Auch den Wunsch einer optimalen Maschinen- und Geräteverwaltung erfüllte SMARTCRM. So pflegt das Unternehmen im CRM-System alle Informationen bis hin zu den Füllmitteln der einzelnen Geräte. Ebenso einsehbar ist eine Historie darüber, welche Dosiereinstellungen über die Jahre bei einem Gerät vorgenommen wurden. Für Jordanis Katsakis, Vertriebsleiter bei CWK-SCS, und seine Kollegen bringt dies einen großen Vorteil mit sich: „Die Akzeptanz für SMARTCRM ist bei den Mitarbeitern sehr hoch. Sie sehen die Vorteile, die das CRM-System ihnen im Arbeitsalltag bietet, z. B. bei der Pflege unserer Maschinen- und Gerätedaten. Deren Verwaltung in SMARTCRM ist für uns eine große und wichtige Verbesserung.“
Neben der Bereitstellung zahlreicher Informationen unterstützt SMARTCRM den Außendienst auch bei der Besuchsplanung: So erinnert das CRM-System die Mitarbeiter automatisch in einem von ihnen definierten Rhythmus an die Vereinbarung von Terminen. Darüber hinaus können sie sich ihre Besuchsstatistiken für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen.
Die Außendienstmitarbeiter schreiben ca. 50 Angebote im Monat. Diese erstellen sie direkt aus SMARTCRM heraus. Dazu hat das Unternehmen Vorlagen im eigenen Corporate Design in der CRM-Software hinterlegt. SMARTCRM füllt das Dokument mit Empfängerdaten und Preisen. Individuell für ein Angebot eingetragene Rabatte werden ebenfalls automatisch im Gesamtpreis berücksichtigt. Ebenso fügt SMARTCRM Artikeltextbausteine ein. Da sie in verschiedenen Sprachen hinterlegt werden können, ist es für CWK-SCS einfach, auch Angebote in englischer, italienischer und französischer Sprache zu erstellen. Das Angebot wird automatisch in der elektronischen Kundenakte archiviert, womit eine lückenlose Verfolgung jederzeit möglich ist. Mit einem Klick wechseln die Mitarbeiter in die zugehörige Adress-, Aktivitäten- oder Maschinenakte und sind damit immer rundum informiert.