der positiven Rückmeldung des ERP-Herstellers zu unserer Standardanbindung an proALPHA.

Denn GAUDLITZ setzt bereits sowohl proALPHA-ERP als auch proALPHA-DMS im Unternehmen ein. Zu beiden Systemen bieten wir vorkonfigurierte bidirektionale Standardschnittstellen, die eine Verbindung besonders einfach machen, ohne dabei individuelle Kundenwünsche außer Acht zu lassen. Die Schnittstelle zum Dokumenten-Management-System wird es GAUDLITZ in Zukunft ermöglichen, in proALPHA abgelegte Dokumente direkt aus SMARTCRM heraus zu öffnen oder Dateien aus dem CRM-System heraus per Button an die DMS-Lösung zu übergeben.

Über die Anbindung an proALPHA-ERP wird SMARTCRM Kunden, Ansprechpartner, Artikelstammdaten, Angebote und das Zahlenmaterial wie z. B. Umsatz- und Auftragsbestandspositionen sowie offene Posten importieren. Umgekehrt werden Interessenten sowie Ansprechpartner aus dem CRM-System an die ERP-Lösung übergeben. Das Zahlenmaterial aus proALPHA wird von SMARTCRM analysiert und den Vertriebsmitarbeitenden in zahlreichen BI-Auswertungen zur Verfügung gestellt.

Von großer Bedeutung sind für GAUDLITZ die Forecast-Auswertungen. Denn besonders wichtig sind dem Unternehmen Transparenz und Nachverfolgbarkeit in der Projektverwaltung. Wurden Angebote bisher sowohl in proALPHA als auch lokal als Word-Dokumente archiviert, werden die Vertriebsprojekte zukünftig von der Erstanfrage bis zum Projektabschluss in der SMARTCRM-Projektakte dokumentiert. Diese bündelt sämtliche Informationen – alle Beteiligten, die gesamte Kommunikation inklusive der automatisch importierten E-Mails sowie die Angebote – und bietet GAUDLITZ darüber hinaus die Möglichkeit einer detaillierten Projektbewertung. Eine Matrix sowie individuell definierbare Kriterien zeigen dem Vertrieb das Potenzial des Projekts auf und lassen damit Rückschlüsse auf weitere Vertriebsmaßnahmen zu.

Das Unternehmen entwickelt sowohl individuelle Kunststoffteile als auch die entsprechenden Formteile. Um hier eine größtmögliche Übersichtlichkeit zu gewährleisten, werden die Projekte rund um Formteile als Hauptprojekte in SMARTCRM verwaltet, die entsprechenden Kunststoffteile als Folgeprojekte. Letztere sind mit dem Hauptprojekt verknüpft. Eine solche Gliederung ermöglicht jederzeit den Blick auf die einzelnen Projekte als auch den Gesamtüberblick und sorgt für eine problemlose Nachverfolgbarkeit.

Die Forecast-Auswertungen sowie Projekt- und Angebotsübersichten auf dem CRM-Startbildschirm vervollständigen die wertvollen Vertriebswerkzeuge, die GAUDLITZ ab sofort zur Verfügung stehen. Und das nicht nur im Innen-, sondern auch im Außendienst, denn dieser kann unterwegs offline per Notebook oder online über die SMARTCRM.App auf all diese Daten zugreifen – und ist vor und während eines Kundenbesuchs rundum informiert. Eine verbesserte Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst ist damit garantiert.